¿Cómo un minorista automatizó los procesos de redacción y ahorró miles de dólares?
Matthew Koerber es un minorista que proporciona bienes y servicios a miles de clientes. Con puntos de venta en miles de zonas, la prevención del fraude es una preocupación constante. Él necesitaba un sistema de redacción potente, por eso recurrió a CaseGuard.
Matthew Koerber estaba frustrado. Habían estado utilizando varios softwares de redacción de diferentes proveedores porque supuestamente le ahorrarían tiempo y dinero. Pero no fue así.
“Había llegado a mi límite cuando me puse en contacto con CaseGuard. Tenía cientos de documentos que necesitaba redactar, además de archivos de audio y video. Mi personal estaba abatido y no sabía cómo tranquilizarlo. Decidí buscar una alternativa. Cuando me puse en contacto con CaseGuard estaba dudoso porque su demo parecía demasiado buena. Luego probé el software yo mismo.”
Un sistema de redacción intuitivo y fácil de usar
Matthew había utilizado otras herramientas de redacción antes de probar CaseGuard Studio, pero no estaba contento. Los otros softwares eran demasiado complicados de utilizar para la gran mayoría de los usuarios.
“Estábamos muy descontentos con el soporte que recibíamos de los otros proveedores. Obtener la respuesta a una pregunta tomaba días y la documentación en línea que proporcionaban era poco útil. Lo peor de todo es que tenía que utilizar herramientas distintas para redactar videos y documentos.”
Matthew se cansó y se puso en contacto con CaseGuard.
“Mientras que los competidores ofrecían separadamente los servicios de redacción de video, documentos y audio, CaseGuard brindaba una solución integral y cumplía con todos los requisitos. Con CaseGuard podía redactar secuencias de video, transcribir audio y eliminar automáticamente la información confidencial de cualquier documento PDF.”
Dado que Matthew tenía que redactar tantos tipos de archivos diferentes, era importante contar con una solución que pudiera encargarse de todo.
Un sistema de redacción con el que se puede contar, especialmente con plazos de entrega ajustados
Matthew había utilizado anteriormente herramientas de redacción en la web para mantener y redactar sus archivos. Sin embargo, no todos los archivos podían cargarse en sus herramientas de redacción. Algunos formatos de archivo eran incompatibles y, a veces, los archivos eran rechazados sin motivo. Además, Matthew no podía descargar archivos rápidamente. Cansado de estos problemas de compatibilidad, Matthew decidió cambiar a una aplicación local que se instalara en los ordenadores de su organización y que no le impidiera manejar una amplia variedad de formatos de archivos.
“Teníamos un material inusual en un formato propietario. La mayoría de los sistemas en línea no podían procesarlo, pero me alegró descubrir que CaseGuard sí podía.”
Un sistema de redacción que sigue funcionando incluso cuando usted descansa
Matthew suele procesar gran cantidad de material con un plazo de entrega ajustado. Para gestionar estos trabajos utiliza la funcionalidad de programación de CaseGuard, la cual se encarga de procesar los archivos una vez terminada la jornada laboral. Ya Matthew no tiene que esperar a que cada archivo sea redactado y procesado individualmente. Ahora escoge las redacciones que desea y programa la aplicación para que las ejecute fuera del horario de oficina. Al día siguiente, los expedientes están perfectamente procesados y listos para ser entregados.
Una solución integral
Aunque la redacción automática de grabaciones de circuito cerrado ha sido lo que más ha ayudado a Matthew, el software de CaseGuard tiene muchas otras ventajas:
- 90 por ciento de ahorro de tiempo – Desde que se cambió a CaseGuard, Matthew ha podido dedicar un 90 por ciento menos de tiempo a la redacción de archivos.
- Redacción automática de documentos – Dado que Matthew envía muchas facturas, formularios de impuestos y otros archivos con información personal sensible a algunos miembros del equipo, necesitaba una forma de eliminar parte de dicha información de cada archivo para que su equipo se centrara sólo en la información esencial. CaseGuard le ayudó a hacerlo porque redacta automáticamente datos sensibles como los números de la Seguridad Social.
- Pista de auditoría completa – Saber cómo y cuándo se accedió y modificaron los archivos es importante para el negocio de Matthew. Debido a la naturaleza de la información que maneja, tener registros de acceso precisos es crucial.
“No quería preocuparme porque alguien no autorizado manipulara los archivos. Con CaseGuard puedo seguir el rastro de todas las acciones realizadas en un proyecto.”
Desde que utiliza CaseGuard Studio Matthew ha podido realizar varias mejoras significativas en su proceso de redacción, sin ningún tiempo ni esfuerzo adicional. Además, ahora puede centrarse en el funcionamiento de las operaciones de su empresa y en lo que realmente importa: el resultado final.