La importancia de la redacción de los correos electrónicos en el siglo XXI

Si bien el proceso de redacción de documentos ha sido históricamente largo y laborioso, ahora existen programas de redacción automática que pueden hacer el trabajo que antes tomaba días en cuestión de minutos. Sin embargo, a pesar de estos enormes avances tecnológicos, los errores de redacción siguen siendo habituales, sobre todo en lo que respecta a las redacciones de archivos PDF en el contexto de los procedimientos judiciales. El caso del ex presidente de la campaña de Trump, Paul Manafort, es quizás el ejemplo más reciente de un fallo a gran escala de este tipo. El equipo legal de Manafort no redactó correctamente documentos relacionados con su presunta implicación en la injerencia de Rusia en las elecciones presidenciales de 2016 en Estados Unidos y desastrosas consecuencias siguieron a este error de redacción.

Los casos de errores en la redacción de correos electrónicos, aunque no tan bien documentados como los errores similares en otros documentos, pueden ser igualmente perjudiciales. Un error común en la redacción de archivos PDF es el de colocar un recuadro negro sobre la información personal dentro de un documento, en lugar de eliminar por completo la información sensible y crear un documento nuevo. Por otro lado, los problemas que pueden surgir durante la redacción de los correos electrónicos están a menudo relacionados con la percepción que tenemos de la comunicación por correo electrónico. Los correos electrónicos han sido considerados históricamente como una vía informal de comunicación en comparación con los documentos físicos, pero son muchos los profesionales de los Estados Unidos que se han metido en problemas por no redactar efectivamente los correos electrónicos.

El escándalo de los correos electrónicos de Hillary Clinton

Quizás el ejemplo más publicitado de los riesgos de no redactar las comunicaciones por correo electrónico es el caso de la ex secretaria de Estado de Estados Unidos y candidata presidencial demócrata Hillary Clinton en 2015. En 2015 se reveló que Clinton había utilizado un servidor de correo electrónico privado para enviar varios correos electrónicos en el marco de sus funciones como secretaria de Estado de Estados Unidos. Tras dos investigaciones distintas del FBI, se constató que Clinton había enviado cientos de miles de mensajes de correo electrónico a diversos contactos entre 2009 y 2013. Estos correos electrónicos contenían diversas formas de información personal, así como información que se consideraba clasificada en el momento en que Clinton envió dichos correos. Si bien el FBI determinó que las acciones de Clinton no infringían la ley, sus acciones crearon una percepción negativa en torno a ella debido a su respuesta a las indagaciones y acusaciones.

Al proporcionar al FBI y al público explicaciones de por qué había tomado la decisión de utilizar un servidor de correo electrónico privado para enviar correos electrónicos que contenían información personal y confidencial sin la debida autorización o trabajo de redacción, Clinton declaró que lo hizo por conveniencia. Al dar esa respuesta, Clinton no reconoció la importancia de la comunicación por correo electrónico en el siglo XXI, ya que muchos correos electrónicos se consideran ahora tan formales y legítimos como los documentos físicos del pasado, especialmente en lo que se refiere a las comunicaciones gubernamentales. Además, cuando Clinton trató de redactar retroactivamente ciertos correos electrónicos, esto provocó aún más críticas y escrutinio por parte de la población estadounidense.

El fracaso en la redacción de Rudy Giuliani

Para ofrecer otro ejemplo más reciente de las posibles consecuencias que pueden derivarse de no redactar los mensajes de correo electrónico, el ex alcalde de la ciudad de Nueva York, Rudy Giuliani fue investigado por los fiscales federales de Nueva York en mayo de 2021 por, supuestamente, haber violado “las leyes de cabildeo internacional al operar en nombre de funcionarios ucranianos cuando buscó la destitución de la entonces embajadora de Estados Unidos en Ucrania, Marie Yovanovitch, quien instaba a Ucrania a investigar al rival político de Trump, el entonces candidato presidencial demócrata Joe Biden y a su hijo Hunter”. Esta información fue revelada después de que dichos fiscales incautaron una serie de materiales pertenecientes a Giuliani en 2019, que incluían correos electrónicos y mensajes de texto, así como cuentas de iCloud y comunicaciones cifradas.

Si bien el caso de Giuliani aún está en curso, es otro ejemplo del nivel de vergüenza y angustia que puede resultar de no redactar adecuadamente los correos electrónicos. Al igual que en el caso de Clinton, es más que probable que, independientemente de la legalidad, Giuliani no considerara que sus comunicaciones por correo electrónico, texto o iCloud fueran formales y, por tanto, no pensara en redactar dicha información antes de enviarla. Pero a raíz de esto información personal y clasificada fue revelada al público y por eso Giuliani ha tenido que comparecer ante la justicia.

¿Cómo pueden los profesionales redactar los mensajes de correo electrónico?

Aunque muchos consumidores no lo sepan, los programas de redacción actuales permiten redactar automáticamente la información personal de los mensajes de correo electrónico. Estos programas eliminan por completo la información y los detalles personales de los correos electrónicos para que las personas que no tengan el archivo original no puedan acceder a dicha información. Tanto si se trata de un profesor que envía información relativa a menores a otro empleado de su distrito escolar, como de un miembro del Gobierno de Estados Unidos que envía comunicaciones por correo electrónico, como fue el caso de Hillary Clinton y Rudy Giuliani, hay situaciones en las que los profesionales deberían considerar la posibilidad de redactar la información contenida en sus correos electrónicos antes de enviarlos.

A pesar de los varios casos de alto perfil relacionados con errores de redacción en los últimos años, muchos profesionales de todo Estados Unidos siguen sin darse cuenta de la importancia de la redacción en los procedimientos legales y la percepción pública. Aunque la documentación física ha sido históricamente el medio utilizado para llevar a cabo las funciones gubernamentales y empresariales, las comunicaciones electrónicas se han vuelto más frecuentes debido a la naturaleza digital de nuestro mundo actual. Con el surgimiento del virus COVID-19 en 2020, la dependencia del mundo de la comunicación digital no hizo más que aumentar, ya que el aislamiento obligatorio llevó en muchos casos a las agencias y organizaciones a centrar sus esfuerzos únicamente en las comunicaciones electrónicas. Por ello, garantizar que dichas comunicaciones se redacten adecuadamente será increíblemente importante en el futuro.