Cumplimiento de las regulaciones de privacidad y vigilancia en el comercio minorista

Vigilancia y cumplimiento de las regulaciones de privacidad

Disponer de un sistema de vigilancia en los locales comerciales tiene muchas ventajas. Las cámaras disuaden la delincuencia, ayudan a atrapar a los ladrones, protegen el negocio y a los empleados, crean un nivel de confianza tanto para los consumidores como para los empleados e incluso reducen el coste global de las primas de los seguros. Hoy en día la mayoría de los establecimientos minoristas cuentan con algún equipo de vigilancia.

A la hora de tomar decisiones sobre la instalación de un nuevo sistema de vigilancia, lo primero que hay que tener en cuenta es el cumplimiento de las regulaciones de privacidad. Incluso se recomienda buscar la asesoría de un especialista en privacidad para que ayude a la correcta colocación de las cámaras, la comprensión de los datos de video y al desarrollo de políticas integrales para proteger la privacidad del consumidor. La siguiente lista de preguntas puede ayudarle a tomar las decisiones correctas y proteger la valiosa reputación de su empresa.

• ¿Es un sistema de vigilancia adecuado para su empresa? Existen muchas soluciones para garantizar la seguridad de un establecimiento comercial y no todas ellas incluyen un sistema de vigilancia. Como propietario de un negocio o responsable de la toma de decisiones, ¿cómo afectaría un sistema de vigilancia al funcionamiento de su negocio? ¿Cómo el sistema de vigilancia garantizaría la seguridad? ¿Dónde usted ubicaría las cámaras? Si sólo se utilizaría como protección, ¿existen otras opciones de seguridad menos costosas o incluso mejores? Puede ser razonable utilizar una combinación de medidas de seguridad, como un sistema de cámaras y un vigilante de seguridad.
• ¿Se está instalando el sistema de seguridad de forma que satisfaga sus necesidades? Las cámaras de seguridad tienen una gran variedad de usos para el comercio minorista. Pueden ayudar a mejorar la experiencia del cliente y ayudar a la distribución y colocación de los productos. ¿Son estas funcionalidades importantes para usted o se trata de una mera medida de seguridad? Las cámaras deben situarse de forma que sólo registren los datos relevantes para los fines con los que se utilizará el sistema. ¿Tuvo cuidado al posicionar las cámaras para evitar captar información innecesaria y potencialmente sensible, como por ejemplo imágenes de los negocios aledaños? También es esencial determinar el tamaño y la calidad de las imágenes necesarias para cumplir con los objetivos del sistema. Contar con esta información de antemano ayuda a evitar los gastos de compra e instalación de equipos de grabación erróneos.
• ¿Cómo informará a los clientes de que hay cámaras de vigilancia en las instalaciones? La normativa exige que se coloque una señalización en un lugar donde los consumidores puedan verla y leerla fácilmente. La señalización debe dejar claro quién es el propietario y quién opera el sistema de vigilancia. ¿Proporciona usted un acceso fácil a la comunidad para revisar las grabaciones en las que aparecen? Es crucial que ofrezca a los consumidores y a otros ciudadanos una forma fácil de encontrar más información sobre cómo maneja la información personal recogida por su sistema de vigilancia. Si lo solicitan, debe permitir el acceso a las grabaciones en las que aparecen para su revisión. También debe poder explicar las políticas relativas al almacenamiento de la información personal.
• ¿Cómo mantendrá seguros los datos de su sistema de vigilancia? Es vital desarrollar salvaguardas que protejan los datos de las grabaciones almacenadas. La información personal de identificación puede ser robada durante una filtración de datos. Como empresa, usted es responsable de evitar el robo y está sujeto a las estrictas políticas de privacidad locales, estatales y federales en relación a la protección de datos. También es necesario tener una política de edición de video estandarizada antes de entregar cualquier material a un tercero.
• ¿Cómo afectará el almacenamiento de datos en la nube a la privacidad de los datos? Lo primero que hay que entender es que, independientemente de dónde se almacenen los datos, usted es el responsable de los mismos y será el responsable financiero de las sanciones legales en el caso de una violación de datos. ¿Cuáles son sus políticas de redacción y edición de video antes del almacenamiento de los datos que le ayudarán a proteger tanto la privacidad de los consumidores como la reputación de su empresa? ¿Dónde se encuentran los servidores de la nube? Muchos servidores en la nube están ubicados en otros países. Las leyes de privacidad de esas naciones afectarán a sus datos y al cumplimiento de las leyes de privacidad de su empresa.
• Destrucción de los datos de video. Cuando los datos de video ya no son necesarios para su organización, es necesario contar con políticas sólidas relativas a su eliminación para evitar una violación. Al instalar un sistema de vigilancia, es necesario decidir cómo se guardarán los datos y cómo se eliminarán. Algunas grabaciones de vigilancia se sobrescriben regularmente, con lo que se destruyen los datos antiguos. La política de conservación y eliminación de datos debe comunicarse a la comunidad y a los consumidores. Además, asegúrese de compartir, si se le pregunta, cómo se utilizarán los datos de video de acuerdo con la legislación local, estatal, federal e incluso internacional sobre privacidad.
• Políticas relativas a la divulgación de datos. Al considerar las políticas y los procedimientos para el manejo de los datos de las cámaras, se debe indicar cuándo y cómo se divulgan los datos a terceros, con condiciones específicas de divulgación. Estas políticas pueden incluir una metodología para la comunicación de datos con la policía o para dar respuesta a solicitudes de la Ley de Libertad de Información u otros asuntos legales. Además, tendrá que establecer parámetros sobre cómo los individuos pueden solicitar el acceso a las secuencias de video en las que aparecen. Asimismo, tendrá que poner a disposición del público la información sobre cómo un consumidor puede pedir sus datos. Además, será necesario proporcionar información documentada sobre cómo se transmiten las imágenes de video a las fuerzas de seguridad y deberá conservar un registro de todas estas comunicaciones con la policía.
• Externalización de las necesidades de vigilancia. Siempre existe la opción de que un tercero se encargue de todas sus necesidades de videovigilancia. Esta opción puede conllevar costes adicionales o un cargo por servicio mensual. Incluso en este caso es fundamental seguir las orientaciones anteriores con respecto a la señalización del uso y la divulgación de la información. Su empresa y el proveedor tendrán que establecer parámetros específicos para la protección y ocultación de la información personal de identificación contenida en los videos. También se deben establecer directrices para cualquier información personal de identificación que se intercambie entre su empresa y el proveedor de servicios. Finalmente, usted debe tomar medidas razonables para obligar contractualmente al proveedor de servicios contratado a cumplir con las legislaciones sobre privacidad.

Redacción de información personal de identificación

Todos los datos que se almacenen durante un periodo determinado tienen que ser protegidos. CaseGuard ofrece un sistema inteligente de redacción automatizada que puede redactar los datos en tiempo real. Mantener estos datos en su versión editada ayuda a proteger la información personal de identificación de sus consumidores durante una filtración de datos. Aunque los delincuentes son los causantes de la violación de los datos de la empresa, como minorista, usted es responsable de cualquier pérdida. La pérdida de los datos personales de sus consumidores puede acarrearle fuertes sanciones por parte de varios organismos gubernamentales a nivel estatal y federal. Sanciones por no proteger los datos y por filtrar la información a fuentes conocidas o desconocidas.

Proteger la reputación de su empresa es la prioridad número uno. Si sus consumidores pierden la confianza en su empresa, no sólo sufrirá su negocio sino que puede verse en una situación en la que tenga que cerrar. Es mucho más fácil mantener la confianza de sus clientes que reparar un problema que les hizo perder la fe en su empresa. Redactar los datos de video es una solución fácil para proteger a todos.

Además de proteger la reputación de su empresa, el software de redacción de CaseGuard incluye funcionalidades que facilitan el procesamiento de todos sus datos y documentos y pueden ayudarle a aumentar su base de clientes. Asimismo, dichas funcionalidades permiten crear videos e imágenes para las redes sociales y transcribir, traducir y subtitular videos en veintiocho idiomas diferentes.

Crear un video para las redes sociales puede ser costoso, pero la capacidad de compartir fácilmente el mismo en diferentes idiomas permitirá que el contenido llegue a más consumidores. CaseGuard tiene otras funcionalidades incorporadas que permiten a los empleados tener diferentes niveles de acceso a los datos personales, según lo dicte su posición o autorización de seguridad. Si ahora tiene una gran parte de sus empleados trabajando desde casa, compartir datos manteniendo la privacidad nunca ha sido tan fácil.

Al considerar sus soluciones de vigilancia, es crucial contar con un sistema de redacción de datos de calidad como CaseGuard. Proteger la integridad de su empresa no tiene precio. Disponer de una solución fácil de usar que funcione con todos los archivos digitales y que le ayude a ampliar el alcance de sus oportunidades de negocio es un activo inestimable. Asegúrese de analizar todas las decisiones relativas a la instalación de su sistema de vigilancia con un profesional de privacidad. Un profesional de privacidad puede ayudarle a entender los procesos de redacción y a elegir el diseño, las aplicaciones y la configuración adecuados. Incluya a CaseGuard en su gestión de reputación y privacidad.