¿Cómo utilizar la funcionalidad Grupo de Redacción de CaseGuard Studio?

A pesar de los avances en materia de tecnología y software de los últimos años, muchos profesionales siguen necesitando colaborar con sus compañeros de trabajo para lograr ciertas tareas y objetivos laborales. Desde una simple llamada de Zoom, que permite a los compañeros de trabajo recapitular lo ocurrido durante la semana anterior, hasta los sistemas de gestión de las relaciones con los clientes, que permiten a un equipo de profesionales hacer un seguimiento de la satisfacción de sus clientes a lo largo de varios años, muchas empresas de todo el mundo dependen de las funcionalidades de colaboración para mantenerse en el negocio.

En este sentido, la funcionalidad Grupo de Redacción de CaseGuard Studio permite a los miembros de un equipo redactar archivos simultáneamente. Gracias a ella, un usuario puede abrir un archivo, trabajar en él y luego, volver a colocarlo en el grupo de redacción. Todo esto, mientras notifica a sus compañeros de equipo del progreso de su trabajo.

Para empezar

Para acceder a la funcionalidad Grupo de Redacción, los usuarios deben hacer clic en la herramienta Grupo de Redacción de la barra de accesos directos. Esta acción abrirá la ventana emergente de configuración del grupo de redacción, donde se pedirá a los clientes que configuren las carpetas de importación y exportación de archivos en sus máquinas. Para ello, deberán hacer clic en el botón Herramientas de la barra de accesos directos y, a continuación, en el botón Configuración del menú desplegable. Después de hacer clic en el botón Configuración, los usuarios pueden hacer clic en la pestaña Grupo de Redacción para configurar la herramienta a su gusto.

Dentro de la pestaña Grupo de Redacción, los usuarios de CaseGuard Studio pueden introducir las rutas de los archivos para sus carpetas de importación y exportación, así como establecer qué información aparecerá en los registros de redacción, en caso de necesitarlos para cumplir con una ley o regulación particular o para presentar información ante un tribunal. Además, los usuarios pueden determinar cuándo desean archivar automáticamente cualquier trabajo que se haya completado con el Grupo de Redacción, como se muestra en la captura de pantalla anterior.

Creación de carpetas de importación y exportación

Se aconseja a los usuarios de CaseGuard Studio que seleccionen de entre los miembros de su equipo a un administrador de grupo para los proyectos en los que se esté trabajando. El administrador del grupo puede crear carpetas de importación y exportación en un ordenador con sistema operativo Windows haciendo clic con el botón derecho del ratón en el explorador de archivos y seleccionando Nueva Carpeta. Después de crear las carpetas de importación y exportación, el administrador tiene que ajustar los permisos de estas carpetas para que los miembros de su equipo puedan acceder a los archivos dentro de las mismas. Esto se logra haciendo clic con el botón derecho del ratón en una carpeta y seleccionando Propiedades en el menú desplegable y luego haciendo clic en la pestaña Compartir.

Desde la pestaña Compartir, el administrador del grupo puede elegir con qué miembros del equipo desea compartir la carpeta. Además, puede dar a dichos miembros permisos de lectura/escritura dentro de la carpeta, lo que les permitirá acceder a los archivos dentro de la carpeta cuando utilicen la funcionalidad Grupo de Redacción. Una vez compartida la carpeta y establecidos los permisos, los usuarios pueden copiar la ruta de la carpeta en las secciones correspondientes de la pestaña Grupo de Redacción dentro del menú de configuración. Más concretamente, los usuarios pueden abrir Herramientas ir a Configuración ir a Grupo de Redacción y luego pegar la ruta de la carpeta en Ubicación del Grupo y Ubicación de Exportación de Trabajos respectivamente.

Escoger un archivo

Una vez configurada la funcionalidad Grupo de Redacción, los usuarios pueden elegir su primer archivo haciendo clic de nuevo en el botón Grupo de Redacción de la barra de accesos directos. Esta acción dirigirá a los usuarios a la ventana emergente de gestión del grupo de redacción, como se muestra en la captura de pantalla anterior. Desde esta ventana, los usuarios pueden comenzar a redactar su primer archivo haciendo clic en el botón Escoger que aparece junto al archivo en el que desean trabajar. Además, los usuarios pueden hacer clic en el botón Añadir Nuevo Trabajo para añadir un nuevo archivo al grupo de redacción. La ventana emergente de gestión del grupo de redacción también contiene otras funcionalidades diseñadas para facilitar la colaboración en equipo.

Por ejemplo, los usuarios pueden utilizar la ventana emergente para ver la fecha en la que se comenzó a trabajar en un archivo y en la que se completó la redacción del mismo. Además, pueden ver qué miembro de su equipo ha trabajado en cada archivo y asignar diferentes niveles de prioridad a los archivos. Como se ve en la captura de pantalla anterior, cuando un usuario añade un nuevo archivo al grupo de redacción a través de la ventana emergente Información del Trabajo, hay tres niveles de prioridad disponibles. Además, los campos ID/Número de Caso y Notas son otro medio a disposición de los usuarios para ofrecer detalles sobre los archivos.

Acceder a los archivos terminados

Una vez que el usuario ha terminado de redactar un archivo, puede acceder a él a través del explorador de archivos en su ordenador haciendo clic en el botón Abrir Carpeta del Proyecto dentro de la ventana emergente de gestión del grupo de redacción. Hacer clic en este botón conduce a la ubicación de la carpeta de exportación que se configuró al principio del proceso. Tanto si el archivo es un audio, video, imagen o documento PDF, el botón Abrir Carpeta del Proyecto permitirá a los usuarios realizar su seguimiento de manera eficaz y eficiente.

La funcionalidad Grupo de Redacción fue diseñada específicamente para ofrecer a los clientes del software una herramienta de colaboración que les permitiera trabajar juntos en un proyecto de redacción o mejora de forma sencilla e intuitiva. Incluso para los menos duchos en materia de tecnología es fácil entender la información relativa a cada proyecto o archivo concreto ubicada en la ventana emergente de gestión del grupo de redacción. Esperamos que este artículo proporcione a los usuarios de CaseGuard Studio toda la información necesaria para comenzar a utilizar la funcionalidad Grupo de Redacción.