Vinculación de los pedidos con los equipos

A los gestores de activos se les hacen muchas preguntas sobre las compras. Reciben equipos comprados, que vienen acompañados de facturas y albaranes. Esos documentos contienen información que se convierte en registro oficial de esas compras, y pueden confirmar o desmentir una serie de aspectos sobre un pedido, incluso antes de que se distribuya el equipo. Sin embargo, los gestores de activos no suelen ser las personas implicadas en una compra. Y eso significa que muchas de las preguntas que se les hacen son para obtener información que no pueden responder, como si se ha cumplido un número de orden de compra concreto, o en qué fecha llegó una orden de compra, o qué contenía una orden de compra, y la lista de estas preguntas relacionadas con las compras es interminable. La mayoría de los gobiernos han adoptado formalmente prácticas de documentos electrónicos, y eso significa que las órdenes de compra se emiten en documentos que se imprimen sólo en contadas ocasiones, y se difunden ampliamente a todas las partes implicadas por vía electrónica. Aunque estos documentos se crean en los departamentos de compras, rara vez los utilizan de la misma manera los miembros de otros departamentos (¡como la policía y las oficinas del sheriff!), como un registro importante que deben mantener.

¿Y si existiera una forma de hacerlo sin complicaciones, que también ayudara al gestor de activos en su trabajo? Hay una manera, ¡descubrámosla!

Su software juega un papel importante

Ya hemos hablado a fondo de cómo el software de gestión de activos debe manejar todos los aspectos de los datos de los equipos, por lo que no debería sorprendernos que profundicemos en ese punto hablando de la vinculación de las órdenes de compra (y en realidad de todos los documentos relacionados) con los equipos entrantes. Sin embargo, la mayoría de los organismos no se dan cuenta de que su software actual carece de este tipo de detalles y de que necesitan una actualización. O, incluso, de que este tipo de funcionalidad está a su disposición.

Otra premisa es que el ciclo de vida de los equipos comienza cuando éstos llegan a la agencia. Esto no puede estar más lejos de la realidad. Todo empieza el día en que se emite la orden de compra. En primer lugar, el organismo público correspondiente se hace cargo de la compra en el momento en que se emite la orden de compra. En segundo lugar, si el equipo se espera para una fecha determinada y llega con retraso, ¿no se ha encontrado ya con un problema en relación con ese equipo? Tener los pedidos indexados junto con los equipos correspondientes, antes de su llegada, ayuda a resolver estos problemas logísticos casi de inmediato. Por ejemplo, si un proveedor llama para verificar que el pedido tiene 80 linternas, cuando el pedido es de 60, es importante poder recuperar ese documento al instante en una ubicación central, sobre todo si el punto de contacto del pedido no estaba al corriente de que se había modificado la cantidad. Uno esperaría que el punto de contacto fuera lo suficientemente inteligente como para no confirmar nada, pero cosas más raras han pasado, y todos sabemos que hay demasiadas piezas de trabajo al día para mantenerlo todo claro. En resumen, el software debe hacer parte del trabajo por usted y, al centralizar el destino de los pedidos de compra una vez creados, permite que el gestor de activos se haga cargo de la conversación y confirme con confianza los detalles de las compras necesarias para completar los pedidos.

Pero, ¿de qué otra forma puede beneficiar a su agencia la vinculación de las órdenes de compra a su software de gestión de activos?

Registro preciso del ciclo de vida de los equipos

Al introducir una orden de compra en su sistema y hacer que los datos de los equipos puedan consultarse, los gestores de activos y su personal pueden estar al tanto de lo que llega. También pueden conocer mejor el uso que se hace de los equipos, los promedios de duración del servicio y el tiempo previsto que se puede confiar en un equipo antes de que sea necesario sustituirlo. Este tipo de datos es crucial para planificar el presupuesto, pero también es importante a la hora de demostrar que un pedido concreto se ha realizado con material de calidad inferior. Por ejemplo, supongamos que ha comprado pantalones de uniforme al mismo proveedor durante los últimos 20 años, y que su software de gestión de activos ha registrado que la duración media de esos pantalones es de cuatro años, antes de que la mitad o más sean llevados para su sustitución. Pero, de la nada, el 75% de su pedido más reciente se está cayendo a pedazos y necesita ser sustituido, después de sólo 19 meses de servicio. Es probable que el proveedor argumente que la garantía ha expirado, pero los hechos no mienten, y usted dispone ahora de pruebas documentadas que le permiten afirmar con seguridad que se ha producido una diferencia notable en la calidad, lo que debería incitar a su administración a considerar la posibilidad de recurrir a otro proveedor de uniformes a partir de ahora.

Podría aplicar este escenario a innumerables tipos de equipos. Si utiliza un software de gestión de activos que le permita introducir órdenes de compra, obtendrá a cambio una visión completa del ciclo de vida de sus equipos, lo que le permitirá obtener mejores datos y le dará los conocimientos necesarios para plantear mejores preguntas a las personas de las que depende para que su organismo funcione a pleno rendimiento.

Conclusiones

El software de gestión de activos debe ocuparse de sus operaciones tan bien como usted. Cuando el software no cumple ese objetivo, se convierte en una pérdida de tiempo, dinero o equipos, y estas son tres cosas de las que nunca se tiene suficiente, o la capacidad de producir en un momento dado. Asegúrese de contar con un software de gestión de activos que resuelva el problema del seguimiento de las órdenes de compra, desde su creación, pasando por su realización, y más allá.

¡Tenga cuidado ahí fuera!