Registros públicos proactivos

Tienes tu software de redacción y mejora. Dispones de personal plenamente formado en registros, personal de investigación plenamente formado, tienes la pelota rodando con fuerza en este asunto de los registros públicos y las solicitudes de los medios de comunicación. Y, sin embargo, todavía no puede detener la marea. Respondes a todas las peticiones, pero tu agencia sigue recibiendo reacciones poco favorables de los medios de comunicación y la comunidad. Tal vez sea así como debe ser, ¿verdad? Pues no. Los organismos encargados de hacer cumplir la ley trabajan cada vez más duro y se enfrentan a un mayor escrutinio que cualquier otro servicio público o industria privada de EE.UU., y sus esfuerzos deberían influir en la reacción de quienes solicitan información. A medida que se adoptan leyes y normas que exigen cierta respuesta, vamos a discutir una estrategia que puede eliminar la necesidad de abordar algunas de las solicitudes que recibe, y puede ayudar a gestionar las solicitudes de una manera que requieren un lenguaje específico del solicitante, lo que significa menos solicitudes generales, y menos dolores de cabeza.

El problema

Las solicitudes de registros públicos son una molestia, no cabe duda. Pero son necesarias y transmiten al público que su gobierno no trabaja en secreto contra los ciudadanos. Ese es un principio importante, quizá el más importante, sobre el que se construyó este país. Al final, significa trabajar para tu agencia. La mayoría de los organismos públicos son reaccionarios por naturaleza, como debe ser. Se informa de un problema, responden a él de una manera descrita de antemano y eso resuelve el problema agudo. Lo que esta fórmula no aborda son los problemas agravados que pueden surgir después. A decir verdad, no debería ser tarea del gobierno determinar todos los resultados posibles. Al fin y al cabo, todos somos individuos con derechos individuales y contribuimos a nuestros propios problemas mucho más que cualquier gobierno, estemos dispuestos a aceptarlo o no. Pero, no obstante, el gobierno debe rendir cuentas, y una forma de mantener esa rendición de cuentas es que la gran mayoría de los registros gubernamentales estén abiertos al público, disponibles para su escrutinio. Debido a nuestra naturaleza reaccionaria, tendemos a estar mal preparados para cualquier solicitud que entre por la puerta, y porque estos registros no se publican fácilmente. El hecho de que haya que solicitarlos hace que los ciudadanos tengan más ideas erróneas sobre la ocultación de información por parte del gobierno. En nuestro caso, la llegada de Internet, unida a la proliferación del vídeo en las fuerzas del orden, ha provocado un aumento masivo del número de solicitudes y de la cantidad de información que piden. Exploremos un enfoque proactivo de los registros que pueda responder a estos conceptos erróneos, al tiempo que cuestiona el uso de solicitudes amplias.

Una estrategia proactiva

Consideremos los tipos de elementos que están sujetos a solicitud pública: registros, documentos, contenido de audio, transcripciones, informes, declaraciones, vídeos, desde cámaras corporales, cámaras de salpicadero de vehículos, cámaras de partición, cámaras de seguridad y muchos otros tipos de medios que las fuerzas del orden producen o encuentran en el curso de su trabajo.

Además, existe la expectativa social de que los organismos se comprometan con las comunidades a través de canales de medios sociales de todo tipo. Esta crisis de transparencia presenta un enfoque por capas. En primer lugar, si su agencia utiliza Facebook, Twitter, YouTube y un sitio web, dispone de un amplio espectro de canales para captar la mayor audiencia. Pero, ¿cuál es la forma eficaz de utilizar estos canales?

Recientemente hemos visto algunas agencias que están utilizando los tres canales de medios sociales para atender las quejas que reciben a través de ellos. Ha tenido un efecto sorprendente en la percepción de la comunidad. Pero estos ejemplos no dejan de tener un carácter reaccionario.

Muchas agencias creen que sacar algo a la luz pública es una fórmula perdedora, debido a la naturaleza hipercrítica de nuestra cultura actual. Sin embargo, sacar un vídeo antes de tiempo puede allanar el camino. Pero, en lugar de centrarse únicamente en los encuentros relacionados con denuncias, ¿qué ocurre con los casos de situaciones habituales y corrientes con el público? ¿Como las paradas de tráfico sin oposición, las explicaciones de que una llamada es de naturaleza civil y no penal, las explicaciones que dan los agentes sobre cómo los ciudadanos pueden obtener determinados documentos de los tribunales y las detenciones que transcurren pacíficamente? Publicar contenidos típicos de su agencia de forma regular aliviará muchas de las molestias que puede causar la solicitud masiva de registros públicos.

Conviene poner en escena todos los contenidos de vídeo en su sitio web para que el público pueda verlos, asegurándose de que la página actúa como una sala de visionado para el público. A continuación, utilice los canales de las redes sociales para anunciar públicamente los nuevos contenidos a medida que estén disponibles. Cuantos más contenidos pongas a disposición del público, mayor será su participación. Con el tiempo, esto por sí solo reducirá a la mitad las solicitudes del público, ya que las personas que buscan obtener contenido de vídeo aleatorio de su agencia se desanimarán, ya que es simplemente más fácil acceder a lo que usted tiene directamente disponible.

Nuestro siguiente gran reto son los informes sobre colisiones y delitos. Sabemos que las compañías de seguros solicitan informes de colisión a través de servicios como LexisNexis. Sabemos que las víctimas a veces quieren sus propias copias de los informes, tanto en asuntos de colisión como penales. Lo que suele ocurrir es que esperamos a que acudan a nosotros para solicitar el informe. A veces esto se debe a que cobramos por imprimir el informe. Una forma mejor, aunque más cara, es simplemente enviar estos informes a las víctimas, inmediatamente después de que se apruebe su difusión. Esto elimina mucho tráfico a pie en su oficina, pero también demuestra que las prioridades de su agencia están con las víctimas. Eso también ayuda a aliviar la tensión dentro de la comunidad.

Lo más importante en cuanto a lo que compartes y lo que no, es si forma parte de una investigación activa o no. Si no lo es, entonces al utilizar esta estrategia, debería ser aceptable publicarlo en tu foro público, con las redacciones adecuadas. Si es parte de una investigación activa, entonces debe permanecer en secreto. Al atender las necesidades de las víctimas, te muestras en el pináculo de la transparencia, lo que es difícil para cualquiera (piensa en los abogados) argumentar que estás siendo reservado.

El último punto importante de los problemas, es la información contenida en las Llamadas al Servicio. Dado que los datos de las CFS representan la conexión con cada una de las acciones que llevan a cabo las fuerzas del orden. Publicar las llamadas, de forma parecida a un boletín, pero redactando resúmenes de cada una de ellas aumentaría el intercambio de información.

Sabemos que la mayoría de las agencias utilizan una taquigrafía para las llamadas que no dan lugar a un informe. Por eso no recomendamos traducir palabra por palabra. En su lugar, utilizar un resumen de cada convocatoria con una frase completa es la mejor práctica en esta situación. Así se mantiene la brevedad y se da a los ciudadanos la idea de que se están tomando medidas y decisiones reales, lo que refuerza el duro trabajo que está haciendo su agencia.

Conclusiones

Esto puede parecer incompleto, pero es una visión de futuro. Si los organismos aplican esta norma, se defenderán de las demandas frívolas y las solicitudes generales de registros, que tienden a obstaculizar el funcionamiento de los organismos. A medida que avanzamos en el siglo XXI, el concepto de transparencia va a visitar su organismo de formas nuevas e inimaginables. Es mejor ir por delante que por detrás.

Cuídate.