Redacción automática de archivos PDF, nuevas soluciones de software

La redacción de documentos ha sido una tarea laboriosa durante bastante tiempo. Son innumerables los ejemplos en los que los documentos que requieren redacción tienen cientos de páginas. Con la tecnología habitual, una persona tiene que revisar el documento página por página, localizar lo que hay que redactar y, a continuación, aplicar técnicas y efectos para redactar el contenido seleccionado, línea por línea. Esto puede llevar muchas horas de trabajo que equivalen a días de esfuerzo. Aun así, es probable que el trabajo de esa persona tenga que ser revisado por uno o dos trabajadores más para garantizar su calidad. Por lo general, las personas que realizan redacciones pasan por alto elementos que necesitan ser redactados cuando estos aparecen múltiples veces en un documento. En el transcurso de la evaluación del documento, su cerebro entra en “modo esquema”, un estado en el que la mente rellena detalles durante una tarea, lo que impide al cerebro evaluar efectivamente una circunstancia dada y con el tiempo hace que este se canse de los detalles reales, lo que trae como consecuencia la obtención de objetivos incompletos. En este caso, un documento necesita varios pares de ojos para compensar los efectos naturales del agotamiento cerebral.

Sin embargo, con las nuevas tecnologías llega una solución a este problema. Desde hace muchos años se construyen programas informáticos con algoritmos diseñados para evaluar determinados resultados y ofrecer respuestas a los mismos. Esto no significa que el software haga necesariamente el trabajo por la persona, sino que le indica dónde mirar, para que pueda evaluar de forma independiente el valor de la información que ha encontrado el algoritmo por si es necesario realizarle alguna modificación.

Algoritmos básicos

Los algoritmos pueden utilizarse para predecir y sintetizar resultados, descubrir nuevos datos y muchas otras tareas que pueden ser a la vez complejas y agotadoras. Los algoritmos están diseñados para resolver problemas con la misma rapidez con la que los humanos pueden plantearlos y hacerlo de forma rentable. Los algoritmos pueden evaluar grandes cantidades de datos en cualquier forma en que se presenten y dar posibles respuestas a los problemas planteados, de modo que se puedan tomar decisiones rápidas.

Por supuesto, cuando se trata de documentos que necesitan redacción, sobre todo de los más extensos, lo mejor es encontrar la manera de dividirlos en categorías de datos. Es aquí donde las herramientas de redacción ofrecidas por CaseGuard Studio se alinean con los objetivos de su agencia. Con documentos más largos, la búsqueda y categorización de contenido similar constituye una forma de “fragmentar” los datos dentro del documento y presentar un problema solucionable.

Redacción de patrones

El potente algoritmo de redacción de patrones de CaseGuard Studio evalúa los documentos y uno de los muchos resultados de datos que produce es un listado de frases, oraciones y estructuras comunes que se encuentran en el texto analizado. CaseGuard Studio establece estas instancias recurrentes como “patrones” dentro del documento y proporciona un submenú que destaca dichos patrones para que los evalúen los empleados de su agencia.

En lugar de tener que evaluar cada una de las líneas, si hay tres o cuatro frases recurrentes en el documento que se sabe que necesitan ser redactadas, el empleado dispone de una herramienta para seleccionar esa frase y aplicar la redacción, ya sea de forma uniforme o específica para cada caso. CaseGuard Studio proporciona un submenú de patrones en el que pulsando el botón Patrones/Expresiones Regulares se puede seleccionar un patrón de texto dado para su redacción, seleccionar el tipo de redacción que se desea aplicar e incluso escoger el tamaño, color y otras propiedades visuales de dicha redacción. Gracias a esta funcionalidad, se pueden redactar todas las instancias de palabras o frases en un texto de forma rápida y sencilla.

Esta herramienta puede cubrir mucho terreno en un instante, liberando a su personal para que se centre en otras zonas del documento y eliminando la necesidad de que varias personas revisen el documento antes de su publicación. Además, dicho proceso puede aplicarse a múltiples patrones de contenido, por lo que puede utilizarlo repetidamente en un documento tantas veces como sea necesario para lograr la redacción completa que usted necesita. Números de la Seguridad Social, direcciones, datos sanitarios, cuentas financieras, nombres, ubicaciones, frases con datos repetitivos y cualquier dato que aparezca repetidamente será identificado como un patrón. Esta sencilla herramienta reduce drásticamente el tiempo y esfuerzo invertido en realizar redacciones.

¿Cómo funciona?

La Redacción de Patrones en CaseGuard Studio es muy fácil de usar. Nuestro software utiliza el análisis de texto para crear un archivo de datos basado en el documento en el que se está trabajando. Este archivo de datos provee un conteo de palabras y registra cada palabra usada en el documento para llevar a cabo la identificación de patrones. A medida que CaseGuard Studio analiza el documento, proporciona un submenú donde se pueden revisar rápidamente los patrones de palabras encontrados.

El análisis se realiza en segundo plano y se completa mientras el documento se está cargando en el software, por lo que no hay tiempo de espera entre la apertura y el acceso a un archivo. Una vez completado el proceso, usted puede hacer clic en la funcionalidad Redacción de Patrones para consultar el submenú de patrones y desde allí seleccionar el tipo de redacción que se quiere colocar al texto, así como escoger el color y tamaño de dicha redacción.

Una vez aplicados, grabar estos efectos en el documento es igual de fácil. Con un solo clic, CaseGuard Studio se encarga de garantizar que las redacciones formen parte del documento de forma permanente, para que usted sepa que la información del documento se ha redactado como era necesario y su personal pueda centrarse en el trabajo detallado que tiene por delante. Además, se crea un documento asociado en el que se indica dónde se ha realizado la eliminación, lo que facilita el seguimiento del trabajo realizado y la localización rápida de cualquier elemento del documento que deba modificarse.

Véalo en acción

Conclusión

La redacción de patrones de CaseGuard Studio está reduciendo los costos de mano de obra necesaria para procesar solicitudes de registros públicos, pruebas judiciales y otros documentos redactados para su divulgación. Diga adiós al agobio de revisar cientos de veces un mismo documento. Aumente su productividad. Es hora de utilizar CaseGuard Studio y su poderosa herramienta de redacción de patrones en su agencia.