Ley de AR sobre libertad de información, seguridad de los datos

La Ley de Libertad de Información de Arkansas es el principal marco jurídico que los ciudadanos del estado pueden utilizar para acceder a los registros públicos y a la información de sus respectivas instituciones gubernamentales. Aprobada en 1967, el mismo año en que se promulgó la Ley federal de Libertad de Información (FOIA), la ley establece los requisitos que deben cumplir los organismos gubernamentales en lo que respecta a la capacidad de los ciudadanos de Arkansas para solicitar acceso a sus registros públicos. Además, la ley también establece las circunstancias en las que un organismo público puede denegar una solicitud de acceso a sus registros públicos, así como los registros que están totalmente exentos de divulgación.

¿Cómo define la ley los registros públicos?

La Ley de Libertad de Información de Arkansas define los registros públicos como “los escritos, los sonidos grabados
, las películas, las cintas, la información electrónica o informatizada, o las compilaciones de datos en cualquier soporte, que la ley obliga a conservar o que se conservan de otro modo y que constituyen un registro del desempeño o la falta de desempeño de funciones oficiales que son o deben ser llevadas a cabo por un funcionario o empleado público, un organismo gubernamental o cualquier otro organismo o distrito de mejora que se mantiene total o parcialmente con fondos públicos o que gasta fondos públicos. Se presumirá que todos los registros conservados en oficinas públicas o por empleados públicos en el ámbito de su empleo son registros públicos.”

¿Cuáles son las obligaciones de los guardianes de archivos según la ley?

Los deberes que tienen los custodios de registros en virtud de las disposiciones de la Ley de Libertad de Información de Arkansas con respecto a la administración de sus registros públicos incluyen, entre otros, los siguientes:

• Se prohíbe a los custodios de registros exigir que un solicitante les proporcione una razón específica en relación con su solicitud de acceso a los registros públicos de dichos custodios.
• Los responsables de los registros deben responder a las solicitudes de acceso a sus registros públicos en un plazo de 24 horas. Además, en los casos en que no se disponga de los documentos solicitados, deberán reunirlos en un plazo de tres días hábiles.
• Los conservadores de documentos son responsables de eliminar cualquier información exenta de sus documentos públicos antes de facilitarlos al solicitante.
• Los conservadores de documentos están obligados a escanear sus documentos en papel a un soporte electrónico como el PDF.
• Los depositarios de documentos pueden exigir al solicitante el pago de una tasa por adelantado para acceder a sus documentos públicos, inspeccionarlos o copiarlos, en los casos en que la tasa estimada para dicha transacción supere los 25 dólares.
• Los guardianes de los registros deben permitir el acceso a sus registros en persona, así como por teléfono, fax, correo físico, correo electrónico e Internet, en su caso.

¿Qué documentos públicos están exentos en virtud de las disposiciones de la ley?

En el otro extremo del espectro, la Ley de Libertad de Información de Arkansas también establece que determinados registros públicos y formas de información gubernamental están exentos de divulgación pública. Algunas de estas excepciones son

• Registros fiscales estatales.
• Historial médico.
• Expedientes académicos.
• Actas del Gran Jurado.
• Información sobre seguridad informática.
• Exámenes de licencias.
• Investigaciones policiales no divulgadas.
• Información que fomente la competencia desleal.
• Direcciones particulares de empleados estatales no electos.
• Información relativa a la seguridad de las infraestructuras públicas.
• Datos de licenciamiento del servicio militar.
• Identidades de agentes encubiertos de las fuerzas del orden.
• Borradores no publicados de dictámenes judiciales.

La Ley de Libertad de Información de Arkansas y la redacción

Dado que la naturaleza inherente de los registros públicos dicta que la información confidencial a veces estará contenida en un documento que también contiene información pública, los custodios de registros deben tener cuidado con respecto al cumplimiento de la ley. En este sentido, pueden recurrir a los servicios de un programa de software de redacción automática para asegurarse de que cumplen con sus funciones y, al mismo tiempo, mantienen a salvo la información confidencial. Como estos programas de software pueden redactar fácilmente información de identificación personal en una multitud de medios, incluyendo documentos PDF, archivos de audio y grabaciones de vídeo, entre otros, dichos programas de software proporcionarán a los custodios de registros el conjunto de herramientas necesarias para cumplir con la legislación como la Ley de Libertad de Información de Arkansas.

Al igual que la ley federal FOIA se promulgó con el propósito de proporcionar al pueblo estadounidense un mayor nivel de transparencia con respecto a las acciones que lleva a cabo el gobierno federal, la FOIA de Arkansas extiende derechos similares a los ciudadanos que residen en el estado. A pesar de los registros públicos que están exentos de la divulgación pública en virtud de la ley, las formas de información gubernamental a las que se puede acceder en virtud de la ley proporcionan a los ciudadanos del estado de Arkansas el marco jurídico necesario para obtener un mejor nivel de comprensión sobre la forma en que funcionan los organismos públicos dentro del estado.