La vergüenza de no redactar correctamente los documentos PDF

Aunque históricamente la redacción de documentos PDF ha sido un proceso extenuante y meticuloso, en la actualidad existen muchos programas de redacción automática que pueden procesar cientos de estos archivos en cuestión de minutos. Sin embargo, a pesar de los avances que se han hecho en la redacción de documentos PDF, todavía el proceso no está libre de errores y cuando estos errores se producen, pueden acarrear graves consecuencias legales. Además, dichos fallos pueden suponer un gran daño a la reputación de cualquier organización o empresa asociada, ya que la información, que debería haber sido redactada, se hace pública.

Un ejemplo reciente de las consecuencias desastrosas que una mala redacción de documentos PDF puede acarrear ocurrió en 2019 cuando el expresidente de la campaña de Trump, Paul Manafort no redactó adecuadamente los documentos que su equipo legal presentó al Tribunal Federal. En ese entonces se llevaban a cabo una serie de procedimientos judiciales relacionados con varios delitos de los que se acusaba a Manafort, relativos a la participación de Rusia en las elecciones presidenciales de Estados Unidos de 2016 y al posterior informe sobre dicha participación realizado por Robert Mueller en 2019. Durante dichos procedimientos judiciales los abogados de Manafort respondieron a las acusaciones levantadas contra su cliente de que este había mentido a investigadores federales, específicamente a la Oficina del Asesor Especial, en relación con su participación en las elecciones de 2016.

Los abogados de Manafort presentaron al tribunal varios documentos redactados, argumentando que cualquier discrepancia que pudiera existir entre las declaraciones de su cliente y la de los investigadores se debía a recuerdos borrosos u olvido y no a mentiras intencionales. Sin embargo, como los documentos PDF habían sido redactados incorrectamente provocaron el efecto contrario. Debido a fallos de redacción se reveló que Manafort y el consultor político ruso Konstantin Kilimnik sí se habían reunido en España, que Manafort había compartido con Kilimnik datos de sondeos relativos a la campaña presidencial de Trump y además que el acusado y su ex socio comercial y asociado ruso habían mantenido conversaciones relacionadas con el plan de paz ucraniano.

Como resultado de estos hallazgos Manafort fue condenado a tres años de prisión federal por una variedad de delitos financieros y políticos que incluían fraude fiscal y bancario, así como conspiración.
Otro ejemplo de inadecuada redacción de documentos PDF en el ámbito político ocurrió en 2014 cuando The New York Times hizo pública una filtración de información que involucraba a Edward Snowden, contratista de la Agencia de Seguridad Nacional (NSA). Dicha fuga de información revelaba que agencias como la NSA y la CIA tenían la capacidad de recolectar información personal sensible desde populares aplicaciones telefónicas como Angry Birds. Como parte de su artículo, The New York Times publicó un documento que daba a la luz pública el nombre y el objetivo del programa que se había utilizado para recopilar la información personal de los ciudadanos estadounidenses, así como otras operaciones de la CIA. El documento además exponía el nombre del agente de la NSA que había preparado dicho texto. Los errores cometidos por The New York Times en la redacción del texto PDF hicieron pública una información que antes era clasificada.

Casos como los de Paul Manafort y The New York Times demuestran que métodos de redacción de documentos PDF inadecuados pueden afectar incluso a acaudalados y poderosos individuos y entidades de nuestro país. El simple hecho de no redactar correctamente un documento PDF les costó a ambos cientos de miles de dólares en honorarios legales y en el caso de Manafort, tiempo de cárcel. Pero la duda que surge es cómo el público pudo acceder a la información que se pensaba había sido redactada.

¿Cómo se puede acceder a la información que ha sido indebidamente redactada?

Una de las principales formas en que individuos o entidades comerciales pueden acceder a un contenido que ha sido mal redactado es copiando y pegando dicho contenido o información en otro archivo de texto. Aunque a primera vista esto pudiera parecer demasiado bueno para ser verdad, tanto la información referida al proceso judicial de Paul Manafort como al artículo de The New York Times fue expuesta simplemente copiando y pegando lo redactado en otro archivo de texto. La razón principal de estos errores de redacción es la falta de entendimiento de lo que significa redactar completamente un documento PDF.

Incluso entre la élite política y las grandes empresas de comunicación como The New York Times se considera que la simple colocación de grandes recuadros negros sobre la información en un documento PDF constituye redacción. Esta creencia imperante proviene de la tradición de la redacción manual utilizada en documentos físicos, como los archivos gubernamentales clasificados, en los que los profesionales encargados de la redacción emplazaban grandes recuadros negros sobre el contenido a redactar. Sin embargo, debido al auge de la tecnología PDF en los últimos veinte años, la simple colocación de recuadros negros sobre la información ya no es un medio adecuado de redacción.

Otra común causa del fracaso en la redacción de documentos PDF es la delegación de responsabilidades dentro de las empresas u organizaciones. Por ejemplo, un bufete de abogados puede dar instrucciones a un empleado, secretario o asistente legal para que redacte un determinado documento PDF. Cuando estos profesionales no están informados sobre la forma correcta de redactar dichos documentos se producen errores y se obtienen materiales poco seguros a cuya información redactada se puede acceder fácilmente. Por el contrario, otros pudieran utilizar programas de redacción de documentos PDF para procesar la información. Aunque dichos programas agilizan en gran medida el proceso de redacción también pueden dar lugar a problemas si los profesionales no saben cómo utilizarlos correctamente.

¿Cómo pueden los profesionales de una empresa redactar documentos PDF de la manera más eficiente posible?

Gracias a los recientes avances tecnológicos en materia de inteligencia artificial y capacidades de aprendizaje automático ahora existen programas de redacción automática de documentos PDF que pueden redactar un documento desde cualquier fuente en cuestión de segundos. Al contrario de la colocación de recuadros negros sobre el texto y las imágenes de los documentos PDF, estos programas garantizan que la redacción de la información sea completa e irreversible. De este modo los fallos de redacción pueden reducirse en gran medida ya que, al copiar y pegar la información redactada mediante estos programas, los usuarios no tendrán acceso a la misma. Además, la funcionalidad automática incluida en estos programas reduce los errores relacionados con la redacción.

La redacción de documentos PDF se ha convertido en parte primordial del mundo empresarial debido a la prevalencia de la comunicación en línea en las últimas décadas. A diferencia de los documentos manuales que tenían que ser inspeccionados físicamente en lo que respecta a la redacción, hoy en día cualquier persona con un ordenador puede acceder a una información que ha sido mal redactada. Por lo tanto, es imperativo que los profesionales de las empresas se aseguren de utilizar métodos eficientes para redactar información, evitando así las dificultades legales y humillación pública que acarrea una redacción incorrecta de documentos PDF.