La redacción, el acceso a los registros públicos y la seguridad de los datos en Oregón

La Ley de Registros Públicos de Oregón es un compendio de normativas aprobadas con el fin de proporcionar a los ciudadanos del estado el acceso a los registros públicos de su Gobierno estatal e instituciones públicas. Aunque la ley se aprobó en 1973, sus enmiendas de los últimos veinte años han introducido ligeras modificaciones en las categorías de registros públicos que están exentos de divulgación, entre otros aspectos. La Ley de Registros Públicos de Oregón establece los fundamentos legales por los que los ciudadanos del estado pueden acceder, inspeccionar y copiar los registros públicos de las instituciones públicas, así como las circunstancias por las que un organismo público puede denegar el acceso a sus registros.

¿Cómo la ley define a los organismos públicos?

La Ley de Registros Públicos de Oregón define a los organismos públicos como: “todos los funcionarios, agencias, departamentos, divisiones, oficinas, juntas y comisiones estatales; todos los órganos de gobierno de condados y ciudades, distritos escolares, distritos especiales, corporaciones municipales y cualquier junta, departamento, comisión, consejo o agencia de los mismos y cualquier otro organismo público de este estado”. Por otra parte, la ley define un registro público como: “cualquier escrito que contenga información relativa a la gestión de los asuntos públicos, incluidos, entre otros, los registros judiciales, las hipotecas y los registros de escrituras, preparados, poseídos, utilizados o conservados por un organismo público, independientemente de su forma o características físicas”.

¿Con qué requisitos deben cumplir los organismos públicos según la ley?

La Ley de Registros Públicos de Oregón obliga a los organismos públicos a cumplir con una serie de normas en lo que respecta al acceso de los residentes del estado a los registros públicos. Algunas de estas son:

• Los organismos públicos son responsables de desarrollar normas y reglamentos que los miembros del público pueden seguir cuando buscan inspeccionar o copiar los registros públicos de un organismo público en particular.
• Los organismos públicos tienen la obligación de acusar recibo de una solicitud de acceso a sus registros públicos en un plazo de cinco días hábiles.
• Los organismos públicos están obligados a redactar cualquier información confidencial o exenta de divulgación de sus registros antes de su divulgación al público. Además, los organismos públicos deben proporcionar una explicación por escrito en la que se detallen las razones por las que ha decidido suprimir información en dichos registros públicos.
• Los organismos públicos deben permitir que los solicitantes accedan, inspeccionen y copien los registros públicos durante el horario de trabajo habitual de dichos organismos.
• En los casos en que una estimación de la tasa a pagar para acceder a los registros públicos supere los 25 dólares, el organismo público que está trabajando con un solicitante es responsable de confirmar que dicho solicitante está dispuesto a pagar por cualquier tasa o cargo aplicable en relación con su solicitud.

¿Qué registros públicos están exentos de divulgación según la ley?

Prácticamente todas las leyes de acceso a los registros públicos o leyes de transparencia que se han promulgado a nivel estatal en EE.UU. describen ciertos registros públicos e información que están exentos de la divulgación a los miembros del público. Algunos de los registros públicos exentos de la divulgación en virtud de la Ley de Registros Públicos de Oregón incluyen, entre otros, los siguientes:

• registros sellados
• registros médicos y sanitarios
• registros de estudiantes
• secretos comerciales
• investigaciones penales
• información de seguridad
• información sobre donantes
• registros de biblioteca
• sitios arqueológicos
• registros disciplinarios del personal
• información sobre especies en peligro de extinción
• números de cuentas financieras y tarjetas de crédito
• números de la Seguridad Social

¿Cómo pueden los organismos públicos cumplir con la ley?

Una forma en que los organismos públicos del estado pueden cumplir con las disposiciones de la ley es mediante el uso de un software de redacción automática. Utilizando dicho programa, un custodio de registros que trabaje en nombre de un organismo público dentro del estado de Oregón puede ocultar eficazmente la información personal de identificación en documentos PDF, archivos de audio, secuencias de video, entre otros soportes de datos. Al hacerlo, el custodio de los registros en cuestión puede estar seguro de que cumple con la legislación pertinente sobre privacidad y protección de datos.

Con la promulgación de la Ley Federal de Libertad de Información (FOIA) en 1967 y las enmiendas que se le han hecho a la ley desde entonces, muchos ciudadanos estadounidenses han comenzado a interesarse más por los asuntos de sus funcionarios electos en todos los niveles del Gobierno. La Ley de Registros Públicos de Oregón permite a los residentes del estado actuar en función de este interés, en un esfuerzo por garantizar que las instituciones gubernamentales estatales y locales rindan cuentas de sus acciones y gastos, ya que la transparencia en estos asuntos es primordial.