Instrucción e introducción a la gestión y asignación de casos

Aunque no se considera una parte apasionante de la carrera policial, la gestión de casos puede ser una de las más cruciales. Unas prácticas adecuadas de gestión de casos pueden garantizar que la investigación de un agente de las fuerzas del orden se desarrolle sin problemas desde el principio hasta el final. Las prácticas inadecuadas de gestión de casos pueden ser devastadoras para un caso y, en el peor de los casos, pueden dar lugar a que un delincuente se salga con la suya o a que se adopten medidas disciplinarias contra el agente investigador. Los sistemas de gestión de casos varían de un organismo a otro, pero independientemente de dónde o para quién trabaje un agente de las fuerzas de seguridad, dominar los sistemas adecuados de gestión de casos es primordial.

Aquí examinaremos algunas de las mejores prácticas tanto para el personal supervisor de las fuerzas de seguridad a la hora de asignar y revisar los casos como para los investigadores de primera línea que utilizarán el sistema de gestión de casos de su departamento u organismo.

Antes de asignar el caso: Funciones de supervisión

Supervisar a los funcionarios encargados de hacer cumplir la ley no es tarea fácil. Los funcionarios encargados de hacer cumplir la ley pueden ser testarudos y asertivos por naturaleza, y es posible que a los funcionarios experimentados no les guste que otros funcionarios juzguen o critiquen su trabajo. Supervisar a agentes de las fuerzas de seguridad en un entorno de investigación no es diferente. Un buen supervisor de investigadores tendrá que lidiar con las diferentes personalidades, estilos de trabajo y competencias de sus subordinados. Antes de asignar un caso, un investigador supervisor debe tener en cuenta la carga de trabajo actual de su personal. ¿Hay investigadores con exceso de trabajo o de tareas? ¿Hay investigadores con problemas personales que no se hayan abordado? ¿Están todos los investigadores subordinados plenamente formados y dominan la gestión de pruebas, incluidas las mejores prácticas en el manejo de pruebas electrónicas?

Son preguntas que deben responderse antes de asignar los casos. Al distribuir uniformemente el trabajo de los casos, un supervisor puede aumentar las probabilidades de dirigir un equipo productivo. Además, conocer los puntos fuertes de cada investigador antes de asignarle un caso permite obtener los mejores resultados.

Gestión de casos

Los métodos de gestión de casos han cambiado a lo largo de los años. Los investigadores solían depender exclusivamente de expedientes en papel que contenían todos los documentos, fotografías y otros elementos diversos relacionados con una investigación. Hoy en día, casi todos los investigadores utilizan un sistema de gestión de casos que es una combinación híbrida del antiguo archivo de casos en papel y un sistema informatizado más reciente. Además de las ventajas de poder guardar todos los documentos en el disco duro de un ordenador o en un servidor en caso de que se necesite una copia de seguridad de un documento, este nuevo sistema híbrido tiene enormes beneficios cuando se trata de pruebas. Disponer de un sistema digital de gestión de pruebas significa que los documentos de la cadena de custodia pueden volver a crearse en caso necesario. También significa que la ubicación física de cualquier prueba incautada se puede encontrar fácilmente utilizando el software de gestión de pruebas contenido en el sistema de gestión de casos.

Los investigadores deben dominar el sistema de gestión de casos elegido por su departamento u organismo hasta el punto de sentirse cómodos describiendo sus entresijos ante un tribunal. Un buen investigador debe estar preparado para testificar sobre cómo funcionan sus sistemas de gestión de casos y de gestión de pruebas si se le pide que lo haga.

Cuando surgen problemas

¿Qué ocurre cuando sucede lo impensable? Todos los investigadores piensan que no les puede pasar, pero incluso los buenos investigadores cometen errores. De vez en cuando se pierden expedientes y pruebas. Los informes y otros documentos pueden tener que ser corregidos o redactados de nuevo. Siempre que el funcionario encargado de hacer cumplir la ley pueda explicar el error y éste no se haya cometido con mala intención, no debería haber nada de qué preocuparse. En la actualidad, casi todos los sistemas de gestión de casos ofrecen a sus usuarios la posibilidad de cargar documentos, imágenes y archivos de vídeo o audio en la infraestructura de almacenamiento digital externa del sistema. Es muy recomendable que el investigador dedique uno o dos días a cargar TODOS sus expedientes en el sistema de gestión de casos para poder recuperarlos y reproducirlos en formato digital en caso necesario. Esto da al investigador la opción de “reconstruir” un expediente en papel si surge la necesidad.

Si se pierden pruebas físicas o digitales, ya sea durante el ciclo de vida del caso o una vez concluido éste, pueden tomarse medidas para minimizar los daños. En primer lugar, el funcionario encargado de hacer cumplir la ley debe notificar el problema a su supervisor. En segundo lugar, el agente investigador debe hacer inventario y evaluar los posibles daños que su error pueda tener en su caso. Si el agente cree que no surgirán problemas para el caso, el asunto puede tratarse internamente de acuerdo con la política del departamento o de la agencia. Si es probable que el caso se vea perjudicado, se recomienda que el agente investigador se ponga en contacto inmediatamente con su fiscal y le informe del asunto. Hay muy pocos problemas que no puedan superarse cuando se siguen prácticas y políticas adecuadas de gestión de casos.

Conclusiones

Puede que la gestión de casos en el ámbito de la aplicación de la ley no sea el tema más estimulante que tratar cuando se debaten cuestiones relacionadas con la aplicación de la ley, pero no por ello deja de ser esencial. Todos los funcionarios encargados de hacer cumplir la ley, pero especialmente los que trabajan en investigación, deben estar formados y dominar el sistema de gestión de casos y el sistema de gestión de pruebas de su departamento o agencia para poder realizar su trabajo con eficacia. Los funcionarios encargados de hacer cumplir la ley que supervisan a los investigadores deben encontrar la manera de gestionar eficazmente a los empleados teniendo en cuenta sus obligaciones como funcionarios encargados de hacer cumplir la ley, y también la necesidad de conciliar la vida laboral y familiar.

La mayoría de los sistemas de gestión de casos permiten al investigador hacer copias de seguridad de la mayor parte de su expediente, si no de todo. Nunca se insistirá lo suficiente en que todos los investigadores deberían aprovechar la oportunidad de hacerlo. Por último, si surgen problemas, es imperativo que el funcionario encargado de hacer cumplir la ley lo notifique a su supervisor y posiblemente al fiscal, y redacte un informe detallado sobre cuál es el problema. Si un investigador se toma el tiempo necesario para conocer y seguir los procedimientos adecuados en relación con el sistema de gestión de casos de su departamento u organismo, hay muy pocos problemas que no puedan superarse al final.