Evidencia digital para las fuerzas del orden. Código abierto y política de acceso
A medida que la industria de los datos y el software para de las fuerzas del orden continúa evolucionando, hay algunas viejas prácticas de ciertos proveedores que sabotean el cumplimiento de obligaciones gubernamentales como la transparencia, el acceso a los registros públicos y las presentaciones judiciales y muchos otros aspectos de la gestión y el manejo de pruebas y registros. No hay razón para continuar con estas prácticas que perjudican a las fuerzas del orden. Hoy vamos a referirnos a lo que las fuerzas del orden deben hacer para dar respuesta a estos problemas, por el bien de las pruebas y los procedimientos judiciales.
Los proveedores no son dueños de los datos
Oímos estas historias con tanta frecuencia que la cuestión ha inspirado este artículo. Es terriblemente descorazonador escuchar todas las versiones de la historia, pero para resumir plantearemos una pregunta. Cuando se tiene un video de una agresión, ¿son su agencia, su proveedor de software de gestión de video o los contribuyentes los propietarios de esos datos de video? La respuesta es los contribuyentes. Su agencia es el “fideicomisario” o custodio de esos datos y los contribuyentes le autorizan a recoger, manejar, almacenar y gestionar esos datos en su nombre. El proveedor de software proporciona herramientas para gestionar esos datos, que deben cumplir con las leyes aplicables y responder a las necesidades de su agencia. Los contribuyentes son los dueños de esos datos y confían en la relación entre los proveedores y las agencias para garantizar que esos datos se manejen adecuadamente hasta su conclusión lógica.
Sin embargo, casi semanalmente se nos recuerda hasta qué punto este principio no funciona por parte de los proveedores. Las agencias se ponen en contacto con nosotros de forma rutinaria y están hartas, angustiadas y cuestionando a sus proveedores. Nos llaman después de recibir un mensaje de error al utilizar el software de su proveedor para recuperar video, audio o algún otro dato probatorio importante. Dicho mensaje indica que se ha alcanzado un “máximo” o un “límite” o que los archivos no están disponibles temporalmente. Posteriormente llaman al representante del proveedor y más o menos un día después reciben un correo electrónico diciendo que han llegado al límite de su ancho de banda con el proveedor y que no pueden acceder a más archivos.
A veces la agencia afirma que tiene derecho a acceder a los datos (lo cual es correcto), pero la respuesta del proveedor es: “en realidad, son nuestros datos”. Usted no debería estar de acuerdo con esto, como no lo estamos nosotros. Este es uno de los mayores delitos que se están cometiendo ahora mismo en materia de datos y no se está abordando porque hay demasiadas violaciones de datos en el extremo de los consumidores como para seguir el ritmo de los problemas que se generan en la industria. Esto es un síntoma de que estamos en la era del “Salvaje Oeste” de los datos, cuando la innovación tiende a ser más fuerte, pero la regulación se queda atrás. No creemos que la regulación sea la respuesta para todo, pero ciertamente es necesario un lenguaje específico que aborde algunos escollos que amenazan a las agencias que intentan gestionar los datos en un mundo que produce herramientas y soluciones a un ritmo vertiginoso.
Todas las soluciones de los proveedores deben proporcionar acceso abierto
Esta es la solución del problema que venimos discutiendo, pero como no se puede estar seguro de que las leyes se cumplan, queda bajo la jurisdicción de la agencia o quizás de una política de acuerdos entre agencias locales. Una nota al margen de todo esto, recuerde que la unión hace la fuerza. Incluso si hay 23 agencias en su área inmediata y todas utilizan diferentes soluciones, unirse con una política que diga que todas las soluciones proporcionarán acceso ilimitado a todos los datos almacenados o gestionados sin costes adicionales significa que usted, como agencia, dicta la relación establecida entre usted, el custodio, los datos que gestiona en nombre de los contribuyentes y lo que los proveedores deben proporcionar por el interés público.
No hay alternativa. Los costos tienen que ser predecibles. Los contratos que ofrecen definiciones vagas y costes manipulados que se hinchan cual globos en la práctica no son un acuerdo que una agencia debería sentirse obligada a cumplir ni es apropiado que un proveedor los ofrezca. Sin embargo, sabemos que muchos proveedores lo hacen. Recuerde que estamos hablando de los datos de los contribuyentes y que ellos cuentan con que nosotros haremos lo correcto. Por supuesto que las empresas deben ganar dinero, los proveedores no son organizaciones benéficas. Pero no tienen por qué estafar a las agencias para obtener beneficios.
El acceso abierto debería ser automático.
Todas las soluciones de los proveedores deben ofrecer tipos de archivos de código abierto
Todavía hay dos escuelas de pensamiento que compiten en esto y algunas agencias policiales están en contra, simplemente porque han estado haciendo negocios a la manera antigua durante mucho tiempo. Un problema de muchos proveedores es que obligan al cliente que usa sus dispositivos a depender de formatos de archivo propietarios. Se trata de formatos de archivo que se crean mediante codificación y que son exclusivos de ese proveedor. Además, diseñan el archivo para que sólo se pueda acceder a él a través del reproductor específico que ellos proveen. Por lo general, estos archivos propietarios son capaces de producir contenidos de alta calidad (gran calidad de video, por ejemplo) con un tamaño de archivo inferior al de los formatos de código abierto como .MP4, .AVI, .MOV, etc. El problema está en el propio reproductor. Normalmente el reproductor tiene tanta información almacenada para poder manejar los archivos que ocupa un tercio de un disco duro externo tradicional. Si un organismo policial tiene mucho espacio de almacenamiento de datos y sólo necesita una instancia de este reproductor en su infraestructura, puede que esto no sea un gran problema. Sin embargo, usted está obligado a compartir la evidencia con la defensa, los fiscales, el personal de los tribunales, otras agencias e incluso otros tipos de organismos gubernamentales. Si usted está trabajando con archivos propietarios, va a tener que transferir ese reproductor a todos estos colaboradores y puede que estos no tengan espacio para instalar el reproductor o no exista la infraestructura que pueda integrarlo desde una perspectiva comunal. Además, no olvidemos que todos ellos pueden tener su manera de hacer negocios cuando se trata de revisar la evidencia y ahora los está obligando a hacerlo de otra forma. Esta no es una buena práctica, especialmente cuando se trata con la defensa.
En conclusión, el gran problema de estos archivos es que sólo pueden ser abiertos por el reproductor del proveedor o cualquier otro software que este desarrolle. Si el proveedor no ofrece una gama completa de herramientas (software de gestión, software de evidencias, herramientas de redacción y mejora, etc.) entonces usted tiene un acceso limitado al software o reproductor. Si un fiscal necesita redactar un video para presentarlo ante el tribunal, no puede hacerlo. Si un secretario judicial tiene que proporcionar un archivo para una solicitud de registros públicos, ahora no puede prepararlo. Si la defensa necesita un video, nadie puede trabajar sobre este archivo para eliminar la información que no es relevante para el caso en cuestión. Al utilizar formatos de archivo patentados se está dejando maniatado a todo el sistema de justicia penal. Imagine que le dice a un juez que no puede reproducir un archivo porque el reproductor no está disponible. ¿Cree que seguirán con el caso o lo desestimarán?
Los formatos de archivo de código abierto son los más comunes en los productos de consumo. Antes hemos mencionado algunos tipos de archivos de video, pero también se aplica a las fotografías (.jpg), el audio (.mp3, .wav) y los documentos (.pdf, .doc). El almacenamiento de muchos de estos archivos es relativamente sencillo y no causa muchos problemas. Algunos archivos de video pueden ser muy grandes y causar problemas al transferirlos, pero se puede utilizar un software para minimizar ese problema. Dicho software puede hacer que la transferencia de archivos grandes sea más eficiente, sin alterar el archivo y respetando los límites del ancho de banda de su red en la mayoría de las situaciones. Ahora, los problemas con el ancho de banda de la red de su organismo (la velocidad de su red) son otra cosa. Si su organismo experimenta habitualmente congelaciones o ralentizaciones del ancho de banda durante las transferencias de archivos, tiene que decirle a su personal de informática para que aumenten la velocidad de la red. Ningún proveedor puede resolver ese problema, a menos que sea él quien instale el hardware de la red y eso ya es otro tema.
Una vez más, tener una política de acuerdos entre las agencias locales es una forma efectiva de obligar a los proveedores a hacer lo correcto. Si un proveedor quiere hacer negocios dentro de su jurisdicción, no proporcionará formatos de archivo propietarios, sino que brindará formatos de archivo de código abierto. De este modo, cuando se evalúa a los posibles proveedores, se puede hacer la pregunta por adelantado y si no pueden dar una respuesta clara, probablemente sea mejor buscar en otra parte. El aceptar formatos de archivo patentados, si bien pueden traer algún que otro beneficio para su agencia, estará al mismo tiempo garantizando seguros dolores de cabeza para todos los otros con los que tiene que compartir archivos. Sin mencionar que esta decisión puede tener grandes implicaciones en su capacidad de almacenamiento general.
Asimismo, desde una perspectiva comercial, los archivos propietarios no son más que una forma de proteccionismo de los proveedores. Al encasillarle en un tipo de archivo único que nadie más maneja, consiguen que usted les ofrezca una retroalimentación. Eso significa que obtienen datos sobre lo que deben desarrollar a continuación, mientras lo mantienen a usted atrapado en su programa a medio construir que en realidad no soluciona nada. En casi todos los demás sectores este tipo de táctica está prohibida y, sin embargo, algunos proveedores de tecnología la siguen utilizando.
Conclusión
Este tema no ha terminado de debatirse, pero ya era hora de que dijéramos algo al respecto. Las agencias tienen que entender que los proveedores no siempre tienen en cuenta sus intereses y que el discurso vago y los tipos de archivo de los que nunca usted ha oído hablar son los dos métodos principales que utilizan para intentar encasillar a los clientes en sus soluciones.
Usted necesita tener acceso ilimitado a los datos que custodia y necesita dichos datos en formatos de archivo de código abierto, ya sean evidencia digital o contenido gestionado, para que sean fáciles de gestionar, mejorar, producir de cualquier otra forma o compartir con todos los colaboradores durante las distintas etapas del proceso de justicia penal. No deje que los proveedores le digan lo contrario. Usted tiene que responder ante los contribuyentes, no ante los proveedores.
