El impacto de la redacción en nuestra vida cotidiana

Redacción: ¿qué es?

El concepto de redacción ha sido un tema muy popular últimamente, pero ¿qué es? La redacción es la eliminación de parte del contenido de un documento, normalmente sustituyéndolo por rectángulos negros para indicar que se ha eliminado. Para proteger la identidad, la privacidad, las investigaciones o incluso la seguridad nacional, hay información que legalmente no puede divulgarse.

Las empresas y los organismos públicos están sujetos a la legislación sobre privacidad, que establece normas específicas sobre la divulgación de información de identificación personal. Por lo general, los datos personales, como las fechas de nacimiento y los números de la seguridad social, se eliminan de los documentos legales públicos. La redacción puede ayudar a garantizar la privacidad. Otra información sensible que puede redactarse son los datos médicos o sanitarios o los secretos comerciales. En general, la redacción es una forma de eliminar datos de los documentos antes de su publicación. Se hace para proteger datos sensibles.

La redacción en las noticias

Si su trabajo no implica la gestión de redacciones, es posible que le resulte algo desconocido. Puede ser desconcertante que los canales de noticias hayan tenido todos alguna forma de redacción o documentos redactados para el tema. La redacción comenzó a aparecer en las noticias durante la investigación de Mueller. En 2019, las noticias sobre redacción se debieron a que no se redactó correctamente. No gestionar las redacciones de manera conforme puede acabar en demandas y sanciones. Cuando el abogado de Paul Manafort presentó ante el tribunal un documento indebidamente redactado, se convirtió en algo sensacional. En este caso, los documentos daban a conocer públicamente una lista de contactos de Manafort.

Facebook había presentado documentos indebidamente redactados al litigar un caso en 2018. En agosto del mismo año, la Oficina de Correos de Estados Unidos recibió una solicitud de la Ley de Libertad de Información. En respuesta, el USPS no hizo ninguna redacción en un documento que se libera. La información contenida en los documentos incluía el expediente personal civil completo de la congresista Abigail Spanberger. Spanberger había sido funcionaria de la CIA en un momento de su carrera. El archivo sin editar también revelaba el contenido de la solicitud de autorización de seguridad SF-86 de la congresista.

No redactar la información de identificación personal antes de su publicación puede tener consecuencias legales. Por lo general, cuando los datos están desprotegidos, han sido violados o pirateados, la redacción se convierte en parte de la noticia. La mayoría de las empresas redactan la información personal antes de guardarla en su base de datos. Esto ayuda a limitar la información divulgada en caso de violación del sistema.

¿Funciona la redacción?

Puede parecer que la redacción consiste únicamente en tachar los datos introducidos previamente. Tal vez parezca como si alguien hubiera cogido un rotulador Sharpie y hubiera tachado detalles concretos. De hecho, eso no es suficiente para mantener la privacidad de los datos, ¿verdad? Tal vez. Sí, y no. La redacción es mucho más que ocultar datos. Esa es una de las razones por las que la redacción puede salir mal. Es un error pensar que al añadir un recuadro negro se ocultarán los datos. Si cubres el texto con un recuadro negro en Word, no has gestionado correctamente la redacción. Esto queda más claro cuando un simple copiar y pegar revela el texto oculto. Dar información personal identificable u otros detalles sobre un cliente u otro individuo es motivo de demanda. Si no se redacta correctamente, es como si no se hubiera redactado nada.

Sí, los documentos que han sido debidamente redactados mantienen los detalles en secreto. Imagínese toda la información que tenemos hoy sobre los ovnis. Desde el incidente de Roswell en 1947, los estadounidenses luchan por conocer la verdad. Las solicitudes de información a través de la Ley de Libertad de Información dan escasos resultados. Durante 73 años, millones de estadounidenses que clamaban por la verdad y respuestas se han visto frenados en seco con la redacción. Todos esos documentos resultantes publicados a través de solicitudes FOIA están cubiertos con “cajas negras”.

Imagínese todos esos secretos de Estado o información de interés para la seguridad nacional que se dejan fuera para que cualquiera pueda leerlos. Por eso es tan difícil reconstruir los detalles y conocer esos secretos de Estado. A finales de los años 40 y principios de los 50, la redacción se convirtió en la norma en los tribunales. A medida que el gobierno federal se esforzaba por condenar a los mafiosos, se garantizaba el anonimato de los testigos. Aunque algunos fueron descubiertos a través de detalles reconstruidos, muchos de los que testificaron nunca fueron revelados. Algunos tribunales fueron más allá con el proceso de redacción y, al grabar los testimonios, alteraron el tono de voz para ocultar las identidades. Este fue el momento de la historia en que la redacción se convirtió en parte integrante de la forma en que el sistema jurídico maneja los documentos judiciales.

Redacción jurídica

Fue en esta época de la historia cuando la redacción se convirtió en la norma en los tribunales. La redacción jurídica es sólo uno de los ámbitos en los que se utiliza. Ahora es un requisito en los tribunales. En la mayoría de los ámbitos, la ley exige a los abogados que garanticen que se redacten los datos personales de los clientes. De acuerdo con las Reglas Federales de Procedimiento Civil, los abogados y las agencias legales están obligados a editar toda la información de identificación personal en sus presentaciones judiciales. Un segmento de estos procedimientos enumera la Regla 5.2(a). Esta regla se titula “Redacted Filings”. Establece ciertas condiciones que deben seguirse para la información específica utilizada en los expedientes judiciales. A efectos de identificación, pero satisfaciendo la necesidad de proporcionar privacidad, sólo pueden utilizarse los cuatro últimos dígitos de un número de la Seguridad Social o de identificación fiscal. Al incluir información de cuentas financieras para identificación y registros judiciales, sólo se dan los cuatro últimos dígitos de los números de cuenta. Los datos personales, como la fecha de nacimiento, se limitan al año, y cuando un menor está implicado en un procedimiento judicial, sólo pueden utilizarse sus iniciales.

Como hemos visto recientemente en las noticias, un abogado o su personal jurídico pueden no redactar la información correctamente. Puede haber errores. Cuando esto ocurre, puede perjudicar la relación abogado-cliente. Los fallos pueden revelar información embarazosa o secretos comerciales. Los resultados suelen resolverse mediante una demanda de responsabilidad civil y medidas disciplinarias contra el abogado.

Tecnología y redacción

Las agencias jurídicas invierten en herramientas de redacción, tiempo e incluso una capa adicional de ojos, pero incluso con estos pasos añadidos, pueden producirse errores. Según Jan L. Jacobowitz, directora del Programa de Ética y Responsabilidad Profesional de la Facultad de Derecho de la Universidad de Miami, se necesitan políticas y buenas prácticas para evitar errores. “El uso indebido de la tecnología para redactar un documento es un ejemplo que puede recibir menos atención en las listas de mejores prácticas tecnológicas. Sin embargo, esta tarea aparentemente mundana se convierte en monumental si un abogado produce un documento en el que la información confidencial o privilegiada parece estar redactada pero en realidad está resaltada”.

Hoy en día, nunca ha sido tan esencial redactar la información correctamente. Dave Deppe, presidente de UnitedLex, empresa de externalización de servicios jurídicos, “El impacto y las consecuencias son mucho mayores”. Los errores cometidos al redactar pueden, en efecto, acarrear graves consecuencias. En el ámbito jurídico, puede llevar a la renuncia al privilegio abogado-cliente. Para los abogados y sus agencias que cometen un error, puede dar lugar a una demanda por negligencia profesional. Los errores de redacción pueden causar pérdidas a las empresas que revelan accidentalmente sus secretos comerciales. Puede provocar el abuso de la información y el robo de identidad de las personas cuya información personal identificable se haga pública. Incluso las empresas que han sido pirateadas son responsables de todos los datos que se divulgan durante la violación. Su reputación y sus futuros márgenes de beneficios dependen de la seguridad de la información.

La tecnología puede ser una solución. Las herramientas de software de redacción pueden utilizar inteligencia artificial y algoritmos inteligentes para aumentar la precisión del proceso de redacción. La redacción humana deja abierta la posibilidad de cometer errores. CaseGuard crea una de las mejores herramientas de redacción del mercado actual. Es un ejemplo de cómo la redacción puede ser más precisa y completa a la vez que se ahorra tiempo y dinero. Cuando se evitan sanciones o demandas civiles porque una empresa protege sus datos con herramientas como CaseGuard, se ahorra dinero. Cuando una empresa elabora políticas de privacidad que incluyen herramientas técnicas como CaseGuard, disminuye el riesgo de una violación de datos. Una filtración puede causar vergüenza pública, arruinar una reputación y fomentar la pérdida de clientela.

CaseGuard incorpora el aprendizaje automático en su software de redacción, lo que permite que la aplicación mejore con el tiempo. Con cada uso será más rápida y precisa. La redacción no es la única función que ofrece CaseGuard. Como herramienta de oficina, CaseGuard puede ser sorprendentemente útil en muchas áreas. Puede crear informes, gestionar una cadena de custodia y ofrecer opciones de comunicación que pueden ampliar el alcance de los detalles empresariales. CaseGuard proporciona una redacción precisa, pero también incluye herramientas especiales como el seguimiento y la redacción automatizados.

Puede utilizarse como herramienta de traducción para comunicarse mejor con más clientes. Esta función también ayuda a las empresas a crecer a escala mundial. La información que se publica sobre la empresa puede traducirse y subtitularse fácilmente en la mayoría de los idiomas. CaseGuard ofrece un software de edición de vídeo, audio y documentos de primera línea. Puede hacer que la promoción de los intereses empresariales en las redes sociales sea pan comido. En general, CaseGuard ahorra dinero y tiempo y ofrece muchos servicios que ahorran costes, que en definitiva es como las empresas generan crecimiento.

Desafíos futuros

La redacción ha cambiado nuestra forma de procesar y controlar los datos. Ha tenido una larga historia desde su primer uso y la popularidad que adquirió en la década de 1950. La redacción ha influido en la vida de todos, incluso en la búsqueda de información sobre los orígenes de la humanidad. “La verdad está ahí fuera”. Para encontrarla, hay que ir más allá del contenido redactado.

La redacción y la privacidad de los datos plantean nuevos retos. La computación cuántica está a punto de hacer obsoletas las contraseñas. Los metadatos se rastrean, localizan y venden en bits por miles de millones. Desde el punto de vista jurídico, Estados Unidos tiene que estudiar detenidamente la creación de una política de privacidad global para todos. Mientras los estados empiezan a promulgar leyes individuales, la legislación federal llegará en breve. A medida que los métodos de procesamiento de datos se vuelvan más rápidos y accesibles, será necesaria una legislación a nivel nacional sobre los requisitos de redacción y la ciberseguridad. El futuro de la era de la información dependerá de una legislación que siga protegiendo los datos sensibles, la información personal y otros datos. Para las empresas de todos los tamaños, esto apunta a retos futuros. CaseGuard ofrece soluciones.