Documentación de la cadena de custodia

El procesamiento de datos cotidiano

Parte de la carga de trabajo de toda organización es el procesamiento de datos y el papeleo. No importa el tipo de negocio al que se dedique, el papeleo viene incluido. Aunque muchos profesionales disfrutan de su trabajo, a menudo ven con desagrado el manejo del papeleo que lo acompaña. Puede que a los forenses les encante trabajar en el laboratorio, pero rellenar informes es lo que menos disfrutan de su trabajo. Es natural que poner el bolígrafo sobre el papel y manejar tareas minuciosas que consumen tiempo esté al final de la lista de tareas pendientes de todos. Sin embargo, cómo se gestiona el papeleo, quién lo hace, qué cambios se hacen y cuándo son detalles valiosos. En entornos como el de la aplicación de la ley, estos detalles proporcionan pruebas de que la evidencia no ha sido manipulada. A continuación ofrecemos seis consejos que le ayudarán a aliviar la carga de tedioso papeleo y procesamiento de datos que puede conllevar su trabajo.

1. Establezca un buen sistema de organización: es esencial dedicar tiempo a revisar todos los archivos de la empresa desde su creación hasta su destrucción. Considere las formas en que se puede simplificar el papeleo.
2. Pase a lo digital: un sistema de archivo electrónico o digital ahorra papel y dinero, permite a todos los empleados acceder a los archivos cuando lo necesiten, mantiene a todos en la misma página y evita la vergüenza de extraviar archivos. Adobe Acrobat cuenta con una funcionalidad de firma segura. Aplicaciones como Docu-sign permiten recoger las firmas de varias personas.
3. Subcontrate cuando sea posible: subcontrate a un tercero puede agilizar los tiempos de entrega. Esta opción permite a sus empleados realizar otras tareas más importantes, pero tiene sus inconvenientes. Existe un mayor riesgo de que se produzca una violación de los datos con la transferencia de los mismos. Sopese sus opciones.
4. No deje que se acumule el papeleo: es muy tentador dejar el papeleo en un segundo plano mientras se centra en otras tareas más importantes. Si lo hace corre el riesgo de que se le acumule el papeleo. Esto le atrasará, le ocasionará estrés y aumentará el riesgo de extraviar documentos importantes.
5. Contrate empleados temporales: algunas empresas reciben cantidades específicas de papeleo por temporadas. Puede resultar beneficioso y ahorrar presupuesto el contratar a empleados temporales para que se encarguen de la carga extra estacional. Los trabajadores temporales pueden tramitar sin problemas y de forma eficiente el papeleo. No es necesario para completar este trabajo el mantener una plantilla con sueldos y beneficios durante todo el año.
6. Siga avanzando: no hay razón para dedicar mucho tiempo al papeleo. Manténgase centrado, busque soluciones eficientes y ahorre costos. Para mantenerse por delante de la competencia es vital seguir avanzando siempre.

Cadena de custodia

La cadena de custodia es importante en muchos ámbitos empresariales y legales. En el caso de una empresa de alimentos, la cadena de custodia registra la ruta de procesamiento de los mismos desde la granja hasta el envasado. Esto permite a la empresa y a otros organismos federales encontrar el origen de posibles contaminaciones y corregirlas con precisión. En contextos legales, la cadena de custodia es la documentación cronológica que demuestra la secuencia de custodia, control, transferencia, análisis, disposición de materiales y distribución de información relativa a las pruebas, tanto físicas como electrónicas.

El seguimiento de la cadena de custodia de un artículo, resultado, prueba, producto o papeleo, se aplica a muchas áreas diferentes en los negocios, deportes, tribunales, aplicación de la ley y gestión de productos. La cadena de custodia se aplica a los controles antidopaje de los deportistas, a las pruebas para casos judiciales, a la producción de bienes, a la gestión de productos, al almacenamiento y a la entrega, así como a las alteraciones realizadas en documentos, imágenes y archivos de video.

La cadena de custodia también se conoce como procedencia. Este uso del término se refiere generalmente a los campos de la historia, la historia del arte o los documentos históricos. En este entorno la cadena de custodia sirve para determinar la autenticidad y demostrar una cronología de la propiedad, ubicación o custodia de un objeto.

Metadatos

Los metadatos son datos sobre datos. Entre los distintos tipos de metadatos se encuentran los descriptivos, los estructurales, los administrativos, los de referencia y los metadatos estadísticos. Todos los metadatos son descripciones sobre un archivo, como la fecha de creación, el tipo de archivo, la hora de creación, la última actualización, los usuarios que han leído o realizado cambios, el lugar de creación, etc. Un archivo de imagen puede incluir el tipo de cámara y los ajustes utilizados, cualquier edición realizada, quién la llevó a cabo y en qué dispositivo. En otras palabras, los metadatos pueden ser un recurso útil a la hora de confirmar la información de la cadena de custodia.

Mantenga el control de los datos

Uno de los activos más valiosos de una empresa son los datos. Estos datos pueden incluir detalles sobre transacciones financieras, información personal de los clientes y detalles de los socios. Si una empresa utiliza los datos de forma eficaz, puede tener un impacto positivo en todos los ámbitos. Cumplir la legislación y mantener la confianza de los clientes proporcionando seguridad a sus datos personales ayuda a mantener una relación cliente-empresa basada en la confianza y el respeto. Mantener el control de los datos tiene un impacto positivo en la reputación de su empresa. Al proteger los datos como un activo se muestra a los clientes y socios que son esenciales para el éxito de la empresa que usted representa. En última instancia, la confianza ganada por salvaguardar la privacidad, finanzas y vida de los clientes le asegurará un futuro próspero a su negocio.

Proporcione una documentación clara

La documentación de la cadena de custodia debe ser clara y precisa. La documentación se define como: “dar información escrita que es prueba o apoyo de algo que se ha hecho u observado”. Es el relato escrito de las observaciones hechas durante un proceso o un periodo determinado y que demuestra que se han realizado acciones específicas.

Es una frase común: “Si no se documentó, no se hizo”. Por eso la documentación es obligatoria en el entorno sanitario. Las enfermeras y los médicos deben documentar todas las acciones realizadas. La historia clínica es la prueba de toda la atención prestada. Legalmente, si no se registra, no se hizo. Si se registra de forma incorrecta, es que ha ocurrido de forma incorrecta. Si un incidente médico se plasma incorrectamente o se obvia en la historia clínica, esto puede ser motivo de una demanda por negligencia médica y no habría pruebas para demostrar lo contrario. Este es un ejemplo de por qué la documentación debe ser clara, precisa y exacta, independientemente del tipo de negocio. La documentación es una representación exacta de usted y la reputación de su empresa puede depender de ella.

Una documentación clara y precisa puede proteger a su empresa y sus activos en un tribunal. Si una empresa documenta regularmente sus acciones, esta documentación se considera un registro legal. Un historial bien documentado puede ayudar a proteger a una empresa. Para sacar el máximo partido a los documentos de la empresa, estos deben estar bien redactados e impresos de forma legible. Si la documentación está mal escrita, esto puede indicar que el redactor estaba distraído o era descuidado o ineficaz en su trabajo. Esto puede ir en contra de la empresa en una determinación legal. Es esencial establecer normas específicas para la documentación y utilizar formularios siempre que sea posible.

Evidencia legal

El proceso más importante de la documentación de pruebas es la cadena de custodia. Esta es la documentación de la continuidad de la posesión o custodia de las pruebas y demuestra su movimiento y ubicación desde el punto de descubrimiento y recuperación, pasando por el traslado al laboratorio para su examen y hasta el momento en que se permite su admisión en el tribunal. La cadena de custodia sirve para asegurar al tribunal de justicia que las pruebas presentadas en el juicio son auténticas. El tribunal, el juez y el jurado necesitan tener la seguridad de que en todo momento las pruebas estuvieron bajo la custodia de una persona designada y autorizada a manejarlas.

Puede ser un proceso largo. A medida que las pruebas se procesan y se envían del laboratorio al detective y al fiscal y así sucesivamente, un rastro de papeleo que recoja cada paso en el camino debe acompañarlas. Se deben incluir detalles de cualquier mensajero utilizado para enviar los artículos o paquetes entre individuos u oficinas. La cadena de custodia es indispensable para la aplicación de la ley y también protege contra acusaciones de manipulación de evidencia.

Automatización inteligente

Con tanto papeleo y documentación en la cadena de custodia de evidencia, las historias clínicas o cualquier otra documentación empresarial, ¿cómo se puede agilizar esto? Siempre que una empresa pueda agilizar sus procesos de oficina, ahorrando tiempo y dinero, experimentará un crecimiento. El objetivo de toda empresa es crecer y prosperar. ¿Cuál es la mejor manera de simplificar y modernizar este proceso?

La solución para facilitar el crecimiento y garantizar la precisión de la cadena de custodia es utilizar un software como CaseGuard. CaseGuard cuenta con funcionalidades incorporadas para generar un informe de cadena de custodia que ayuda a las fuerzas del orden, al Gobierno y a las empresas a crear documentos legales que demuestren los cambios en la documentación y la anotación de la custodia de evidencia y otros trámites.

Gran parte de las pruebas presentadas en los tribunales hoy en día son digitales. Sin embargo, las pruebas digitales pueden alterarse fácilmente. Pueden ser manipuladas por el individuo o la empresa a la que se juzga o pueden ser modificadas accidentalmente o incluso borradas por las fuerzas del orden u otros responsables de la acusación. Cuando se trata de pruebas digitales, CaseGuard registra automáticamente todo el trabajo realizado e incluye lo siguiente:

• todos los nombres de archivos
• tareas realizadas
• registros relativos al cuándo, dónde, quién y cómo de la modificación de archivos
• metadatos

Los reportes de la cadena de custodia pueden ser creados a medida que se recolectan las pruebas en la escena del crimen y CaseGuard puede rastrear y seguir la evidencia en cada etapa de procesamiento. CaseGuard genera informes que muestran cada paso de la evidencia hasta que llega al tribunal. No habrá lugar a dudas sobre manipulación de datos. Cuando se trata de agilizar el proceso de anotación, papeleo y demostración de acciones dentro de su empresa, CaseGuard es la solución. CaseGuard se encarga de su proceso de documentación para que usted pueda experimentar un verdadero crecimiento y liderazgo, a la vez que ahorra tiempo y dinero.