Cómo utilizar y cumplir mejor la ley FOIL de Nueva York

La Ley de Libertad de Información de Nueva York (FOIL, por sus siglas en inglés), promulgada en 1974, es una piedra angular de la transparencia y la responsabilidad del gobierno en el estado. Codificada en el artículo 6 (secciones 84-90) de la Ley de Funcionarios Públicos del Estado de Nueva York, la FOIL otorga al público el derecho a acceder a una amplia gama de registros gubernamentales. Esta legislación permite a los ciudadanos, periodistas, investigadores y activistas escudriñar las operaciones gubernamentales y los procesos de toma de decisiones, promoviendo la honestidad en la legislatura al tiempo que faculta al pueblo para mantener a su gobierno bajo control.

Contexto histórico y finalidad

FOIL se creó a raíz del escándalo Watergate, cuando aumentó la demanda de rendición de cuentas por parte del gobierno. Refleja un principio fundamental de la gobernanza democrática: que la información pública es esencial para el buen funcionamiento de una sociedad libre. Al permitir el acceso del público a los registros de la administración, la FOIL pretende arrojar luz sobre los procesos gubernamentales, reducir las posibilidades de corrupción y aumentar la confianza del público en las instituciones.

Definición de registros

La FOIL define ampliamente el término “registros” para abarcar prácticamente toda la información producida, conservada o archivada por los organismos públicos. Esto incluye, pero no se limita a:

1. 1. Documentos escritos, como informes y cartas
2. Comunicaciones electrónicas, incluidos correos electrónicos y mensajes instantáneos
3. Material audiovisual, como fotografías y vídeos
4. Mapas, dibujos y planos
5. Bases de datos y hojas de cálculo 6. Grabaciones de audio y vídeo Bases de datos y hojas de cálculo
6. Grabaciones de audio

Esto garantiza un acceso completo a la información sobre las operaciones gubernamentales, desde las decisiones políticas hasta las transacciones financieras. Cabe señalar que la FOIL se aplica a una amplia gama de entidades gubernamentales, incluidos los organismos estatales, las autoridades públicas y los organismos de la administración local, como los ayuntamientos y los consejos escolares.

Exenciones y limitaciones

Aunque la FOIL promueve la transparencia, también reconoce la necesidad de proteger cierta información sensible. Existen exenciones para salvaguardar la intimidad personal, mantener la seguridad pública y proteger la integridad de las funciones gubernamentales. Entre las principales exenciones figuran las siguientes

• Protección de la intimidad personal: La información que expondría la intimidad personal si se divulgara está exenta de la ley. Puede tratarse de historiales médicos, información de contacto personal o historiales laborales.
• Registros policiales: Se protege la información que, de divulgarse, podría interferir con investigaciones policiales o procedimientos judiciales.
• Comunicaciones privilegiadas entre abogado y cliente: El asesoramiento jurídico y las comunicaciones entre organismos públicos y sus abogados están exentos.

Es importante tener en cuenta que incluso cuando un documento contiene información sensible, una versión redactada puede estar disponible previa solicitud. La redacción implica censurar información privada o personal en vídeos, audio, imágenes o documentos para que pueda hacerse pública sin poner en peligro información crítica o información personal.

Con la enorme carga de trabajo que conlleva la redacción, y siendo una parte necesaria de la ley FOIL, las agencias están gastando grandes cantidades de tiempo y dinero tratando de mantenerse al día. En algunos casos, esto podría incluso llevar a la contratación de nuevos empleados con el único propósito de redactar información sensible. Por ello, es muy importante contar con un software de redacción que automatice el proceso y lo facilite al máximo.

Con el fin de proteger a los agentes con mayor eficacia y promover la transparencia, el estado está imponiendo el uso de cámaras corporales en sus agentes, lo que significa que hay un montón de IIP que podrían comprometer la privacidad. Si se solicitara alguna de estas grabaciones, habría que censurarlas adecuadamente para que las víctimas o los testigos no tengan que preocuparse de que se revele su identidad. Aquí es donde se necesita un software de censura fiable, con capacidad para detectar rostros y otra información identificativa automáticamente con IA. Con herramientas como esta, el cumplimiento de la FOIL puede lograrse de forma rápida y sencilla, al tiempo que se permite a los organismos asignar fondos a partes más serias del trabajo.

Presentar una solicitud FOIL

Para iniciar una solicitud FOIL, debe identificar el organismo apropiado que probablemente posea los registros deseados. Este paso es crucial, ya que dirigir las solicitudes al organismo correcto facilita mucho el proceso. La solicitud debe presentarse por escrito, explicando lo más claramente posible qué registros desea conservar. La inclusión de fechas, nombres y tipos concretos de documentos puede ayudar a los organismos a localizar la información solicitada con mayor eficacia.

Muchas agencias aceptan solicitudes a través de múltiples canales:

1. 1. Correo tradicional
2. Correo electrónico
3. Fax
4. Portales de presentación en línea

Algunos organismos cuentan con funcionarios o unidades especializados en FOIL para gestionar las solicitudes, mientras que otros las tramitan a través de su oficina del asesor jurídico. Para obtener instrucciones específicas, consulte el sitio web del organismo o póngase en contacto directamente con él.

Una vez recibida la solicitud, los organismos deben acusar recibo de la misma en un plazo de cinco días laborables. A continuación, deben proporcionar los registros, denegar la solicitud con una explicación u ofrecer una fecha estimada para su tramitación. El plazo estándar para completar una solicitud es de 20 días laborables, aunque las solicitudes complejas pueden requerir más tiempo. Las agencias deben proporcionar una explicación por escrito si necesitan ampliar este plazo.

Costes asociados

Aunque la presentación de una solicitud FOIL es gratuita, pueden aplicarse tasas por la reproducción de documentos. La tarifa estándar para las copias en papel es de 0,25 dólares por página, mientras que pueden aplicarse tarifas adicionales para formatos electrónicos o soportes como CD o unidades USB. Los organismos pueden repercutir esos costes al solicitante en el caso de solicitudes que requieran más de dos horas de tiempo de los empleados.

Es importante señalar que las agencias deben proporcionar por adelantado una estimación de las tasas. Si la tasa estimada supera los 100 dólares, la agencia puede exigir el pago por adelantado antes de proceder con la solicitud. En los casos en que las tasas puedan suponer un obstáculo para acceder a los registros, los solicitantes pueden pedir una exención de tasas, que suele concederse cuando la información buscada es de interés público y no tiene fines comerciales o motivos personales.

Procedimiento de recurso

En caso de que se deniegue su solicitud, tiene derecho a apelar en un plazo de 30 días. El recurso debe incluir una explicación por escrito impugnando la denegación y copias de la solicitud original y de la carta de denegación. Es fundamental abordar las razones específicas de la denegación proporcionadas por el organismo y explicar por qué la información solicitada debe divulgarse en virtud de la FOIL.

Los organismos disponen de diez días hábiles para responder a los recursos. Durante este proceso, la agencia está obligada a llevar a cabo una revisión exhaustiva de la decisión inicial, en la que a menudo intervienen funcionarios de nivel superior o el asesor jurídico de la agencia. Si el recurso no prospera, los solicitantes pueden emprender acciones legales. Esto puede dar lugar a que el tribunal ordene la entrega de los expedientes y posiblemente el reembolso de las tasas que el solicitante haya tenido que pagar.

Impacto y utilización de FOIL

La FOIL ha demostrado ser una herramienta poderosa para descubrir información significativa e impulsar cambios políticos. Un ejemplo notable es la investigación de la Unión de Libertades Civiles de Nueva York sobre el programa de identificación y cacheo de la policía de Nueva York, que reveló disparidades raciales en su aplicación.

La investigación de la NYCLU sobre el programa de identificación y cacheo de la policía de Nueva York arrojó luz sobre las disparidades raciales y la cuestionable eficacia de esta política. Su análisis puso de manifiesto que los neoyorquinos negros y latinos eran objeto de una persecución desproporcionada, representando más del 85% de las identificaciones, mientras que en los cacheos rara vez se encontraban armas. De hecho, sólo se encontraron armas en el 2% de los casos, y la gran mayoría de los detenidos eran inocentes. A pesar de que la policía de Nueva York defiende el sistema de identificación y cacheo como una herramienta para reducir la delincuencia y recuperar armas, los datos cuentan una historia diferente: cientos de miles de identificaciones sólo condujeron a un pequeño número de recuperaciones de armas.

Esta investigación fue posible gracias a la FOIL, que exige a los organismos gubernamentales, incluida la policía, que pongan sus registros a disposición del público. La NYCLU obtuvo datos detallados sobre las detenciones y cacheo a través de solicitudes FOIL tras litigios previos. Sin la FOIL, estas pautas de parcialidad racial e ineficacia nunca habrían salido a la luz. La transparencia proporcionada por FOIL permitió a la NYCLU exigir responsabilidades al Departamento de Policía de Nueva York, alimentando el debate público y los desafíos legales para reformar el programa de identificación y cacheo y presionar por prácticas policiales más justas.

Retos y oportunidades de futuro

A medida que las operaciones gubernamentales se digitalizan cada vez más, FOIL se enfrenta a nuevos retos de gestión y recuperación de datos. El volumen y la complejidad de los registros electrónicos exigen sistemas sofisticados de almacenamiento, búsqueda y recuperación. Al mismo tiempo, este cambio digital presenta oportunidades para un acceso más eficiente y completo a los registros públicos.

Las tecnologías emergentes, como la inteligencia artificial y el aprendizaje automático, pueden agilizar el proceso de revisión y eliminación de información sensible en respuesta a las solicitudes FOIL. Estas tecnologías reducen los tiempos de procesamiento y mejoran la coherencia a la hora de completar las solicitudes FOIL.

Sin embargo, el equilibrio entre la transparencia y la protección de la intimidad es cada vez más complejo a medida que aumenta la recopilación de datos por parte de las administraciones públicas. Los organismos deben navegar por la delgada línea que separa el acceso público de la protección de la información sensible de carácter personal o relacionada con la seguridad.

La Ley de Libertad de Información de Nueva York garantiza la responsabilidad y la transparencia del gobierno. Permite a las personas interactuar más profundamente con su gobierno, fomentando una sociedad informada esencial para un gobierno que funcione. A medida que FOIL sigue evolucionando en la era digital, sigue siendo una herramienta crucial para mantener una gobernanza abierta y responsable en el Estado de Nueva York.

Al facilitar el acceso a los registros gubernamentales, FOIL ilumina el funcionamiento de las instituciones públicas y fomenta una ciudadanía más reflexiva y participativa. A medida que la tecnología y la sociedad sigan evolucionando, los principios en los que se basa la FOIL -apertura, responsabilidad y derecho del público a saber- seguirán siendo fundamentales para la salud del sistema democrático de Nueva York.