¿Cómo proteger a su agencia de las solicitudes masivas de video de la FOIA?

Las solicitudes al amparo de la Ley de Libertad de Información (FOIA) pueden suponer un reto para muchos organismos policiales. La FOIA garantiza la apertura y transparencia de los organismos gubernamentales, incluidos las fuerzas del orden y el sistema judicial. La comunidad tiene derecho de acceso a los registros abiertos a menos que se presenten pruebas ante los tribunales para una exención. Esta exención puede establecerse, por ejemplo, para garantizar la seguridad de los agentes encubiertos que participan en investigaciones en curso.

Muchos estados y jurisdicciones cuentan con un consejero de acceso público (PAC) cuyo trabajo consiste en revisar y aprobar las solicitudes de la FOIA y remitirlas al departamento correspondiente para su respuesta. Hay muchas razones por las que un consejero de acceso público pudiera retrasar o rechazar una solicitud de la FOIA. La presencia de material sensible relativo a una investigación en curso es un ejemplo. Pero una vez que el consejero de acceso público ha aprobado la divulgación de cualquier material, corresponde al departamento apropiado responder en consecuencia y de manera oportuna.

Requisitos legales

¿Por qué es necesario responder a las solicitudes de la FOIA? Las leyes que rigen la capacidad de los ciudadanos de inspeccionar sus organismos públicos permiten estas solicitudes. De hecho, la FOIA establece que la ciudadanía tiene derecho a revisar todos los registros de los organismos públicos. Estos registros deben ponerse a disposición de cualquier persona que, mediante procedimientos válidos, solicite dicha información y se le debe permitir copiar e inspeccionar los datos recogidos independientemente de su formato.

Cuando los organismos policiales se enfrentan a material que contiene información sensible, la FOIA establece que esta debe ser redactada y el resto de los datos liberados. En este sentido, muchas jurisdicciones estatales y locales tienen leyes que determinan el tiempo de respuesta con el que los departamentos de policía deben cumplir a la hora de entregar al público la información solicitada.

Algunos departamentos simplemente han establecido normas según las cuales cierta información se entrega automáticamente en un plazo determinado. Un ejemplo común de esto es la información contenida en los registros de detenciones en curso. Algunos departamentos pueden tener un plazo obligatorio, en muchos casos tan breve como 72 horas, para disponer de información básica como: el nombre, la edad y la foto del detenido, junto a los cargos presentados y la hora y el lugar de la detención. Esta información se procesa automáticamente y se divulga a menudo en los periódicos locales y otros organismos.

Afrontar la tecnología

Los numerosos requisitos legales necesarios para hacer frente a las solicitudes de la FOIA hacen que un sistema de datos continuo sea una necesidad. Muchos departamentos temen los gastos que supone recopilar, almacenar y redactar la información adecuadamente. Aunque las cámaras corporales son una gran manera de reunir pruebas y crear transparencia, constituyen una carga financiera para muchos departamentos.

Utilizar plataformas tecnológicas que integren la recopilación de datos, el almacenamiento y los procesos de redacción de video en un solo sistema es una forma de ahorrar para muchos departamentos. Adoptar la nueva tecnología de inteligencia artificial para gestionar los datos y capacitar a los miembros del equipo en su uso funciona bien para la mayoría de los cuerpos de seguridad. Los sistemas de recopilación y redacción de datos están tan bien integrados que, una vez que el equipo está completamente entrenado, empieza a preguntarse cómo ha podido gestionar sus tareas policiales sin ellos.

Cuando la policía recibe entrenamiento en el uso de las nuevas plataformas de datos, el acceso a la información se efectúa en tiempo real. Los agentes pueden obtener datos sobre los sospechosos mientras participan en una detención o se enfrentan a infracciones de tráfico. Sus cámaras pueden grabar información y pruebas adicionales para procesar las detenciones de forma más segura y obtener datos de calidad para la acusación. El acceso instantáneo a la información no sólo facilita a la policía sus tareas rutinarias, sino que hace su trabajo más seguro. Además, garantiza que los oficiales puedan conocer rápidamente cuándo se enfrentan a retos o incluso a un sospechoso buscado y posiblemente armado. El tiempo de reacción cuenta y salva vidas.

Formación y gestión

A medida que los agentes se dan cuenta de que el sistema mejora su tiempo de respuesta a las llamadas, les proporciona información en tiempo real cuando realizan sus tareas diarias y mejora su seguridad en el trabajo, están más que dispuestos a tomar cursos de formación para entrenarse en el uso de esta nueva tecnología. Es útil tener la información al alcance de la mano porque ayuda a localizar a los delincuentes y a completar las investigaciones con mayor rapidez y precisión. Es necesario, además, que los agentes tomen con regularidad cursos de actualización para mantenerse al día de cualquier cambio de política.

Asimismo, es importante que los sistemas de tecnología de la información que incluyen cámaras de vigilancia, cámaras corporales y evidencia en video cuenten con una política de conservación estándar y un sistema desarrollado para la divulgación de información. Las políticas de una agencia deben incluir una política de datos exhaustiva que cubra paso a paso las responsabilidades de los oficiales en la gestión de la evidencia.

Muchos departamentos tienen un consejero de acceso público que se ocupa de la aprobación de las solicitudes de la FOIA antes de entregarlas a los funcionarios encargados de su tramitación. Algunas agencias policiales tienen sus propios departamentos de comunicación y otras forman a determinados agentes para que se encarguen de redactar la evidencia en video y otros materiales relacionados. Independientemente de los recursos disponibles, es importante que todos los departamentos dispongan de un conjunto de procedimientos y protocolos estándar para el tratamiento de datos probatorios y establezcan graves consecuencias en caso de su incumplimiento.

Transparencia y relaciones con la comunidad

Cuando un departamento de policía trabaja para elevar su transparencia y cumplir con su responsabilidad ante su comunidad, la relación entre los ciudadanos y los agentes de policía mejora, se crea confianza y se reconoce el liderazgo y el valioso servicio brindado por quienes portan una placa. Las fuerzas del orden empiezan a sentirse orgullosas de su trabajo y la salud general de los empleados mejora, al tiempo que sus niveles de estrés disminuyen. Los tiempos de reacción también mejoran, las comunidades se muestran más dispuestas a colaborar con los agentes en la denuncia de delitos y todo esto lleva a un aumento de la seguridad pública.

Estar preparado

Hasta aquí todo parece muy sencillo: basta con seguir las normas y protocolos establecidos para la recogida de pruebas. Cuando se soliciten, ya sea a través de tribunales, asesores jurídicos o solicitudes de la FOIA, permita que los agentes del equipo policial debidamente formados redacten los videos u otras pruebas para su divulgación pública. Además, asegúrese de que los datos se hacen públicos en el plazo legalmente establecido.

Gestión de solicitudes masivas

Puede haber ocasiones en que ciudadanos u organizaciones inunden un departamento policial con grandes cantidades de solicitudes de la FOIA. Lo ocurrido en Seattle, Washington en 2014 es un ejemplo de cómo esto puede afectar a un departamento, destruyendo todo su presupuesto para la recopilación y almacenamiento de datos y pruebas. El departamento de Seattle recibió una solicitud de la FOIA para acceder a todos los correos electrónicos enviados y recibidos por sus oficiales y empleados. El director de tecnología de Seattle, Michael Mattmiller, anunció que esto podría drenar totalmente los fondos del departamento destinados a los sistemas de recopilación de datos y pruebas.

Implicaciones financieras

Las implicaciones financieras de solicitudes enormes como la de todos los correos electrónicos de Seattle pueden echar abajo un sistema. Dicha solicitud tuvo que ser modificada, ya que para cumplirla se calculó que un empleado tardaría 1376 años y costaría más de 110 millones de dólares en salarios policiales. Un consejero de acceso público puede reunirse con la persona u organización y negociar con ellos para reducir el número de solicitudes o modificarlas de manera que se respete el derecho del solicitante, sin tener para ello que sacrificar la totalidad del presupuesto del departamento policial.

Si no puedes con tu enemigo…

Dice el refrán que: “Si no puedes con tu enemigo, únete a él.”. Este fue el enfoque adoptado recientemente por el Departamento de Policía de Seattle. Un solo individuo estaba acumulando suficientes solicitudes de la FOIA para agotar el presupuesto departamental que se había planeado destinar a conseguir muy necesarias cámaras corporales para los agentes. El jefe de operaciones del departamento, Mike Wagers inició una conversación con el individuo a través de Twitter y negoció una reunión en persona con él para discutir cómo conseguirle la información que necesitaba. Wagers dejó clara su voluntad de trabajar con el solicitante, pero le instó a comprender la naturaleza abrumadora de su petición.

Al inicio del encuentro parecía que no se iba a llegar a ningún acuerdo. El hombre, quien había comenzado sus peticiones como ciudadano anónimo, se presentó para explicar por qué quería la información solicitaba. Su propósito era exponer los fallos del sistema a la hora de proteger la intimidad de los ciudadanos. Él consideraba que con la invasión de la privacidad provocada por las cámaras, el público corría peligro de que se hiciera un mal uso de su información. Tim Clemens, el programador que hizo estas peticiones al Departamento de Policía de Seattle, fue contratado a modo de prueba para obtener la información que necesitaba, a la vez que entrenaba al departamento en la gestión, procesamiento y redacción de la información recopilada. Las funciones del Sr. Clemens incluían un amplio trabajo de redacción de videos y divulgación de pruebas.

La colaboración con Tim Clemens ha funcionado bien hasta ahora para Seattle. El departamento de policía necesitaba que le echaran una mano para aprender a utilizar mejor la tecnología que tenían a su alcance. Ellos habían estado trabajando persistentemente en elevar su transparencia, para así mejorar sus relaciones con la comunidad. En este sentido, la mala publicidad que hubieran recibido de haber denegado las peticiones del Sr. Clemens habría echado por tierra todo su esfuerzo. El departamento ya estaba siendo culpado del 20% de las muertes por tiroteo entre 2005 y 2014. Cualquier cosa que amenazara la reconstrucción de las relaciones con la comunidad en el momento en que llegaron las solicitudes masivas, que fue cerca de finales del 2014, podía dañar seriamente al Departamento de Policía de Seattle.

Que el programador que estaba haciendo las solicitudes viniera a entrenar al personal en un mejor uso de la tecnología fue una buena idea del Departamento de Policía de Seattle. Gracias a esto se pudo impartir formación a muchos agentes del cuerpo sobre las políticas de recopilación de datos y sobre cómo seguir los procedimientos adecuados para el almacenamiento y la redacción de los datos en video. Por su parte, la persona que solicitaba la información pudo obtener los datos que necesitaba y de paso compartió sus valiosos conocimientos con el departamento policial.