Búsqueda por palabras clave, la mejor herramienta de redacción de archivos PDF

Redactar documentos puede ser una tarea larga y engorrosa. Leer línea por línea y comparar las notas del supervisor mientras se aplican las redacciones conduce a errores. Esto sin mencionar la acumulación de solicitudes de registros y el retorno de trabajos anteriores pendientes de corrección.

CaseGuard ha tomado conciencia de este problema y se ha dedicado a desarrollar herramientas para solucionarlo. Hoy hablaremos de una de esas herramientas: la búsqueda por palabras clave.

¿Qué son las palabras clave?

Son palabras que tienen un gran valor para un documento determinado. En el contexto de las aplicaciones web, estas palabras se utilizan para facilitar que una página web o unos contenidos concretos se encuentren en los resultados de búsqueda de los usuarios y así garantizar que la página empiece a recibir tráfico. Este método se conoce como búsqueda selectiva de palabras clave y en él sólo se destacan determinadas palabras para su uso en los motores de búsqueda.

CaseGuard Studio utiliza búsqueda total de palabras clave, donde todas las palabras de un documento son analizadas como palabras clave y luego indexadas al documento en un archivo de datos muy parecido a un archivo EXIF. Esto se asemeja a la funcionalidad de indexación que utiliza Microsoft Word para la búsqueda por palabras clave. Con dicha funcionalidad se puede buscar una palabra en todo un archivo y las instancias de la misma se ponen en una lista para que el usuario pueda revisar cada una de ellas.

¿Por qué es esto importante?

Cuando se trata de la redacción de documentos, suele haber un patrón de palabras clave implicado. En la mayoría de los casos la búsqueda por palabras clave agiliza el trabajo de redacción, pero la verdadera importancia radica en el archivo de datos que crea CaseGuard Studio. CaseGuard Studio le permite revisar el documento original entero en busca de palabras clave y revisar cada instancia de una palabra mientras aplica las redacciones en el nuevo archivo de datos creado. De esta forma, el usuario puede cotejar ambos documentos: el original y su versión redactada.

¿Cómo funciona?

Como se ha señalado, CaseGuard Studio realiza múltiples análisis de cada expediente introducido en el software y compila archivos de datos según su contenido. Estos archivos de datos crean una hoja de ruta dentro y alrededor de cada archivo para que los usuarios puedan encontrar la información que necesitan y tomar decisiones con respecto a la redacción.

La búsqueda por palabras clave es una herramienta muy sencilla que organiza su flujo de trabajo y reduce los costes y el tiempo invertido en la redacción de documentos. Esta funcionalidad de CaseGuard Studio tiene otra ventaja: proporciona un archivo de datos adicional como parte del proyecto de redacción que se puede utilizar para autenticar el contenido del archivo original.

Si alguna vez se pone en duda la autenticidad de un documento, usted tiene la posibilidad de responder a todas las preguntas posibles reabriendo el proyecto e imprimiendo los archivos de datos generados. Estos están disponibles en formatos fáciles de leer para que terceros puedan verificar la legitimidad del documento en cuestión.

¿Qué más puede hacer la búsqueda por palabras clave?

La búsqueda por palabras clave se ha convertido en una herramienta de primera línea dentro de CaseGuard Studio y sus posibles aplicaciones son ilimitadas. Esta herramienta es esencial cuando se trata de analizar archivos de audio y realizar tareas de transcripción. Además, una vez finalizado el análisis del audio de un archivo, los archivos de transcripción y traducción se pueden localizar mediante esta herramienta. Esto significa que se puede utilizar la búsqueda por palabras clave para redactar y mejorar archivos de audio y video.

Puede resultar difícil redactar audio utilizando una pista de audio sin procesar. A veces puede haber interferencias o ruidos en la grabación, pero con la búsqueda por palabras clave se pueden encontrar siempre las palabras que se necesitan redactar. Esta herramienta le garantiza que el trabajo de redacción se ha llevado a cabo a cabalidad y le evita a usted el tener que revisar las grabaciones una y otra vez en busca de errores.

Véalo en acción

Conclusión

CaseGuard Studio está listo para ser su solución integral cuando se trata de redacción. Ya sea en el ámbito de la aplicación de la ley, la sanidad pública, la fiscalía, las compañías de seguros o cualquier otro, nuestro software puede resolver sus problemas de redacción.