Trabajo de intendencia | Seguimiento de dinero de la Agencia

Uno de los problemas habituales de los organismos es el seguimiento de los costes reales asociados a su actividad. Esto suele ser un problema cuando las propuestas presupuestarias para el próximo ciclo se deniegan antes de las audiencias presupuestarias finales porque aparecen gastos que no están contabilizados en la agencia. La mano de obra puede causar este problema, pero suelen ser los equipos y los productos los que provocan las mayores distorsiones. Y cuando se trata de preparar solicitudes presupuestarias, no hay nada mejor que disponer de un informe financiero totalmente personalizado, que documente el verdadero historial de gastos junto con las fuentes de financiación anteriores, de modo que pueda describirse la verdadera rendición de cuentas y atribuirse correctamente. Esto es aún más valioso cuando el consejo y las juntas municipales argumentan incorrectamente que un presupuesto se ha gastado en exceso, sin tener en cuenta las fuentes de financiación alternativas, que sí reponen los gastos del fondo general.

Funciones de gestión de activos

Los gestores de activos tienen que gestionar una amplia gama de productos y equipos. Pero también deben dar cuenta de muchos de los componentes que intervienen en los informes de resultados. Sin embargo, esa función no se ha desarrollado realmente hasta convertirse en lo que debería ser, a pesar de que existe una clara expectativa de responsabilidad. Los gestores de activos acaban siendo sus mejores contables de costes a nivel de agencia. La razón es que su puesto les permite estar al tanto de todos los suministros que se adquieren. Y si tienen la capacidad de rastrear y asociar los gastos, por lo general encontrará que producen informes que tienen un mejor manejo de la historia de compras de su agencia, y el uso del presupuesto, que las personas designadas para esa tarea: el departamento de finanzas. Para ello, el gestor de activos necesita un sistema que le permita realizar un seguimiento de los artículos en relación con las órdenes de compra emitidas por el departamento financiero. No basta con teclear el número. Cualquier sistema debe permitir introducir un pedido de compra en su totalidad. Escanear el documento en el flujo de trabajo del sistema es un componente, pero también introducir datos en un formulario del sistema que permita recuperar los datos de ese punto de origen en muchos escenarios, como cuando llegan los artículos asociados a la orden de compra y cuando esos artículos deben ser reemplazados.

A partir de este formulario inicial, añadir categorías de financiación puede ser importante por varias razones. A modo de ejemplo, digamos que el Departamento de Transporte del Estado nos ha proporcionado 3.500,00 dólares para equipos y servicios relacionados con los alcoholímetros portátiles y las unidades de concentración de alcohol en sangre. De esa financiación, $ 300.00 se utiliza para boquillas tanto para PBT y unidades de BAC. Dado que es probable que se trate de un fondo de subvención, ese detalle debe añadirse a nuestra orden de compra, para el seguimiento de los costes, y de dónde proceden las fuentes de financiación. Esto ayuda a organizar y planificar futuros presupuestos, estableciendo datos históricos que informan a los lectores de que la financiación de la subvención se aplicó con éxito a esta compra, lo que significa que podría aplicarse de nuevo. Además, al adjuntar el nombre de la subvención a la orden de compra, se facilita el seguimiento de esa subvención para la elaboración de informes sobre subvenciones, algo que probablemente alguien de su organismo deba hacer por motivos de cumplimiento.

A veces surgen fondos especiales; ya se trate de una donación de una gran empresa de la zona, o de dinero obtenido a través de la confiscación de activos, esas circunstancias especiales también deben seguirse en sus compras y equipos. ¿Por qué es importante? Porque no se puede contar regularmente con esa financiación, así que si la financiación se utiliza para la compra regular de equipos, es importante conocer ese detalle y poder explicar por qué. ¿Había escasez de presupuesto? ¿Una necesidad inusualmente inmediata? Si la financiación especial se utilizó para algo poco frecuente, sería importante contar también con este detalle, porque así se puede explicar por qué se adquirió algo que normalmente no está previsto en el presupuesto. Aunque estos ejemplos de datos no expliquen el por qué de ciertas partidas, explican el cómo, lo cual es muy importante a la hora de justificar un presupuesto, y luego tener que persuadir para su aceptación.

En cuanto a los informes, este mismo software debe ser capaz de generar formularios que muestren la información de financiación pertinente, pero no en una simple repetición de cifras. Debe proporcionar páginas de resumen que muestren el porcentaje de financiación utilizado, quién controla la adquisición de la financiación, con información de contacto incluida. En los presupuestos, los detalles importan, y disponer de un resumen ejecutivo elaborado a partir de su software de gestión de activos es clave para construir un sistema fiable en lo que respecta a las compras.

Conclusiones

Contar con un software de gestión de activos que realice un seguimiento detallado de las compras y las fuentes de financiación, y que muestre claramente cómo se gasta el dinero, ayuda a la administración de su organismo en sus funciones como ejecutivos, y ayuda a su gestor de activos a desempeñar la siempre importante función de contabilidad de costes que su organismo necesita. Aunque las interacciones intergubernamentales nunca deberían convertirse en una situación de “nosotros contra ellos”, los presupuestos pueden causar animadversión, y disponer de un software que ayude a explicar el historial de compras, la financiación, que en última instancia conduce al seguimiento del gasto real, es el tipo de ayuda que su organismo necesita para establecer prácticas presupuestarias responsables.

Vaya con cuidado.