Software de redacción de documentos | Conceptos básicos

Muchas empresas y particulares manejan información y contenidos delicados. Por ley, la información personal identificable (IPI) debe protegerse para garantizar la privacidad y seguridad de cada individuo. Por ello, muchas empresas, instituciones públicas y particulares, como los abogados, deben redactar o eliminar información sensible o que pueda vulnerar el derecho a la intimidad de una persona. La redacción es el proceso de hacer invisible cualquier información personal o privada dentro de un documento, fotografía, vídeo, etc.

Lo más habitual es que se utilice en documentos escritos. La redacción de información puede ir mucho más allá de la mera información de identificación personal. La información que se considere clasificada o, por cualquier motivo, cuya divulgación sea inadecuada, se eliminará del documento para proteger a las personas citadas en el mismo. En el pasado, esto se hacía con un rotulador permanente o con corrector. A veces, la información protegida se recortaba del documento.

En los últimos años, hemos tenido noticia de varias brechas de seguridad devastadoras que han expuesto la información privada de millones de personas. El problema no es sólo la publicación involuntaria de información personal, sensible y protegida. A veces, especialmente en el ámbito digital, la redacción se hace de forma incorrecta, dejando vulnerable la información que parece estar protegida.

¿Qué tipo de información debe redactarse?

Cuando se trata de la información que debe suprimirse de un documento determinado, parte de ella es de sentido común. El número de la seguridad social, el número del carné de conducir, la información financiera o sanitaria y otros datos de este tipo están protegidos por la ley de protección de la intimidad y deben protegerse mediante su supresión. También debe protegerse cualquier información que pueda utilizarse para cometer fraude. Esto significa que la dirección de una persona, su fecha de nacimiento y otros datos personales también deben redactarse para garantizar la seguridad y la privacidad.

Pero esto va más allá de la información básica. Dependiendo del sector en el que trabaje y del tipo de documentos que maneje, hay otros datos que también deben mantenerse en secreto. Por ejemplo, los antecedentes judiciales u otra información jurídica personal. También se extiende a lo que se denomina “secretos comerciales”, que es información protegida que es vital para el funcionamiento de una empresa y la protección frente a terceros que puedan robar sus ideas o planes en beneficio propio. Esta no es una lista exhaustiva de la información que puede ser objeto de protección mediante la redacción, pero ofrece una buena visión general de los tipos de información que pueden protegerse mediante este proceso.

¿Qué es el software de redacción de documentos?

En los tiempos modernos, ya no tenemos que utilizar el viejo truco del rotulador permanente. Hoy en día, existe un software especial que está diseñado para redactar eficazmente la información personal de una variedad de tipos de documentos. El software de redacción de documentos le permite proteger una gran variedad de información confidencial en todos los documentos, incluidos archivos PDF, documentos de Word, archivos de Excel y mucho más. Muchas suites de software de redacción de documentos también hacen que el proceso sea increíblemente sencillo al proporcionar funciones de búsqueda que hacen que sea tan simple como unas pocas consultas de búsqueda para encontrar la información que necesita proteger y redactar.

Los documentos digitales son mucho más que el texto que vemos cuando los consultamos. Detrás de esos documentos suele haber código y metadatos que también pueden contener información sensible y que debe protegerse. Casi todo el software de redacción de documentos incluye la capacidad de eliminar toda la información protegida o sensible incluso de esta parte trasera de un documento digital.

Por eso es un gran error pensar que se puede proteger la información sin utilizar un software de redacción de documentos orientado a tal fin. Por ejemplo, un error reciente que dio lugar a que decenas de miles de personas vieran expuesta su información sanitaria personal como resultado de técnicas de redacción inadecuadas. En lugar de utilizar un programa adecuado de redacción de documentos, un individuo de Nueva Gales del Sur (Australia) se limitó a poner un recuadro negro sobre la información sensible de un documento PDF. Aunque la mayoría de los usuarios no podían acceder a lo que había detrás de esos recuadros negros, los motores de búsqueda sí podían y lo hicieron. Los motores de búsqueda podían indexar toda la información de la página, incluidos los datos privados y confidenciales que se ocultaban tras los ineficaces recuadros negros.

Lamentablemente, historias como ésta son demasiado comunes y han llevado a la exposición de cantidades incalculables de información personal a amenazas potenciales.

¿Necesita mi empresa un software de redacción de documentos?

Hay algunos sectores en los que la redacción va a ser una parte importante de los procesos empresariales, como en el ámbito legal o gubernamental. Sin embargo, casi todas las empresas están legalmente obligadas a proteger la información personal de las personas bajo pena de ley. Existen leyes como la HIPAA para proteger la información sanitaria protegida de los pacientes. Si guarda información financiera o de otro tipo que pueda utilizarse para comprometer la identidad de alguien, es probable que necesite conocer y comprender el proceso de redacción.

Esto va más allá de la información sobre clientes. Los datos de la empresa y de los empleados también deben protegerse contra posibles violaciones de la seguridad. Hay bastantes leyes sobre privacidad que hacen que proteger esta información no sólo sea importante, sino también una obligación legal. Cada año se recogen decenas de millones de datos en Internet. Las solicitudes de datos, las peticiones de la Ley de Libertad de Información y otros esfuerzos de recopilación de datos pueden ser sensibles al tiempo y es a menudo donde entra en juego el error de redacción.

Todas las personas que tratan con información personal o sensible no sólo deben conocer a fondo la legislación sobre privacidad y los requisitos de cumplimiento de la normativa sobre información, sino que también deben ser capaces de proporcionar a los organismos pertinentes la información que necesitan en el momento oportuno, protegiendo al mismo tiempo la información sensible de los documentos que están compartiendo. Desgraciadamente, es en estos casos donde es más probable que se produzca un error, y redactar manualmente abre la posibilidad de un error mayor. Además, la redacción manual de documentos a menudo no es suficiente para eliminar toda la información personal de un documento digital por las razones que hemos comentado anteriormente.

¿Cómo funciona el software de redacción de documentos?

Existe una amplia gama de software de redacción de documentos que ofrece muchas funciones exclusivas que hacen que el proceso sea más intuitivo y reducen así las posibilidades de error. La mayoría de estas suites escanean los documentos utilizando lo que se denomina reconocimiento óptico de caracteres (OCR). El OCR es un proceso mediante el cual los motores de búsqueda que utilizan determinadas técnicas basadas en reglas escanean un documento para señalar la información sensible contenida en un documento digital, tanto en el front-end como en el back-end. La mayoría de los programas de redacción de documentos también son adecuados para microfichas escaneadas y documentos en papel, aunque no todos. Si trabaja con un gran número de documentos físicos, es posible que necesite un software de redacción de documentos más especializado.

Cada documento se escanea en busca de información personal identificable. La información se elimina del documento y se “sanea”. Una vez redactado el documento, se reintegra al sistema de archivos en su forma redactada. Puede utilizar una función de búsqueda para localizar y eliminar fragmentos específicos de información que requieran redacción, lo que facilita increíblemente la gestión de una amplia gama de datos personales.

Algunos programas de redacción de documentos tienen más funciones que otros y pueden incluir la capacidad de redactar información tan variada como secretos comerciales y otra propiedad intelectual que pueda ser objeto de robo. El software de redacción de documentos debe ser fácil de usar, asequible y convertir la tarea de gestionar una enorme cantidad de información personal y sensible en una parte rutinaria de las operaciones diarias. Esto da a todas las empresas la tranquilidad de que cumplen tanto con los requisitos gubernamentales de presentación de informes como con las solicitudes de información, a la vez que garantizan que la información sensible y personal de sus clientes está debidamente protegida. El software de redacción de documentos no sólo aumenta la eficacia en el proceso de cumplimiento, sino que también reduce la probabilidad de que se produzcan errores humanos.

Conclusión

En el complicado mundo digital de hoy en día, es más importante que nunca que las empresas de todos los sectores puedan garantizar la seguridad y la protección de la información confidencial y personal de las personas. Esto va mucho más allá del simple uso de un rotulador para marcar la dirección o el número de la seguridad social de una persona. Muchos de nuestros registros son ahora digitales, desde nuestra información financiera y legal hasta nuestros historiales médicos. La importancia de la seguridad digital es mayor que nunca con este caudal de información extremadamente sensible disponible en línea. El software de redacción de documentos simplifica y facilita el cumplimiento de todas las leyes de privacidad y garantiza la protección de todos los datos confidenciales o privados contenidos en los documentos que se comparten con otros organismos o se publican en Internet.

El software de redacción de documentos no sólo debe eliminar toda la información sensible y personal del documento en sí, sino que también elimina esta información de cualquier metadato o código back-end, asegurando que esta información no pueda ser recogida por los robots de los motores de búsqueda y agregada.

Muchos programas de redacción de documentos cuentan con una serie de funciones mejoradas que simplifican y facilitan la búsqueda y eliminación de toda la información confidencial de la parte anterior y posterior de un documento. Puede buscar fácilmente información específica y trabajar con facilidad dentro de un equipo para garantizar el cumplimiento adecuado de la privacidad, así como ser capaz de responder a las solicitudes de datos de manera oportuna.