Sea un informador inmobiliario: Comprender las normas de confidencialidad y redacción

Las transacciones inmobiliarias están cargadas de formularios con información sensible. Los formularios de la transacción, el terreno y los registros públicos podrían contener información sobre el nombre del propietario, su fecha de nacimiento, información financiera o incluso laboral. Hacer pública esta información podría exponer al propietario a fraudes, abusos u otras acciones delictivas. Otras razones: no eliminar esta información podría perjudicar a los propietarios de viviendas. Estos documentos contienen datos relativos a su lugar de residencia. En casos de violencia doméstica, figuras gubernamentales o políticas, policías, médicos u otras personas influyentes, la divulgación de sus datos personales podría ser perjudicial para sus circunstancias particulares.

¿Qué es la redacción y por qué es importante en el sector inmobiliario?

Redacción es el término que describe la eliminación de parte del contenido de registros, medios de comunicación, vídeo u otros datos para proteger la privacidad. En muchas transacciones, especialmente las financieras, tanto el comprador como el vendedor aportan gran cantidad de información a la transacción, incluida la información de identificación personal (IIP). Independientemente del tipo de transacción, la IIP se define como “cualquier información que pueda utilizarse para distinguir o rastrear la identidad de una persona, como el nombre, el número de la seguridad social, la fecha y el lugar de nacimiento, el apellido de soltera de la madre o los registros biométricos; y cualquier otra información vinculada o vinculable a una persona, como información médica, educativa, financiera y laboral”.

Para proteger a las personas, los agentes y corredores inmobiliarios están obligados a suprimir cierta información específica de los contratos, registros públicos de la propiedad y otras transacciones. Aunque los datos del propietario de la vivienda siguen figurando en los documentos primarios, en cualquier versión disponible de los mismos se eliminan los datos personales. Esta forma de redacción protege la ubicación, dirección u otra información personal para reconocer las preocupaciones de seguridad con estos detalles accesibles a través de los registros públicos de la propiedad. La necesidad de sanear o redactar documentos para quienes pertenecen a clases protegidas; estas omisiones deben procesarse de forma que no impidan ninguna actividad empresarial normal.

Registros públicos de la propiedad

Los registros públicos de la propiedad se utilizan en las transacciones inmobiliarias. Una búsqueda de títulos de propiedad es un método de recuperación de documentos que proporcionan la historia, incluida la propiedad actual y pasada, de una extensión específica de tierra o propiedad. Hay varias razones para realizar búsquedas legítimas de títulos de propiedad para transacciones comerciales. Los documentos pueden dar detalles sobre el uso actual o cualquier normativa que afecte al bien inmueble. Durante una posible compra, se realiza una búsqueda de títulos para responder a tres preguntas principales relativas a la propiedad inmobiliaria antes de la venta:

1. ¿Posee el vendedor un título de propiedad y un interés vendible o comercializable sobre la propiedad?
2. ¿Existe algún tipo de restricciones o concesiones relativas al uso del terreno? Esto incluiría pactos reales, servidumbres y otras servidumbres equitativas. Esto podría consistir en estar en áreas donde un programa de asociación de propietarios puede causar restricciones también.
3. ¿Debe dinero el vendedor, o existe algún gravamen sobre la propiedad que deba pagarse en el momento del cierre? Se trataría de hipotecas, impuestos atrasados, embargos preventivos y otros gravámenes.

La compra y la transferencia de bienes inmuebles se consideran una de las piedras angulares de la riqueza individual. La transferencia de bienes inmuebles debe realizarse de forma segura y eficiente. El registro público de la propiedad es fundamental para definir la titularidad de determinados bienes inmuebles, viviendas o terrenos. Cuando el agente inmobiliario, corredor u otro agente utiliza la redacción en determinadas partes de los documentos o sanea todo el registro, impide el acceso no autorizado a información u otros documentos que son necesarios para la notificación constructiva, la protección de los derechos sobre la tierra e incluso la prevención del fraude o el robo.

El inconveniente de la redacción o las consecuencias no deseadas de la limpieza de los registros públicos de la propiedad incluye la creación de un largo esfuerzo para que el propietario acceda a sus registros e incluso impedir la futura compra o venta de los bienes inmuebles sin demostrar primero la propiedad. Además, cuando un propietario se siente protegido gracias a los registros de la propiedad saneados, puede crear una falsa sensación de seguridad y aumentar el riesgo de ciertos tipos de fraude.

Datos cuya eliminación es obligatoria

Determinadas normativas federales exigen la eliminación de ciertos datos. La Ley Gramm-Leach-Bliley es una normativa federal que se aprobó para proteger la privacidad financiera del consumidor. Lo básico de la Ley es que limita cuándo una institución financiera puede revelar la “información personal no pública” de un consumidor a terceros no afiliados. La Ley Gramm-Leach-Bliley (GLB) se promulgó en noviembre de 1999. La fecha para el pleno cumplimiento de la normativa por parte de todas las entidades financieras cubiertas era julio de 2001.

La GLB abarca las transacciones inmobiliarias y las entidades bancarias. Para cumplir con los requisitos federales establecidos en virtud de la GLB, los agentes están obligados a proteger la información personal no pública (NPI) y, en concreto, el nombre de una persona asociado a cualquiera de los siguientes:

• Números de la Seguridad Social.
• Números de tarjeta de crédito o débito.
• Números de tarjeta de identificación estatal.
• Números del permiso de conducir.
• Números de cuentas bancarias o financieras.
• Credenciales específicas de inicio de sesión o contraseña.

Circunstancias o personas especiales

En virtud de la GLB, determinadas personas requieren una atención especial en lo que respecta a la protección de la privacidad de los datos. La pérdida de su información personal puede afectar a sus vidas, carreras o incluso a su seguridad. La GLB aborda esta preocupación enumerando las personas que las instituciones financieras, incluidas las transacciones inmobiliarias, deben considerar sus circunstancias para permitir la redacción adicional o el saneamiento de los datos personales de los registros públicos de la propiedad. Para cumplir con la GLB, se requiere una solución eficaz para tratar sus datos con cuidado y no poner en riesgo la seguridad de nadie. Estas personas cubiertas por la GLB SON

• Víctimas de violencia doméstica.
• Agentes de la paz, militares y otros primeros intervinientes.
• Legisladores y jueces.
• Reguladores y personal encargado de hacer cumplir la normativa.
• Profesionales de la medicina.
• Otros personajes públicos.

Repercusiones de la censura en los registros públicos

La censura de terrenos o bienes inmuebles debe tratarse con sumo cuidado. La redacción de los registros públicos de la propiedad puede tener repercusiones tanto para los consumidores como para los empresarios. Estas repercusiones pueden ser perjudiciales, generar procesos lentos y crear una carga adicional para el propietario. Algunas de las razones por las que la redacción debe manejarse con extrema cautela son las siguientes:

Para los consumidores

• Los propietarios de viviendas y los posibles compradores pueden experimentar retrasos significativos, trabajo engorroso y pasos adicionales para completar las transacciones inmobiliarias debido a que la propiedad documentada no puede determinarse mediante el uso previsto del registro público de la propiedad.
• Los consumidores pueden verse en la imposibilidad de que se les ofrezca el tipo de interés más bajo para hipotecas y refinanciaciones.
• La censura puede crear lagunas en los registros de propiedad, que podrían utilizarse para transacciones inmobiliarias fraudulentas.

Para las empresas

• Los bancos, instituciones financieras y otros prestamistas tienen prohibido conceder préstamos sin la capacidad de documentar y demostrar la propiedad del terreno.
• Los servicios de construcción pueden tener dificultades para presentar con éxito cualquier gravamen de los mecánicos.
• Las compañías de títulos pueden encontrar complicaciones a la hora de determinar los gravámenes sobre la propiedad antes del uso del registro público.

Redacción automatizada

Los agentes inmobiliarios pasan mucho tiempo en la carretera. Se reúnen con los clientes en diversas direcciones, mostrándoles las casas y propiedades disponibles para la compra. Encontrar una forma de gestionar la redacción como parte de la gran cantidad de papeleo que conlleva la gestión de transacciones inmobiliarias puede resultar pesado e incluso caro. Cuando una empresa inmobiliaria utiliza un sistema de software de redacción automatizado como CaseGuard, las horas de redacción manual pueden reducirse a unos pocos clics y unos breves minutos. Este ahorro de tiempo permite al agente inmobiliario volver a sus otros clientes, vender más casas, pasar más tiempo con la familia o incluso simplemente encontrar tiempo para relajarse.

Hoy en día, los agentes inmobiliarios manejan gran cantidad de datos en diversos formatos. Al vender bienes inmuebles o publicar anuncios, el agente inmobiliario lleva archivos de imagen, archivos de vídeo y muchos documentos. CaseGuard lo reúne todo gestionando cualquier tipo de archivo multimedia. Un sistema puede utilizar la inteligencia artificial y la automatización para reducir las horas de trabajo sobre diversos datos a meros minutos. El uso de software de redacción automatizada también puede ser mucho más preciso que la redacción humana manual. Cuando los agentes inmobiliarios se enfrentan al cumplimiento de normativas federales como la GLB, los errores pueden acarrear costosas sanciones.

Estos errores también pueden crear estragos en la vida de los clientes a los que quieren proteger. La precisión de la redacción mediante la automatización inteligente puede hacer que los errores sean casi imposibles. Una vez que el agente inmobiliario establece los puntos de datos especificados que desea buscar, el software eliminará automáticamente rostros, nombres, números de la seguridad social o cualquier otro punto de datos establecido, lo que permite obtener documentos saneados listos para su procesamiento.

CaseGuard tiene la ventaja añadida de estar diseñado para cualquier persona, incluso para aquellas sin experiencia en el proceso de redacción. Las agencias inmobiliarias pueden formar rápidamente a todos sus agentes inmobiliarios y personal de oficina. Esto beneficia a toda la agencia, ya que todos trabajan según las mismas normas y con el mismo paquete de software. De este modo, los datos que la agencia alberga en sus sistemas informáticos quedan protegidos frente a infracciones o usos indebidos fraudulentos. Tiene mucho sentido que los agentes y las agencias inmobiliarias elijan el software de redacción más preciso y fácil de usar del mercado. ¡Ese es CaseGuard!

Veamos la redacción de documentos en acción.