Redactar correctamente es importante

La redacción de documentos ha recorrido un largo camino, pero incluso en la actualidad no ha alcanzado todo su potencial. Anteriormente nos hemos referido a las normas de la Agencia de Seguridad Nacional relativas a la redacción de documentos y justo esta semana parece que esos estándares han sido quebrantados.

El juicio Manafort

El juicio de Manafort ha expuesto algunos defectos graves en los métodos que el Gobierno federal y los abogados utilizan para redactar documentos. Paul Manafort formó parte de la investigación en curso del FBI sobre los esfuerzos del Gobierno ruso por interferir en las elecciones presidenciales de Estados Unidos en 2016. Pero en dicha investigación, la información clasificada salió a la luz porque alguien simplemente copió el texto redactado y lo pegó en otro editor, como Microsoft Word. El quid de la cuestión es que los documentos clasificados quedaron totalmente expuestos y toda la información que contenían quedó al descubierto. Las agencias y los abogados descubrieron por las malas que las técnicas de redacción de la Agencia de Seguridad Nacional se vuelven inseguras si no se ejecutan correctamente. Este evento ha revelado que muchos de los documentos electrónicos publicados por el Gobierno federal y, posiblemente, por los abogados pueden ser manipulados con una herramienta muy sencilla: Copiar y Pegar.

¿Qué pasará después?

Aunque nadie sabe cómo reaccionarán el Gobierno federal y los abogados ante la publicación de estos documentos, una cosa es segura: si tienen la intención de honrar las políticas y reglas de redacción, van a necesitar encontrar un mejor software para llevar a cabo el trabajo de redacción. Si no, puede volverse a repetir lo sucedido en la investigación de Manafort, en la que información ultra secreta fue dada a conocer a las masas debido a errores de redacción de documentos. Además, se podría decir que este tipo de filtración es incluso peor que la filtración de documentos del Departamento de Defensa en Wikipedia.

Grabar frente a superponer

La técnica instruida por la Agencia de Seguridad Nacional se conoce como superposición y consiste en colocar redacciones sobre las palabras y luego guardar los cambios. Este es el principal defecto de las técnicas de superposición: no tiene en cuenta cómo afecta la codificación del software a las herramientas y funciones de una determinada versión del mismo, especialmente cuando esas versiones se actualizan. Para ser justos, la Agencia de Seguridad Nacional siempre ha orientado que cualquier información sensible debe eliminarse de los documentos, en lugar de redactarla. Sin embargo, del juicio de Manafort se desprende claramente que las agencias del Gobierno federal no siguen todas las directrices trazadas por la Agencia de Seguridad Nacional. El uso de técnicas de superposición puede estar exponiendo a la divulgación accidental a millones y millones de documentos ya redactados y publicados.

Las técnicas de grabación son mucho mejores y tienen en cuenta la codificación del software y todos sus factores externos. Al grabar las marcas de redacción en el documento, estas pasan a formar parte del mismo y la información sensible desaparece como si nunca hubiera existido. Esto hace que herramientas como Copiar y Pegar u otras similares resulten inútiles para eliminar o alterar las marcas de redacción.

La grabación toma las marcas de redacción tal y como se ven normalmente en los documentos y, en lugar de limitarse a colocarlas sobre las palabras, el programa las “graba”. Este proceso es como el de igualar la tinta, que explicaremos a continuación. Usted tiene un documento con caracteres negros que forman palabras y algunas de estas palabras necesitan ser redactadas. Entonces se utiliza el mismo color de tinta para las marcas de redacción que el utilizado en las palabras. De este modo, al superponer las marcas de redacción se mezclan ambas impresiones y las palabras desaparecen del documento. No hay forma de recuperarlas, es como si nunca hubieran estado ahí. Lo único que queda es la marca de la redacción. Por mucho que lo intenten, será imposible revertir la redacción. Ni siquiera pueden volver a codificar el documento para revertirla, porque el código dentro del documento que contenía la palabra está totalmente alterado por la marca de redacción.

Hay muy pocos proveedores de software que incorporen este tipo de tecnología porque el propio software tiene que ser codificado desde cero. Si la codificación de la herramienta se ha tomado prestada del código de otro software, la probabilidad de que esa herramienta de redacción se vea comprometida más adelante es muy alta. Si va a utilizar un software de redacción, tiene que comprarlo a un proveedor que escriba su propio código y lo mejore constantemente. Las empresas que crean software de procesamiento de texto no hacen este tipo de trabajo y no tienen intención de hacerlo. El uso de técnicas de superposición sólo va a exponer su información sensible y el peligro de la divulgación no deseada es real. CaseGuard Studio incorpora ambos principios: las técnicas de grabación y la codificación original para eliminar la posibilidad de que alguien revele lo que usted ha redactado.

Conclusiones

Las técnicas de grabación y la codificación original son la clave para tener confianza en la redacción de sus documentos. Si no ha evaluado su actual software de redacción según estos parámetros, es hora de que lo haga. Necesita estar tranquilo al difundir un documento redactado y, desde luego, usted no quiere que su información confidencial acabe en la prensa o internet.

Cuídese mucho.