¿Qué datos se redactan en los documentos gubernamentales?

Redacción para el Gobierno

Muchas interacciones con las administraciones, ya sean locales, estatales o federales, exigen que se brinden algunos datos personales. ¿Cuáles son las normas de protección de los datos personales que están en manos de organismos gubernamentales? Puede que le sorprenda que Estados Unidos no tenga una legislación sobre privacidad que lo abarque todo. Sin embargo, tiene varias normas sobre cómo deben actuar los organismos públicos cuando se trata de datos privados.

Una de ellas es la Ley de Gobierno Electrónico de 2002, una normativa estadounidense que se puso en marcha con el propósito declarado de mejorar la gestión y la promoción de los servicios gubernamentales electrónicos. Esta norma va de la mano de otras regulaciones como la Ley Federal de Gestión de la Seguridad de la Información de 2002 (FISMA) y la Ley de Protección de la Información Confidencial y Eficiencia Estadística (CIPSEA).

Muchas normas individuales, incluyendo la Regla 5.2 de las Reglas Federales de Procedimiento Civil, se refieren a cómo una agencia gubernamental debe manejar los datos personales. La información que debe ser redactada es generalmente la misma en todas las normas, como el requisito de redactar los números de la Seguridad Social, las fechas de nacimiento, las direcciones personales y los números de las cuentas bancarias. Desde el gobierno federal hasta las transacciones comerciales diarias, estos son los detalles que los consumidores esperan que estén protegidos:

Si bien Estados Unidos tiene un largo camino por recorrer para consolidar y proteger la privacidad de sus ciudadanos a gran escala, estas normas y regulaciones menores están destinadas a proteger los datos cuando están en manos de las agencias gubernamentales. Cualquier información compartida con una agencia gubernamental, como los detalles financieros con el IRS, los casos judiciales en los tribunales federales, el empleo o las compras en agencias gubernamentales o el registro de la compra de una nueva casa con el gobierno local, está protegida debido a esas normas y reglamentos.

Hay algunas excepciones cuando se trata de casos judiciales locales. Aunque muchos tribunales se están dando cuenta de que necesitan reforzar sus protecciones de privacidad, existe un gran debate en algunas jurisdicciones sobre lo que debe y no debe ser redactado. ¿Cuenta la información que ya está disponible públicamente? El debate debería parar, ya que se trata de una agencia gubernamental que debería anteponer a todo el interés del pueblo. Independientemente de si la información se conoce públicamente o no, ellos tienen la responsabilidad de hacer su trabajo con honor y dignidad. No deberían jugar a estos juegos de “¿Qué pasa si…?” con los datos privados de los individuos y en su lugar deberían simplemente construir un sistema de redacción seguro, igualitario y adecuado para todos.

¿Cómo se mantiene el secreto gubernamental con la redacción?

Cuando hablamos específicamente de documentos gubernamentales o de documentos clasificados que han sido redactados, se suele utilizar otro término: “Saneamiento”. En el gobierno, cada agencia tiene sus propias regulaciones o normas sobre cómo manejar la redacción o saneamiento de determinados datos. Por ejemplo, el IRS ha establecido unas Directrices de Saneamiento a seguir por todos sus empleados. Toda la información clasificada se redacta para eliminar detalles esenciales como los secretos militares, la identidad de los informantes, etc. La idea general es proteger la confidencialidad de la información sensible que podría perjudicar a alguien o a otra entidad si esos datos se hicieran públicos.

Las directrices del IRS hacen hincapié en la importancia de estas normas: “El propósito es aclarar los requisitos y proporcionar orientación para la aplicación de técnicas de saneamiento (limpieza, purga, destrucción) para materiales que contienen FTI (Información Fiscal Federal) cuando los materiales van a ser reutilizados o eliminados por la agencia.”. En este caso, el término “materiales” hace referencia tanto a las copias en papel como a la información digital.

La cuestión aquí es que los datos se liberan. Pueden ser enviados a una agencia externa para su revisión, entregados al propietario de los datos o hechos públicos como parte de la Ley de Libertad de Información (FOIA). La necesidad de compartir información en cualquier forma hace que tener una política sólida a seguir y redactar de forma precisa y completa sea aún más crítico. La entrega de datos a manos equivocadas puede ocasionar un daño duradero, especialmente para los organismos gubernamentales. Las normas del IRS son similares a las de otras agencias gubernamentales y tienen tres categorías de saneamiento:

• Limpieza: nivel de saneamiento destinado a proteger la confidencialidad de los materiales ante la grave amenaza de un ataque informático. Este nivel de protección asegura que los datos no puedan ser recuperados a través de medios digitales, utilidades de recuperación de archivos, discos o incluso intentos de recuperación usando las pulsaciones del teclado. Los datos deben ser resistentes a las herramientas de recuperación de datos. La sobreescritura es aceptable.
• Purga: se utiliza para proteger los medios contra un ataque de laboratorio. En estos casos la limpieza por sí sola no es suficiente. Estos ataques podrían utilizar medios no estándar para llevar a cabo la recuperación de datos. La ejecución de la sobreescritura con los comandos Secure Erase o la desmagnetización son los únicos métodos aceptables para la purga.
• Destrucción: la forma extrema de saneamiento es la destrucción de los medios. La destrucción significa que el medio utilizado para contener los datos no puede ser reutilizado. La destrucción física incluye la desintegración, la incineración, la pulverización, la trituración y el derretido.

¿Cuáles son las normas de los Archivos Nacionales en materia de redacción?

Muchos documentos clasificados se publican posteriormente a través de los Archivos Nacionales. Los Archivos Nacionales publican los detalles del proceso de redacción e informan sobre los datos que se eliminan, lo que se publicará y cuándo. Cuando un documento se desclasifica, sigue conteniendo redacciones. Las redacciones que se mantienen ocultan detalles de identificación personal o datos que no pueden hacerse públicos. Los códigos de redacción publicados por los Archivos Nacionales muestran una variedad de datos que seguirán siendo redactados mientras los documentos estén clasificados e incluso después de que estos sean desclasificados. Dicha información es la siguiente:

• datos relacionados con planes, armas u operaciones militares
• datos que implican a gobiernos extranjeros
• datos sobre actividades de inteligencia
• fuentes confidenciales, relaciones exteriores o actividades extranjeras
• datos técnicos, científicos o económicos relativos a la seguridad nacional
• datos utilizados para salvaguardar los sistemas nucleares
• datos relacionados con el desarrollo, la producción o el almacenamiento de armas de destrucción masiva

Existen otras categorías para los documentos que han superado el periodo de espera de 25 años establecido para la desclasificación de materiales. Un ejemplo de ello es que pasado este tiempo se debe continuar redactando la información personal sobre informantes o individuos.

En las normas de desclasificación de 50 y 75 años, se siguen redactando los datos que podrían perjudicar la privacidad y la seguridad de un individuo o la seguridad nacional.

Más información sobre la FOIA

¿Qué es la FOIA? Desde 1967 los estadounidenses tienen derecho a solicitar información de las entidades gubernamentales a través de la Ley de Libertad de Información (FOIA). Esta ley permite al público solicitar el acceso a los registros de cualquier organismo gubernamental financiado con fondos federales. Cuando se aprobó la ley, se describió como: “la ley que mantiene a los ciudadanos al tanto de su Gobierno”. Los organismos federales deben revelar cualquier información solicitada en virtud de la FOIA, a menos que los datos entren en una de las nueve excepciones. Estas excepciones existen para proteger intereses como la privacidad personal, la seguridad nacional y la aplicación de la ley.

La FOIA trabaja en favor del pueblo. La ley exige la divulgación total o parcial de información que no haya sido publicada previamente. Esto también incluye los documentos controlados por el gobierno federal. La normativa define qué registros de las agencias están sujetos a divulgación y rige lo que debe redactarse para garantizar la privacidad o la seguridad nacional. La idea tras la FOIA es fomentar la transparencia del Gobierno y ofrecer al público un método para acceder a la información que pueda necesitar o en la que esté interesado.

Leer entre barras negras

El uso de un software de redacción adecuado y de técnicas de saneamiento es extremadamente importante. Atrás quedaron los días en los que era apropiado utilizar cinta negra y hacer una fotocopia. Los métodos utilizados anteriormente para la redacción de la información se convirtieron en un desafío para quienes buscaban descifrar secretos. ¿Se puede descifrar una palabra si se ve por detrás de la cinta negra lo alto y lo bajo de las letras? Si la cinta negra se salta una letra, ¿es suficiente para delatar la identidad de una persona?

Leer entre barras negras se convirtió en un reto para algunos, como resolver rompecabezas o criptogramas. La buena noticia es que ahora que la mayoría de nuestros datos se han digitalizado, estos errores rara vez se producen. Todavía hay quienes intentan utilizar Word para crear una barra negra sobre las letras, pensando que han redactado por completo la información. Luego descubren que al pasar el ratón y resaltar la parte redactada, se muestra lo que hay debajo. He aquí un ejemplo: Historia Clínica – Paciente: David Mcbrayer  Fecha de nacimiento:03/15/54. Pruebe a resaltar los recuadros negros usando el ratón para descubrir la información oculta.

Este es un error común. Pintar un recuadro negro sobre el contenido no es lo mismo que redactar. Las técnicas de redacción adecuadas son tan importantes como el propio acto de redacción. Si se hace mal, se fracasa. El Gobierno desclasifica documentos a solicitud de la FOIA para garantizar que se mantenga la confianza en él depositada. La transparencia es necesaria para seguir teniendo fe en que el Gobierno está tomando las mejores decisiones para los ciudadanos y no para el bolsillo de los representantes. Tener una vía sistemática para manejar los datos, como el IRS o los Archivos Nacionales y seguir los procedimientos protege nuestros datos, nuestra nación y a nosotros mismos.