Redacción de documentos. Directrices sobre documentos electrónicos

Durante mucho tiempo la redacción de documentos electrónicos ha sido tema de discusión. Gran parte del debate se centra en qué se puede redactar, qué se debe redactar y cómo lograr una redacción a prueba de errores para que la información redactada no pueda verse comprometida. La seguridad de la información redactada es, con mucho, la cuestión más importante. Las consecuencias de que la información redactada se vea comprometida son nefastas, especialmente si los documentos en cuestión pertenecen a una investigación en curso o proporcionan información relativa a delitos no detectados previamente. En el pasado, el público no estaba bien informado sobre su derecho de acceso a los documentos de los organismos gubernamentales, pero eso ha cambiado drásticamente. Todo lo anterior ha contribuido a que el personal encargado de hacer públicos los documentos esté sometido a un escrutinio mucho mayor desde el cambio de siglo.

Los inicios de los documentos electrónicos

A medida que Microsoft Word proliferaba en el entorno de trabajo moderno, el uso de documentos con formato Word se hizo muy común. Esto a su vez coincidió con la proliferación del correo electrónico. A partir de ese momento, la forma de recibir documentos cambió para siempre. Escanear documentos firmados para guardarlos en una base de datos y enviarlos después a las partes interesadas se convirtió poco a poco en la norma. Poco después, la idea de enviar documentos electrónicamente para satisfacer solicitudes de registros públicos se convirtió en un tema de debate. Algunos tribunales se opusieron a ello, pero no costó mucho que se volviera algo típico el que los registros de documentos se proporcionaran electrónicamente, para evitar los altos costos de impresión.

Sin embargo, con la necesidad de redactar documentos electrónicos surgió el problema de cómo hacerlo. En aquel momento no existía ninguna herramienta que permitiera la redacción, por lo que los documentos se imprimían, se les aplicaban físicamente las redacciones con corrector y rotulador negro, se volvían a escanear en el ordenador y se enviaban. Esto tomaba mucho tiempo, pero garantizaba la precisión, que es lo que más importa a la hora de llevar a cabo las tareas de redacción.

El método de la Agencia de Seguridad Nacional

En 2005 la Agencia de Seguridad Nacional desarrolló un método para redactar electrónicamente documentos que utilizaba Microsoft Word y Adobe PDF. El método consistía en tomar un documento Word, eliminar la opción de seguimiento de cambios del documento y, a continuación, sustituir todas las palabras que necesitaban ser redactadas por una serie de letras x. Una vez completado el proceso, se abría un segundo documento de Word y se copiaba y pegaba el resultado final en el nuevo documento. El siguiente paso era convertir el nuevo documento a PDF. Entre un paso y otro se debían hacer comprobaciones para asegurarse de que toda la información que necesitaba ser redactada se mantuviera oculta. Esto era bastante eficaz, si tenemos en cuenta el método original de redacción arriba mencionado, Sin embargo, se necesitaba un procedimiento más sencillo que no implicara procesar tres veces el mismo documento para completar una tarea.

Redacción electrónica de documentos

Aquí es donde entra en juego la última incorporación de CaseGuard Studio. En lugar de tener que manipular un documento varias veces, hemos tomado los principios de la redacción de video, en la que se trabaja a partir de un único documento, y hemos creado un archivo secundario en el que el trabajo de redacción se guarda en tiempo real. Esto significa que se manejan dos documentos a la vez. Se deja el documento original intacto y se crea un documento totalmente redactado que puede difundirse a un número ilimitado de personas.

Conclusiones

Estamos entusiasmados con nuestra funcionalidad de redacción de documentos. Se trata de la primera herramienta de este tipo y le hará mucho más manejable su gestión de registros públicos a la vez que le deja tiempo libre para completar muchas otras tareas.

Cuídese mucho.