¿Qué es la censura de correo electrónico? ¿Cuáles son sus aplicaciones?

El auge de la comunicación digital y en línea sigue creciendo día a día, por lo que controlar las formas en que se producen estas interacciones es más importante que nunca. Dado que el correo electrónico es una de las formas originales de comunicación a través de la World Wide Web, es lógico que se haya convertido en un estándar para la comunicación en línea entre empresas y particulares por igual. Como tal, es importante que la información sensible o personalmente identificable pueda ser salvaguardada de los correos electrónicos al igual que lo sería para cualquier otro documento escrito en el mundo físico. La redacción de correos electrónicos se define como el proceso de eliminar o censurar toda la información personal de un determinado mensaje de correo electrónico. Además, aunque pueda parecer que la redacción de correos electrónicos se solapa con la de documentos o PDF, se trata de dos formas distintas de redacción.

Esto se debe en gran parte a los diferentes elementos que pueden contener los correos electrónicos y al uso del correo electrónico como principal método de comunicación tanto en la administración pública como en las empresas. Por ejemplo, un PDF no va a contener ninguna información clasificada o sensible sobre una nueva idea de negocio, ya que la gente espera que los PDF se copien y reproduzcan con el tiempo. Obviamente, no es el caso de un correo electrónico enviado a un colega o a un funcionario del gobierno. Además, los correos electrónicos también pueden contener imágenes y vídeos que no se encontrarían en un documento PDF o Word normal. La mayoría de los documentos que se comparten entre empresas sólo contienen texto y algún gráfico ocasional. Por ello, los procesos tecnológicos necesarios para redactar adecuadamente correos electrónicos masivos difieren de otras formas de redacción.

¿Por qué es necesaria la redacción de correos electrónicos?

Son muchas las situaciones en las que un particular o una empresa pueden querer suprimir información de sus correos electrónicos. La razón más común es que los correos electrónicos puedan presentarse ante un tribunal como prueba. Por ejemplo, un empleado puede demandar a su empresa por mala conducta en el trabajo. Este empleado podría solicitar que los correos electrónicos inapropiados o amenazadores que recibió de su empleador se utilicen como prueba en su caso. Sin embargo, antes de que esto pudiera ocurrir, el resto de la información personal incluida en el correo electrónico tendría primero que ser redactada antes de que los correos electrónicos pudieran ser admisibles ante un tribunal.

Otra posibilidad es que un grupo de clientes afectados por un determinado producto desee presentar una demanda colectiva contra la empresa que lo fabricó. Esta demanda puede girar en torno a la información enviada a los miembros de la demanda en relación con el producto en forma de un correo electrónico que puede haber hecho afirmaciones falsas sobre los beneficios o las posibles consecuencias del producto en cuestión. Antes de que estos correos electrónicos pudieran utilizarse como prueba en la demanda, habría que eliminar toda la información.

Por poner otro ejemplo, el informe de Robert Mueller de 2019 contenía varios correos electrónicos compartidos entre las campañas de Trump y Clinton. Como los correos electrónicos también se enviaron internacionalmente a figuras políticas de Rusia, el impacto de la comunicación por correo electrónico en las conclusiones de Mueller se hace aún más evidente. Estos ejemplos son sólo algunas de las razones por las que una agencia gubernamental, un bufete de abogados o una empresa podrían considerar la adopción de un paquete de software de redacción de correo electrónico. A medida que la comunicación en línea se hace más frecuente en el lugar de trabajo, es de suma importancia que todo tipo de empresas dispongan de las herramientas necesarias para realizar su trabajo.

¿Cómo puedo aplicar la redacción de correos electrónicos?

Debido a que los correos electrónicos no sólo contienen texto escrito , sino también imágenes y vídeo, el proceso de redacción de correos electrónicos puede resultar extremadamente difícil. Una solución a este problema es redactar manualmente la información de los correos electrónicos para garantizar que se lleva a cabo un proceso exhaustivo. Aunque esto puede resultar muy eficaz, también requiere mucho tiempo y, por lo tanto, no es una solución práctica para las necesidades de redacción de correos electrónicos de la mayoría de las empresas.

Otra solución es utilizar un software de redacción especializado que permita a los usuarios redactar información de diferentes formas, desde texto escrito hasta imágenes y vídeos. Un software de redacción como CaseGuard Studio no solo le permitirá eliminar automáticamente toda la información sensible y los secretos comerciales de sus correos electrónicos, sino que también le proporcionará todas las herramientas necesarias para redactar de forma masiva miles de listas de correos electrónicos en cuestión de minutos. CaseGuard Studio aprovecha la tecnología de IA de vanguardia para redactar la información de los correos electrónicos de la manera más eficiente y rentable posible.

El uso de la Inteligencia Artificial para la redacción le permitirá analizar y redactar toda la información privada y sensible de miles de correos electrónicos en cuestión de minutos, lo que le ahorrará mucho tiempo, dinero y esfuerzo. Vea el vídeo a continuación para ver cómo funciona