¿Qué es la cadena de custodia? ¿Cómo pueden utilizarla las empresas?

¿Qué es la documentación de la cadena de custodia?

La documentación de la cadena de custodia es el rastro histórico secuencial dejado en papel y que registra el cuándo, por qué, cómo y por quién de la evidencia física o electrónica que se recoge, maneja o analiza. De acuerdo con la ley federal, los elementos con interrupción en su cadena de custodia o mal documentados no se admiten en corte ni se muestran a los jurados. En el contexto de los tribunales, la cadena de custodia es esencial para el resultado de un caso. Cada vez que se recoge evidencia, se inicia una cadena de custodia y esta documentación acompaña dichas pruebas a través de las distintas paradas y análisis que se realizan a lo largo del camino. En la cadena de custodia se registra la respuesta a las siguientes incógnitas:

• ¿Quién encontró las pruebas?
• ¿Dónde se encontraron las pruebas?
• ¿Quiénes manipularon las pruebas?
• ¿Cuándo se encontraron las pruebas?
• ¿Qué se hizo finalmente con las pruebas?

Cualquier prueba admitida legalmente en un caso judicial debe tener una cadena de custodia limpia, concisa y bien documentada. Si bien hemos dedicado la primera parte de este artículo a las formas en que se maneja la documentación de la cadena de custodia en lo que respecta a las pruebas en el ámbito legal, la documentación de la cadena de custodia tiene muchos otros usos en una variedad de industrias, tanto en el sector público como en el privado.

La documentación de la cadena de custodia en el mundo empresarial

No es bien conocido que la documentación de la cadena de custodia es una prioridad para muchas empresas, pero lo cierto es que es vital para los gobiernos, los pequeños negocios, las asociaciones, las fuerzas del orden, los proveedores de servicios logísticos y las agencias de envíos. El proceso de la cadena de custodia es en muchos aspectos similar a la experiencia de un consumidor cuando compra un producto o servicio en línea. Por ejemplo, después de realizar la compra, al producto se le asigna un número de seguimiento que funciona como un pasaporte digital. En cada parada del camino al paquete se le ponen cuños y los consumidores pueden seguir el progreso de su envío en tiempo real. De igual forma, un documento de cadena de custodia es un recibo verificable que controla el inventario durante cada parte del proceso transaccional.

Además, muchas empresas hacen uso de un sistema de documentación de la cadena de custodia para abordar la gestión del suministro. Por ejemplo, en la industria láctea la documentación de la cadena de custodia puede utilizarse en la trazabilidad de los productos alimentarios. Esto facilita la retirada de los alimentos dañados o en mal estado que pudieran convertirse en una amenaza para la salud del público, como una posible contaminación por salmonella, por poner un ejemplo. La documentación de la cadena de custodia también se utiliza en la industria maderera para garantizar que los árboles talados procedan de fuentes gestionadas de forma sostenible. En el mundo del arte, la documentación de la cadena de custodia se denomina procedencia. La procedencia se utiliza para mantener un registro y una cronología de una obra de arte histórica y recoge quién fue su propietario, cuándo se vendió y a quién y dónde se encontraba la obra en cada momento. Este tipo de documentación también puede utilizarse para ayudar a prevenir diversas formas de fraude o robo.

Para dar un último ejemplo de la aplicación de la documentación de la cadena de custodia dentro del mundo empresarial, la Organización Internacional de Normalización (ISO) avala el uso de la documentación de la cadena de custodia para tomar el control de la gestión de la cadena de suministro. En opinión de la ISO, la documentación de la cadena de custodia es una solución sencilla a los numerosos problemas que pueden surgir durante los procesos de desarrollo, producción y entrega de productos. La normalización de esta práctica y el respaldo de la ISO están diseñados “para ayudar a impulsar la confianza de los fabricantes y los consumidores, reduciendo los costes de la cadena de suministro al abordar cuestiones como el riesgo, la pérdida de tiempo y las condiciones de producción”.

¿Qué puede hacer la cadena de custodia por su empresa?

La documentación de la cadena de custodia puede proporcionar una serie de beneficios tanto a las empresas como a las organizaciones. Algunos de estos beneficios son:

• Permite a entidades públicas y privadas documentar los productos o servicios.
• Garantiza un mejor control del inventario (los productos pueden ser rastreados tanto física como electrónicamente).
• Proporciona una mejor comprensión de la línea de suministro de ingredientes, componentes y productos finales.
• Registra la cronología de las líneas de distribución, incluyendo cualquier interrupción o pérdida.
• Ayuda a desarrollar soluciones para áreas que generan pérdidas o influyen negativamente en la entrega, calidad o valor del producto.

Documentación de la cadena de custodia en relación con las fuerzas del orden

Según un estudio realizado en septiembre de 2020, la cadena de custodia es “el proceso más importante de la documentación de pruebas”. La policía quiere mantener la seguridad del público, pero detener a los delincuentes conlleva mucho más trabajo que simplemente poner un par de esposas. Cuando los agentes y los investigadores entran en una determinada escena del crimen, tienen que recoger las pruebas, rellenar las etiquetas de los contenedores de evidencia y completar el formulario de la cadena de custodia para iniciar un seguimiento constante. A cada contenedor de evidencia se le asigna su propio código de identificación único. Además, se registran detalles pertinentes como el lugar en el que se recogieron las pruebas, la fecha y la hora en que se recogieron, el nombre de la persona que las encontró y la firma de un testigo. A continuación, los paquetes se sellan de forma que permanezcan intactos utilizando cinta adhesiva a prueba de manipulaciones.

Según otro conocido estudio, estos son los datos que suelen aparecer en el formulario anexo a los informes de cadena de custodia:

• identificador único
• nombre y firma del recolector de la muestra
• dirección oficial y un número de contacto.
• nombre del destinatario.
• dirección del laboratorio de evidencia.
• detalles de cada muestra (incluyendo un identificador único y una matriz, la fecha y la hora de
• recogida y el tipo de análisis requerido)
• firmas de todas las personas implicadas en la cadena de posesión con la fecha y la hora
• correspondientes
• fecha y el método de entrega
• autorización de análisis de la muestra.
• cualquier otra información pertinente relativa a la muestra

A cada muestra se le debe asignar su propia hoja de documentación. A primera vista, los detalles requeridos para esta documentación pueden parecer más sencillos de lo que realmente son. La recogida es, en muchos sentidos, la parte más fácil del proceso. La documentación debe detallar cada paso, desde el momento en que se recogen y sellan las pruebas hasta que llegan a la corte para su examen. Cada vez que las pruebas se entregan a otro experto para su análisis o estudio, debe demostrarse que ninguna parte ajena a la cadena de custodia tuvo acceso a estas pruebas sin la debida autorización. Los tribunales no limitan el número de transferencias en relación con las pruebas, ya que las pruebas forenses deben a menudo ser analizadas científicamente. Sin embargo, es fundamental reducir todo lo posible el número de transferencias para evitar cualquier problema.

¿Hasta qué punto puede ser vital la cadena de custodia para las empresas ajenas a las fuerzas del orden?

La legalidad de la cadena de custodia es vital en el contexto de las pruebas forenses y los casos judiciales serios, ya que de ella puede depender la pena de muerte para aquellos que han sido acusados de delitos en los tribunales. Sin embargo, si pensamos en la multitud de empresas que nos permiten disfrutar de nuestro suministro de alimentos, descubrimos que la cadena de custodia asociada a estas entidades tiene serias implicaciones en la salud y el bienestar de los consumidores.

Cuando las empresas utilizan un sistema de cadena de custodia en el control de calidad para ayudar en el desarrollo, la creación y la distribución de los productos, se pueden salvar vidas. Si no fuera por la documentación de la cadena de custodia en lo que respecta a la industria alimentaria, podrían perderse vidas a causa de enfermedades, ya que los alimentos caducados permanecerían en los estantes de las tiendas sin la debida notificación. Por eso, la documentación de la cadena de custodia es de suma importancia para prácticamente todas las empresas del país, ya que les permite identificar, rastrear y solucionar posibles problemas durante el curso de sus operaciones.

Independientemente del campo o industria al que pertenezca, la documentación de la cadena de custodia puede ser vital para el éxito y el funcionamiento continuo de una empresa. La documentación de la cadena de custodia permite a las empresas operar de la manera más eficaz y eficiente posible, ya que ofrece la información necesaria para completar trabajos al más alto nivel. Sin una adecuada documentación de la cadena de custodia, muchas empresas se verían afectadas negativamente o incluso fracasarían de la noche a la mañana. Por ello, es importante que los consumidores sean conscientes de que la documentación de la cadena de custodia no se limita al sistema legal, sino que afecta cada aspecto del mundo empresarial.