Por qué son importantes los informes al realizar la redacción

Informes de servicio

Si alguna vez ha trabajado en redacciones, comprenderá fácilmente la necesidad de obtener un software de redacción con funciones flexibles e innatas. La redacción es necesaria para preservar la privacidad y confidencialidad de la información sensible. Es una demanda popular en muchas de nuestras agencias gubernamentales, fuerzas de seguridad, escuelas, hospitales, etc., para garantizar que quien utilice sus servicios pueda sentirse seguro sobre sus datos.

Necesidades obvias de redacción

Hacer una lista de las funciones necesarias de un software de redacción es fácil. Esto se debe a que la mayoría de nosotros podemos deducir cuáles de nuestros documentos o datos revelados nos pondrían en cierto riesgo de exponer nuestra identidad. Esto significa que, aunque no seamos capaces de enumerar todas las leyes y normativas aplicables, sabemos que no queremos que aparezcan las caras de nuestros hijos en los vídeos escolares cuando se emiten en las noticias. Puede que no sepamos lo que hace un pirata informático para robar identidades, pero aun así susurramos cuando facilitamos nuestro número de la seguridad social o nuestra dirección por teléfono.

Esto se debe a que se trata de identificadores obvios; sabemos que esta información puede ser fácilmente utilizada por alguien malintencionado y empleada en nuestra contra. Un software de redacción fiable facilitará la redacción de rostros e información de identificación personal (IIP) e incluso podrá disfrazar voces.

Cuando se trata de redactar documentos, es lógico que el software de redacción disponga de funciones como la redacción de patrones. Muchos de los formularios que rellenamos y de los documentos que entregamos contienen IIP que siguen ciertos patrones. Por ejemplo, los correos electrónicos siempre incluyen el símbolo @. Los números de teléfono y de la seguridad social tienen diferencias distintivas, e incluso el lugar donde escribimos y firmamos nuestros nombres en los formularios es bastante predecible.

Tampoco sería extraño tener que redactar varios archivos, por lo que la solución obvia es poder realizar una redacción masiva. También hay algunas funciones en las que no pensamos de forma innata cuando se trata de la redacción. Aun así, nos encantaría poder utilizar la codificación por colores de las redacciones, redactar miles de imágenes con un solo clic, tener la capacidad de hacer OCR a los documentos y redactar fácilmente archivos PST. Los informes generados automáticamente, como el registro de exenciones, serían una de las funciones más importantes para muchos organismos que se esfuerzan por crear informes manualmente para explicar por qué, dónde y cómo aplicaron las redacciones, junto con las razones legales.

La importancia de los informes automáticos

Una característica relacionada con las redacciones que puede pasarse por alto en el software de redacción es si tiene la capacidad de generar informes precisos basados en el tipo de archivo, los motivos de la redacción y los análisis. Cuando se trabaja con redacciones, hay diferentes razones por las que se oscurece o elimina a personas o información. Aunque no se espera que todo el mundo lo sepa, como persona que trabaja en la redacción, es posible que se espere que presente sus razones para aplicar las redacciones a sus archivos. Una de las razones es que, aunque la redacción cumple su propósito de salvaguardar la información sensible, ha habido casos en los que ha sido demasiado amplia y ha ocultado información importante al público, comprometiendo su integridad.

Un ejemplo es el caso de Michael Flynn, exasesor de seguridad nacional durante la presidencia de Trump. Michael Flynn se declaró culpable de mentir al FBI sobre sus conversaciones con un diplomático ruso y, como parte del proceso judicial, se investigaron muchos documentos. Se argumentó que las redacciones aplicadas a los documentos eran por motivos de seguridad nacional. Sin embargo, una vez que se hicieron públicos, se descubrió que en realidad servían para ocultar pruebas sustanciales.

La parte redactada de los documentos es lo que reveló al público las acciones de Michael Flynn en relación con la investigación de la injerencia rusa durante las elecciones de 2016. Este tipo de acciones plantean dudas sobre la transparencia de los funcionarios del gobierno, y la falta de identificación e información adecuadas de los motivos de la redacción puede dar lugar al mismo resultado. Por eso es tan importante una de las características que más se pasan por alto a la hora de generar informes.

Un ejemplo perfecto de un software de redacción que entiende esto es CaseGuard. CaseGuard Studio es un software de redacción todo en uno diseñado para redactar vídeo, audio, imágenes y pdf y es compatible con muchos formatos de archivo. Una de las características más admiradas de CaseGuard es su función “Imprimir informe”, que permite a los usuarios generar un informe detallado de sus redacciones que puede utilizarse en procedimientos legales, auditorías u otros fines.

La ventana “Imprimir informes” de CaseGuard incluye la opción Registro de exenciones, que resumirá y condensará las razones por las que ha redactado las caras, textos, objetos o audio de sus archivos. Este informe también incluye información sobre los metadatos asociados a cualquier archivo, incluida la información del dispositivo, el tamaño del archivo y el idioma del archivo.

Estos detalles pueden resultar útiles durante las investigaciones y facilitan enormemente la compartición de su historial de redacción. Para ir un paso más allá, esta lista generada por CaseGuard puede exportarse fácilmente a varios tipos de archivos, lo que le permite compartir lo necesario con quien lo necesite. Tener la capacidad de llevar a cabo esta tarea rápidamente significa no tener que preocuparse de investigar la base legal y estatutaria de por qué está redactando cada vez que redacta.

Más informes y sus casos de uso

Se pueden utilizar otros registros para recopilar más información para usted, como un informe resumido estándar sobre su proyecto de redacción. Esto puede incluir el nombre del proyecto que has creado, las diferentes tareas que se han realizado en los archivos dentro de ese proyecto, e información detallada sobre el archivo añadido al software. Disponer de algo como un informe de “Mis actividades” también puede permitirte separar la lista de redacción por credenciales. Incluye las tareas programadas, cuándo se completaron, los efectos y los elementos visuales utilizados.

Dado que la redacción se utiliza para muchos tipos de proyectos y archivos, trabajar con audio o vídeos con audio es más que probable. Sería conveniente poder echar un vistazo rápido a algo para informarse de lo que se está hablando exactamente en este contenido sin tener que sentarse a escuchar las palabras clave usted mismo. CaseGuard ya ha pensado en esto por usted. Con un informe como “Nube de palabras”, puede tomar nota rápidamente de las principales preocupaciones y temas del vídeo y el audio observando este ingenioso grupo de palabras. Cuanto más grande es la palabra, más se ha mencionado, lo que te permite conocer su importancia.

Mejor aún, si tienes un archivo de audio que está en un idioma que no entiendes, un software de redacción bien desarrollado te permitiría traducirlo al inglés para que lo entiendas. Para ir un paso más allá, sería más que útil tomar cualquier archivo de audio y traducir la transcripción a un idioma diferente para compartirlo con otros con confianza. Eche un vistazo a los informes “Nube de palabras” y “Traducción” de CaseGuard.

Tener la posibilidad de trabajar en colaboración con otros es una característica que la mayoría pediría para su software de redacción. Poder trabajar juntos, que el sistema haga un seguimiento de quién está trabajando en qué proyecto, ver el estado del proyecto y tener una ubicación designada para el proyecto finalizado hacen que sea conveniente para la colaboración en equipo. CaseGuard lo demuestra con su función de redacción colaborativa, Watcher. Lo que lo hace aún mejor es disponer de un resumen que puede reflejar lo que se ha completado, la duración y la información sobre los archivos redactados, y mucho más, todo en un solo informe.

El papel de la IA en los informes impresos

El software avanzado de redacción, por supuesto, trabaja con capacidades de IA para ofrecer redacciones más rápidas y eficientes. El uso de la IA es importante para ayudar a detectar y eliminar la información de identificación personal (IIP). Con unos pocos clics, puedes utilizar funciones como el análisis de PDF para identificar y eliminar de tus documentos nombres, correos electrónicos, números y otros datos de identificación personal. También significa que enumera toda la IIP detectada en segundo plano. CaseGaurd le permite llevar a cabo esta lista como un informe para tener la IIP detectado e identificado todo en un solo lugar.

Disponer de la lista de IIP que se han redactado puede permitirle ver mejor qué IIP desea redactar o no redactar en función de sus necesidades. El uso de IA para identificar IIP significa que también tiene la capacidad de transcribir audio. Con esta herramienta, CaseGuard puede crear un informe de transcripción para acceder fácilmente al contenido de los archivos de audio. Está disponible para usted con o sin las redacciones aplicadas.

En general, son muchas las funciones que podemos esperar encontrar en nuestro software de redacción. Las herramientas más obvias siempre pueden mejorarse con la ayuda de los redactores, y trabajar para predecir sus necesidades es lo que permite que un software de redacción sea creativo en sus funciones. La función “Imprimir informe” es una gran herramienta para los usuarios de CaseGuard que ayuda a documentar el trabajo de redacción y a garantizar que sea minucioso. Estos informes facilitan su presentación en procedimientos normativos y para cualquier asunto legal, quitándole trabajo de encima.