Módulos de evidencia RMS gratuitos. Lo bueno, lo malo y todo lo demás

En el artículo anterior titulado “¿Por qué un software de gestión de evidencia?” hablamos de las ventajas de tener un sistema de software de gestión de evidencia avanzado en cada sala de pruebas. Además, nos referimos a las desventajas de gestionar las pruebas a la antigua usanza. Hoy nos referiremos a uno de los mitos que rodean a los sistemas de gestión de registros (RMS) gratuitos. No se deje engañar, gratis no significa necesariamente que se ahorre dinero. De hecho, puede que al final usted gaste el triple de lo que cree que está ahorrando. En este artículo discutiremos los pros y los contras de casi todos los módulos de evidencia de los sistemas de gestión de registros disponibles y le dejaremos decidir qué opción se ajusta mejor a sus necesidades y presupuesto.

Ventajas de los módulos de evidencia de los sistemas de gestión de registros

• ¡Son gratis! Nadie puede negar lo bien que suena esta palabra. Lo que no le dicen, sin embargo, es que vienen sin ningún tipo de personalización. Si necesita cualquier personalización del módulo de pruebas, puede costarle a su departamento el triple de lo que normalmente pagaría por cualquier personalización de un software.
• Los agentes no necesitan ir a un sistema diferente para introducir la evidencia y si están acostumbrados a los sistemas de gestión de registros, sólo necesitan una formación mínima para utilizar el módulo de evidencia.
• Toda la información se almacena en un solo sistema.
• Proporcionan una cadena de custodia automatizada.

Contras de los módulos de evidencia de los sistemas de gestión de registros

• Débil atención al cliente: la mayoría de los sistemas RMS cuentan con módulos de pruebas que fueron diseñados sin un conocimiento base del funcionamiento de una sala de evidencia. Estos módulos fueron creados rápidamente para almacenar datos y se incluyeron en el RMS de forma gratuita para poder afirmar que dichos sistemas de gestión de registros pueden manejar las salas de evidencia. Hemos escuchado de muchas personas que se vieron obligadas a utilizar dichos módulos que: “los RMS no ganan dinero con la sala de pruebas y por eso nuestros problemas técnicos nunca son su prioridad”.
• Incapacidad para manejar evidencia digital: muy pocos módulos de evidencia incluidos en los sistemas RMS tienen la capacidad de manejar evidencia digital. Todos los departamentos de policía recogen pruebas digitales de las escenas del crimen. Las fotos de la escena del crimen, las grabaciones de los interrogatorios y los videos de las cámaras de los automóviles y de los dispositivos portátiles tendrán que manejarse por separado en un sistema diferente o, peor aún, almacenarse en DVD o discos duros.
• Aunque su sistema RMS puede almacenar la información básica sobre la evidencia, hay muchas operaciones que probablemente no pueda realizar. Por ejemplo, ¿puede gestionar el inventario, la transferencia, disposición y prescripción de pruebas, los recordatorios automáticos, etc.? Basándonos en lo que hemos visto, su RMS probablemente no realiza ninguna de estas operaciones críticas.
• Escasa capacidad para dar reportes: ya hemos mencionado que el manejo de pruebas implica mucho papeleo (informes de pruebas, de efectivo, de la Oficina de Alcohol, Tabaco, Armas de Fuego y Explosivos, de laboratorio y mucho más). Si utiliza el módulo de pruebas de RMS para introducir sus datos, probablemente tendrá que encontrar otra forma de imprimir todos estos informes, lo que hará perder aún más tiempo a sus agentes.
• Capacidades de búsqueda limitadas: debido a que su módulo de pruebas RMS fue diseñado sin un conocimiento base del funcionamiento de una sala de evidencia, puede descubrir que realizar incluso funciones de búsqueda simples resulta difícil. Si usted ha automatizado su sala de evidencia es para encontrar las cosas rápida y fácilmente. Si su RMS o su sistema de pruebas actual no pueden ofrecer eso, está perdiendo un tiempo valioso.
• No hay prescripción: los técnicos de pruebas saben que toda la evidencia (incluidos los objetos perdidos y encontrados) debe conservarse durante un período de tiempo predeterminado. La mayoría de los organismos basan este periodo de conservación inicial en la ley de prescripción. Todos los técnicos de pruebas conocen la importancia de esto, ya que una vez llegada esa fecha se puede iniciar el proceso de eliminación para liberar espacio en la sala de pruebas. La mayoría de los sistemas RMS no notifican automáticamente sobre cuándo comenzar el proceso de eliminación, lo que puede resultar en pilas de artículos innecesarios en su sala de pruebas. La mayoría de las salas de pruebas pudieran tener mucho espacio libre en sus estanterías si los artículos se eliminaran de forma eficiente.

Solución híbrida

Si se ve obligado a utilizar el módulo de pruebas del RMS y aun así quiere gestionar su sala de pruebas de forma eficiente, existe una solución híbrida que ofrece un puente sin fisuras entre su RMS y su sistema de gestión de pruebas. Este recurso transferirá la información de un lado a otro con un clic, sin necesidad de duplicar su trabajo de entrada de datos. Sus agentes pueden seguir utilizando el RMS como sistema de entrada de datos y CaseGuard gestionará la información desde ese momento hasta la disposición final de las pruebas. Es fácil encontrar las pruebas, transferirlas, eliminarlas, realizar un inventario físico, crear y ejecutar informes y exportar los datos en cualquier formato.

Reconozcámoslo. Los sistemas RMS son excelentes, pero están diseñados para manejar registros, no evidencia.