La TPRA, el Gobierno, los Registros Públicos y la Seguridad de los Datos

La Ley de Registros Públicos de Tennessee (TPRA) es una ley de acceso a los registros públicos aprobada originalmente por la legislatura estatal en 1957. Posteriormente, la ley fue modificada en numerosas ocasiones tras su aprobación inicial en 1957, sobre todo en 2008, cuando se cambiaron las disposiciones de la ley para obligar a los custodios de los registros a responder a todas las solicitudes de acceso a sus registros públicos en un plazo de 7 días. Con este fin, la ley concede a los ciudadanos del estado de Tennessee el derecho a solicitar el acceso a los registros públicos de sus organismos gubernamentales estatales, así como las circunstancias en las que se permite a un organismo gubernamental denegar a un solicitante el acceso a los registros públicos de dicho organismo.

¿Cómo se definen los registros públicos en la TPRA?

En virtud de la Ley de Registros Públicos de Tennessee, los registros públicos se definen como “todos los documentos, papeles, cartas, mapas, libros, fotografías, microfilmes, archivos y resultados de procesamiento electrónico de datos, películas, grabaciones sonoras u otro material, independientemente de su forma física o características, realizados o recibidos en virtud de una ley u ordenanza o en relación con la tramitación de asuntos oficiales por parte de cualquier organismo gubernamental”. Por el contrario, el término registros públicos no incluye “el dispositivo o equipo, incluidos, entre otros, un teléfono móvil, un ordenador u otro dispositivo o equipo electrónico o mecánico, que pueda haberse utilizado para crear o almacenar un registro público o un registro estatal”.

¿Cuáles son los requisitos que la TRPA impone a los conservadores de documentos?

Los requisitos que deben cumplir los depositarios de documentos que trabajan en nombre de organismos gubernamentales en virtud de las disposiciones de la Ley de Registros Públicos de Tennessee (Tennessee Public Records Act) en lo que respecta al derecho de los ciudadanos del Estado a acceder, copiar e inspeccionar los registros públicos de dichos organismos incluyen, entre otros, los siguientes:

• Los guardianes de los registros están obligados a redactar cualquier información confidencial que pueda estar contenida en un registro público antes de proporcionar dicho registro a un solicitante.
• Se prohíbe a los organismos públicos, así como a los custodios de documentos que trabajan en nombre de dichos organismos, eludir sus obligaciones en virtud de las disposiciones de la ley delegando sus responsabilidades en una entidad privada o tercera.
• Se prohíbe a los custodios de documentos exigir una solicitud por escrito o cobrar una tasa al solicitante para acceder a sus documentos públicos, a menos que la ley disponga lo contrario.
• Los custodios de documentos pueden promulgar normas que los solicitantes deben cumplir para proteger la confidencialidad de determinados documentos públicos que obran en su poder.
• Los custodios de los registros deben garantizar que todos sus registros públicos sean accesibles al público en general, durante el horario laboral habitual.
• Todos los registros pertenecientes a asociaciones y corporaciones sin ánimo de lucro del Estado de Tennessee se consideran registros públicos en virtud de la ley.

¿Cuándo puede denegarse una solicitud de acceso a registros públicos en virtud de la TPRA?

En el otro extremo del espectro, la Ley de Registros Públicos de Tennessee establece varias circunstancias en las que un custodio de registros puede denegar a un solicitante el acceso a los registros públicos en posesión de dicho custodio. Por ejemplo, si bien la ley establece que todos los registros mantenidos por un organismo gubernamental dentro del estado deben ser accesibles al público en general, esta accesibilidad está supeditada al pago por parte del solicitante de las tasas aplicables a su solicitud concreta. Además, los conservadores de documentos no están obligados a facilitar el acceso a sus documentos públicos a quienes no sean ciudadanos del Estado de Tennessee. Por otra parte, los encargados de la custodia de documentos también pueden denegar a un solicitante el acceso a documentos públicos que estén exentos de divulgación en virtud de la ley. Hasta aquí, algunos ejemplos de tales exenciones:

• Números de teléfono fijo y móvil.
• Números de la seguridad social.
• Datos del permiso de conducir.
• Información de contacto en caso de emergencia.
• Datos de residencia.
• Información sobre cuentas bancarias.
• Expedientes académicos.
• Historiales médicos.

Información confidencial y redacción

Si bien las secciones de la TPRA designan ciertas formas de información como confidenciales, la ley también establece que dichas secciones no impiden que un custodio de registros proporcione a los miembros del público acceso a los registros que contengan dicha información. Dicho esto, se pueden utilizar programas informáticos de redacción automática para eliminar la información exenta de los registros que también contengan información de acceso público. Por ejemplo, estos programas pueden utilizarse para suprimir automáticamente los números de la seguridad social y los historiales médicos, dando a los custodios de los registros la tranquilidad de que podrán cumplir las disposiciones de la TPRA en todos los aspectos de la ley.

Aunque los 50 estados de EE.UU. han promulgado algún tipo de legislación que permite a los ciudadanos de dichos estados solicitar acceso a una amplia gama de registros públicos y gubernamentales, los detalles de estas leyes varían según la región. Así, la Ley de Registros Públicos de Tennessee regula la forma en que los ciudadanos del estado pueden acceder a los registros públicos de los organismos gubernamentales municipales y estatales, en un esfuerzo por promover los principios de transparencia y responsabilidad. De este modo, los residentes del estado disponen de un mecanismo legal para ejercer su poder político.