La Ley de Derecho a Saber de New Hampshire, la seguridad de los datos

La Ley de Derecho a Saber de New Hampshire es una ley de acceso a registros públicos y privacidad de datos que se aprobó inicialmente en 1977. Las distintas secciones de la ley otorgan a los ciudadanos el derecho legal a acceder a los registros públicos de las instituciones gubernamentales que operan en el estado, desde registros de propiedad de vehículos hasta datos estadísticos, entre otros muchos. A la inversa, la Ley de Derecho a Saber de New Hampshire también obliga a las instituciones públicas a garantizar que los registros públicos que mantienen dichas entidades sean accesibles al público en general, con ciertas limitaciones.

¿Cómo define la ley los documentos públicos?

La Ley de Derecho a Saber de New Hampshire define los documentos gubernamentales como “cualquier información creada, aceptada u obtenida por, o en nombre de, cualquier organismo público, o un quórum o mayoría del mismo, o cualquier agencia pública en el desempeño de su función oficial”. Sin perjuicio de lo anterior, el término “documentos oficiales” incluye cualquier comunicación escrita u otra información, ya sea en papel, formato electrónico u otra forma física, recibida por el quórum o la mayoría de un organismo público en el ejercicio de sus funciones oficiales, ya sea en una reunión o fuera de ella. El término “registros gubernamentales” también incluirá el término “registros públicos”.

¿Cuáles son las obligaciones de los organismos públicos según la ley?

La Ley de Derecho a Saber de New Hampshire obliga a los organismos públicos a tomar las siguientes medidas para asegurarse de que los registros públicos que mantienen dichos organismos sean accesibles a los numerosos ciudadanos que residen en el estado:

• Los organismos públicos tienen la obligación de responder a todas las solicitudes de acceso a sus registros públicos en un plazo de 5 días laborables.
• Los organismos públicos son responsables de redactar cualquier información de identificación personal que puedan contener sus registros públicos antes de revelar dicha información a los ciudadanos del estado de New Hampshire.
• Los organismos públicos pueden restringir el uso de algunos de sus registros públicos por parte de los ciudadanos del estado. Por ejemplo, los registros relativos a conjuntos de datos estadísticos sólo pueden divulgarse con fines de investigación.
• Los organismos públicos sólo pueden cobrar tasas relacionadas con la duplicación de sus registros públicos cuando facilitan el acceso a dichos registros públicos.
• Los organismos públicos no tienen obligación de permitir el acceso a sus registros públicos a los no residentes en el estado de New Hampshire.
• Los organismos públicos deben permitir que los ciudadanos de Nuevo Hampshire accedan a sus registros públicos durante el horario laboral o de funcionamiento habitual de dichos organismos.
• Las agencias públicas son responsables de mantener sus registros públicos en un lugar accesible situado en la oficina o lugar de trabajo habitual de dichas agencias.
• La ley considera que todos los documentos que mantienen los organismos públicos de New Hampshire son documentos públicos, salvo algunas excepciones.

¿Cuándo puede denegarse una solicitud de registro público según la ley?

La Ley de Derecho a Saber de New Hampshire también establece varias circunstancias en las que un organismo público puede denegar la solicitud de un ciudadano de registros públicos o información relacionada con el gobierno. En particular, hay multitud de registros públicos que deben permanecer confidenciales según la ley, así como la legislación federal, como la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA). Hasta aquí, algunos ejemplos de registros públicos que están exentos de divulgación a los ciudadanos de New Hampshire según la ley, entre otros:

• Expedientes de certificación de profesores.
• Expedientes educativos.
• Actas de grandes jurados.
• Registros de la junta de libertad condicional.
• Información de seguridad.
• Historiales médicos y sanitarios.
• Memorandos de organismos públicos.
• Registros del privilegio abogado-cliente.
• Registros de planes de ciberseguridad.
• Expedientes informáticos.
• Exámenes profesionales.
• Diagramas de red detallados.

Software de redacción y cumplimiento de la ley

En términos de cumplimiento de la ley, la Ley de Derecho a Saber de New Hampshire exige que los organismos públicos redacten la información personal de los registros públicos a los que un ciudadano del estado pueda solicitar acceso. Para ello, un programa de software de redacción automática es una solución tecnológica que los organismos públicos de New Hampshire pueden utilizar para cumplir y mantener el cumplimiento de la ley. Como estos programas permiten a los usuarios redactar una amplia gama de datos personales en multitud de tipos de archivos, como PDF, vídeo, audio e imagen, entre otros, estos programas también proporcionarán a las agencias gubernamentales la flexibilidad necesaria para gestionar adecuadamente las solicitudes de registros públicos que puedan recibir.

La Ley de Derecho a Saber de New Hampshire proporciona a los residentes del estado los medios para acceder a los registros y a la información en la que se basan los organismos gubernamentales de su estado para tomar sus respectivas decisiones. Más concretamente, la ley concede a los ciudadanos del estado de New Hampshire el derecho a expresar un mínimo de poder político, ya que el dinero de los contribuyentes de estos ciudadanos representa la financiación de los organismos públicos y gubernamentales que existen en el estado. De este modo, la ley da a los ciudadanos de Nuevo Hampshire los medios para hacer que sus funcionarios electos rindan cuentas de sus actos.