Errores en materia de privacidad y normativa federal para la redacción

November 20, 2024 | 9 minutes read

Redacciones en los expedientes judiciales

La normativa federal exige que los documentos presentados ante los tribunales federales de EE.UU. se redacten en aras de la privacidad. La redacción es un método para eliminar datos sensibles de los documentos que protegen la intimidad o la seguridad de las personas antes de que los documentos se hagan públicos. Aunque EE.UU. no dispone de una normativa exhaustiva sobre privacidad que lo abarque todo, como el Reglamento General de Protección de Datos, para proteger a los ciudadanos, cuenta con varias normas o leyes que se aplican en contextos específicos.

Una forma de proteger a las personas es suprimir información sensible de los documentos. Muchos expedientes judiciales y transcripciones están a disposición del público. Aunque una persona sea llevada ante un tribunal por un delito o por asuntos financieros, puede ser declarada inocente. Al incluir información personal en documentos públicos relativos al caso, la identidad o la reputación de una persona pueden quedar arruinadas. La información de identificación personal (IIP) es el tipo de detalles que aparecen en los formularios y que se redactan por seguridad. La IIP consiste en cualquier dato que pueda identificar personalmente a un individuo. Incluye nombres, números de la seguridad social, direcciones y otros datos directamente relacionados con una persona.

Normas de redacción

Los abogados y demás personal jurídico están obligados a redactar los expedientes y transcripciones en busca de datos sensibles o personales. Los tribunales federales tienen normas explícitas que deben seguirse para el proceso de redacción. Existen dos normas judiciales muy similares relativas a la redacción: la Regla 5.2 y la Regla 49.1. La Regla 5.2 está incluida dentro de las Reglas Federales de Procedimiento Civil. La Regla 49.1 forma parte de las Reglas Federales de Procedimiento Penal. Ambas normas exigen que se supriman los siguientes datos de los expedientes judiciales para proteger la intimidad de las personas:

Número de la Seguridad Social y números de identificación fiscal: Utilice sólo los CUATRO ÚLTIMOS DÍGITOS.
Fechas de nacimiento: Sólo se puede dejar el año de nacimiento si es necesario.
Nombres de hijos menores: En el caso de hijos menores de edad, sólo se permiten las iniciales.
Domicilio: Sólo si debe incluirse una dirección particular, utilice únicamente la ciudad y el estado.
Números de cuentas financieras: Identifique el nombre o tipo de cuenta y la institución financiera en la que se mantiene, pero utilice únicamente los cuatro últimos dígitos del número de cuenta.
Cumpla cualquier orden judicial adicional sobre la redacción de información sensible basada en el caso.
Extreme las precauciones y redacte por seguridad cuando incluya cualquiera de los siguientes datos:

1. Números de permiso de conducir
2. Historial médico
3. Historial laboral
4. Información financiera individual
5. Datos confidenciales o secretos comerciales

Formas erróneas de censurar documentos judiciales

Eliminar datos de documentos judiciales no es tan fácil como parece. Los datos originales deben permanecer intactos, pero la información sensible debe eliminarse del expediente que se entrega al público antes de su publicación. Si la redacción no se realiza correctamente, algunos métodos podrían permitir a los particulares descubrir los detalles ocultos. A veces, un simple método de copiar y pegar puede revelar claramente toda la información redactada si el método elegido no es el correcto. La mejor manera de asegurarse de que las redacciones se gestionan de forma segura y competente es utilizar una aplicación de software de redacción avanzada como CaseGuard. Algunas de las formas que NO se sugiere utilizar como proceso de redacción ya que los detalles pueden ser revelados son:

Cambiar la fuente a color blanco – Este método de redacción no oculta los datos. El usuario sólo tiene que utilizar el ratón para resaltar la información, ¡y todo quedará al descubierto!
Ocultación con herramientas de comentarios: en este caso, se utilizan herramientas de comentarios para generar un recuadro negro que cubra los detalles que deben ocultarse. Por supuesto, tiene buen aspecto, pero es similar al ejemplo anterior en el sentido de que un usuario sólo tiene que resaltar el texto del recuadro negro para descubrir lo que está oculto.
Borrar – Borrar información sensible suena muy seguro, pero hay un grave problema con este método. Todos los programas de tratamiento de textos contienen información de fondo conocida como metadatos. Los metadatos son un código incrustado que puede contener el historial de revisiones y otra información personal o sensible. Una revisión minuciosa de los metadatos del archivo puede revelar todos los cambios y datos borrados y anotar cuándo y si el archivo se volvió a guardar.
Cubrir el texto con un rotulador negro, cinta adhesiva o papel. Este método también tiene sus inconvenientes. Un documento escaneado y redactado con este método aún puede revelar los detalles al proporcionar suficiente detalle de imagen. También permite mostrar datos que pueden utilizarse repetidamente a lo largo del documento.

Grabaciones de audio

Los tribunales suelen disponer de grabaciones de audio completas de todos los procedimientos y testimonios de un juicio civil o penal. La mayoría de los tribunales las ofrecen en lugar de transcripciones de documentos, previo pago. Cualquiera puede solicitar copias de actuaciones judiciales, salvo que exista una orden judicial específica que impida su divulgación. Para solicitar documentos o grabaciones judiciales, hay que ponerse en contacto con el transcriptor judicial.

Las grabaciones de audio también deben seguir las estrictas normas de redacción dictadas por el tribunal. La forma más adecuada y precisa de que un funcionario judicial o un transcriptor redacten las grabaciones de audio es utilizando la automatización inteligente disponible a través de los mejores programas informáticos de redacción. Este tipo de software, como CaseGuard, utiliza la automatización, los algoritmos inteligentes y la inteligencia artificial para redactar el archivo con mucha más precisión que la redacción humana manual.

Cuando se utiliza un sistema de software de redacción automatizada, el archivo de audio se escanea en busca de información específica. Esos detalles se eliminan o se pitan para que la copia publicada ya no contenga el audio sensible. La inteligencia artificial es extremadamente precisa y localizará cada instancia de cualquier dato especificado dentro del archivo y lo eliminará.

Exenciones de los tribunales federales a la redacción

Los tribunales federales exigen que todos los casos archivados sigan las reglas 49.1 y 5.2. Se exige la redacción de la información sensible. También pueden redactarse datos adicionales si existe una orden judicial que lo haga necesario. Algunos puntos de datos o tipos de datos sensibles no se enumeran necesariamente como un requisito de redacción, pero una orden judicial así lo establece. Este fallo puede ser resultado de la seguridad nacional, los datos del gobierno local o los datos financieros personales. En virtud de la norma 5.2, se establece un conjunto específico de exenciones de redacción, pero podrían redactarse si el juez lo ordena por motivos de seguridad. El requisito de redacción de la regla 5.2 no se aplica a lo siguiente

Un número de cuenta financiera que se utiliza para identificar un bien concreto. Es lo más probable en caso de decomiso o de un procedimiento de decomiso.
El acta de un procedimiento administrativo o de una agencia.
El expediente oficial de un procedimiento judicial estatal.
Cualquier expediente judicial que no estuviera sujeto a los requisitos de redacción cuando se presentó inicialmente.
Cualquier presentación cubierta por la regla 5.2.
Una presentación pro-se presentada en virtud de normas específicas del tribunal.
Una orden de detención o registro.

Automatizar el proceso

Tanto los funcionarios judiciales como los civiles se ven amenazados por los problemas de privacidad y el abuso de información a través de los documentos judiciales. Algunos delincuentes cometen fraudes contra particulares, empresas, organismos públicos y, sí, incluso contra los mismos sistemas judiciales que probablemente les pedirían cuentas si fueran descubiertos. Las normas de redacción se aplican para proteger a todos los implicados en el proceso judicial.

Las vistas judiciales actuales incorporan una gran cantidad de datos. Estos datos se presentan en diversos formatos, como vídeo, audio y documentación o archivos. Es esencial que cualquier tribunal, ya sea del condado, estatal o federal, respete las políticas que mantienen la privacidad de todas las personas. Aunque la automatización del proceso lo acelera, también hace que el proceso de redacción sea mucho más preciso. Para obtener el mejor software de redacción, los tribunales, abogados y transcriptores exigen que el software de redacción sea omnicomprensivo; es decir, que sea capaz de redactar todo tipo de archivos.

El gasto podría ser mucho mayor si hubiera que impartir formación sobre distintos paquetes de software, incluido el coste de cada sistema. Los costes pueden dispararse cuando la redacción se hace manualmente debido al número de horas de trabajo que implica. Para realizar su trabajo de forma eficaz y rentable, el software de redacción debe automatizar el proceso, ser preciso y manejar varios tipos de archivos.

Por algo el software de redacción automatizada CaseGuard está considerado el número uno del mundo. El diseño de todo el paquete de software es intuitivo, lo que hace que aprender a utilizar el sistema sea relativamente fácil. Cualquiera puede aprender a redactar todos los tipos de archivos, incluso aquellos sin experiencia previa en redacción. CaseGuard tiene un excelente nivel de usabilidad y puede ser utilizado de forma generalizada por todos los individuos, oficinas y tribunales, de forma que todos los implicados en el caso judicial estén en la misma página en lo que respecta al proceso de redacción y al tipo de software utilizado. Salvaguardar los datos privados de una persona es primordial para la seguridad de los juicios.

Agilizar el proceso ahorra tiempo y dinero. Para los bufetes de abogados o las salas de vistas, contar con el paquete de software adecuado ahorra dinero en tiempo y horas de trabajo de los empleados, incluidos los empleados adicionales que serían necesarios para gestionar la enorme cantidad de datos producidos por cualquier tribunal individual. Los otros empleados vienen con salarios y beneficios que pueden elevar enormemente el coste del proceso de redacción. El software de redacción de CaseGuard está automatizado y utiliza algoritmos inteligentes únicos, inteligencia artificial para la precisión y aprendizaje automático para un sistema que se desarrolla continuamente sobre sí mismo, haciéndose más rápido y preciso con el tiempo.

Cuando los tribunales exigen confianza e integridad a quienes prestan servicio en sus oficinas, también deben elegir un sistema de software de redacción en el que puedan confiar que será impactante y eficaz en su trabajo al final del día. No importa el tipo de archivo utilizado en la sala del tribunal, audio, video o documento, CaseGuard puede redactarlos todos. CaseGuard también incluye funciones adicionales que hacen que el tribunal sea mucho más accesible para los demás al incluir funciones de traducción, transcripción y subtitulado. Los vídeos pueden utilizarse en el proceso judicial y estar disponibles en varios idiomas. Cuando un tribunal, sus empleados y los abogados que representan a los clientes se toman en serio la redacción, eligen CaseGuard.