El uso de programas de redacción en los organismos jurídicos

Ley, orden y redacción

El discurso resultante en relación con las elecciones de 2016 y la influencia de otros gobiernos en los resultados llevó la redacción al primer plano de los principales medios de comunicación. Tanto el abogado especial Robert Mueller como la publicación resultante por parte del fiscal general William Barr mostraron páginas y páginas de redacciones o texto borrado con recuadros negros. Esta enorme atención de los medios de comunicación hizo que los estadounidenses clamaran por los detalles, sólo para sentirse algo desconcertados por la cantidad de información que había sido redactada. Aunque la redacción no es algo nuevo para el público, la gran cantidad de material redactado hizo que se prestara más atención al método de redacción y a su uso para mantener la privacidad en asuntos legales.

La redacción es un proceso utilizado en despachos jurídicos, escritos jurídicos y tribunales de todo Estados Unidos. También lo utilizan los gobiernos, las fuerzas de seguridad, las grandes corporaciones y las pequeñas empresas. La redacción es el proceso de eliminar puntos de datos, palabras, imágenes u otros datos que se consideran datos personales privados. El método de redacción de datos en los documentos se convirtió en un tema de alto perfil durante la publicación del informe Mueller, pero es un ejemplo de cómo los abogados protegen regularmente los datos de los clientes en los registros públicos.

Los errores pueden ocurrir. En 2019, el asesor legal de Paul Manafort no redactó correctamente un PDF que era una respuesta a la información solicitada por el equipo de Mueller. Estos fallos no solo son embarazosos, sino que pueden implicar responsabilidad civil y medidas disciplinarias por parte del colegio de abogados o los tribunales locales. Simples errores pueden llevar a la pérdida del privilegio abogado-cliente, mala praxis o incluso disciplina profesional. Estas pueden ser consecuencias importantes y costosas tanto para el cliente como para la representación legal. Incluso con la tecnología, debe utilizarse un par de ojos adicionales para revisar los documentos, de modo que no haya posibilidad de error.

Jan L. Jacobowitz, director del Programa de Ética y Responsabilidad Profesional de la Facultad de Derecho de la Universidad de Miami, declaró lo siguiente sobre los errores de redacción. “El uso indebido de la tecnología para redactar un documento es un ejemplo que puede recibir menos atención en las listas de mejores prácticas tecnológicas. Sin embargo, esta tarea aparentemente mundana se convierte en monumental si un abogado produce un documento en el que la información confidencial o privilegiada parece estar redactada pero en realidad está resaltada”.

Dave Deppe, Presidente de UnitedLex, una empresa de servicios jurídicos, añadió su opinión a la cuestión. “Nunca ha sido tan importante como hoy redactar la información adecuadamente porque el impacto y las consecuencias son mucho mayores”.

Por qué los bufetes de abogados recurren a la redacción

Los bufetes de abogados representan al Estado de Derecho, a los tribunales y a sus clientes. La ley exige que los abogados mantengan la confidencialidad de sus clientes. Este requisito incluye a menudo la redacción de detalles esenciales y datos personales para garantizar la privacidad del cliente. La Regla 5.2(as) aparece bajo el título “Redacted Filings”. En ella se describen determinados datos de identificación personal que deben suprimirse del contenido de los expedientes. Estas redacciones incluirían la seguridad social o el número de identificación fiscal, fechas de nacimiento, datos de menores o incluso números de cuentas financieras. Cuando un abogado, un bufete o un grupo de abogados no redactan correctamente los datos de sus clientes, se puede considerar que infringen las Reglas Modelo de Conducta Profesional de la ABA. También viola las normas judiciales sobre confidencialidad.

Y lo que es más importante, Leslie C. Levin, profesor de la Facultad de Derecho de la Universidad de Connecticut, describe una violación del principal inquilino de la representación legal. “También es una violación del deber de competencia según la Regla 1.1. Según la Regla 1.1, la tramitación competente de un asunto incluye prestarle la atención requerida”. La Regla 1.1, según se detalla, es el fundamento de las normas de conducta profesional de los abogados. En ella se establece que un abogado “deberá proporcionar una representación competente a un cliente. Una representación competente requiere los conocimientos jurídicos, la habilidad, la minuciosidad y la preparación razonablemente necesarios para la representación.”

Hoy en día, la mayoría de los documentos se entregan y transfieren a otras partes electrónicamente. Los tribunales aceptan cada vez más las redacciones en el proceso legal para proteger los datos personales de posibles violaciones o accesos durante la presentación de pruebas civiles. Aunque los tribunales a veces hacen excepciones, la mayoría de las redacciones legales suelen limitarse a comunicaciones privilegiadas y datos personales.

Descubrimientos de los medios de comunicación

Ha habido muchos casos en los que una empresa, o un abogado, cree que ha redactado adecuadamente un documento sólo para descubrir más tarde que lo ha hecho incorrectamente. Muchos medios de comunicación han utilizado un método estándar de descubrimiento: copiar y pegar. Este método es una forma de descubrir lo que hay bajo las cajas negras si la redacción se realizó de forma incorrecta. Al copiar/pegar los detalles de un documento en un nuevo documento de Word, la información que falta aparece de repente. Este enfoque es en realidad el proceso que reveló los detalles en el caso Paul Manafort.

Tribunales, Pruebas, Privacidad

¿Cómo ven los tribunales la privacidad? Tanto los tribunales estatales como los federales han permitido el acceso abierto a los expedientes judiciales. Esta transparencia ha sido el pilar de la integridad judicial, permitiendo que los casos y las sentencias se conviertan en registros públicos. Durante muchos años, los tribunales se han enfrentado al reto de utilizar la discreción con la divulgación de cierta información sensible. Puede haber un registro judicial totalmente abierto. El acceso está disponible dentro de los confines del tribunal, junto con un acceso limitado a los documentos de Internet publicados sobre decisiones judiciales, presentaciones y casos. La mayoría de los tribunales disponen de una base de datos en la que se pueden realizar búsquedas y que está disponible en línea para cualquiera que decida acceder a ella.

En los últimos años, los tribunales de todo el país han estado reevaluando sus políticas de privacidad y modificando los registros de acceso público. La idea es aumentar la protección de los datos personales que cualquier persona con conexión a Internet puede encontrar en los expedientes judiciales. A medida que la sociedad toma conciencia de los datos y se preocupa por la privacidad, los tribunales se ven sometidos a un fuerte escrutinio y presión para que se ajusten a la restricción del acceso a los datos privados. Muchos estados han promulgado leyes estatales contra las violaciones de la seguridad en el sector privado para proteger la privacidad de los consumidores y disuadir de la usurpación de identidad; es lógico que los tribunales tengan en cuenta sus propias acciones a la hora de manejar y divulgar datos personales.

Recientemente, el Tribunal Supremo de Illinois se ha vuelto más restrictivo con la divulgación de datos personales, especialmente al poner los registros en línea, debido a la preocupación por la privacidad de los datos. Algunos residentes de Illinois se sienten aliviados de que haya más protección para su información; sin embargo, los críticos y algunos abogados han expresado su preocupación de que no permitir el acceso público a los registros judiciales crea una carga excesiva que cuesta a los clientes tiempo y dinero adicionales.

A raíz de las recomendaciones del Tribunal Supremo, muchos tribunales inferiores aceptan ahora en mayor medida los expedientes redactados. Siguen las directrices establecidas por la Regla 5.2. Esta norma federal establece que, a menos que el tribunal ordene lo contrario, deben eliminarse determinados datos de los expedientes. Entre ellos se incluyen los documentos que contengan lo siguiente:
– Los cuatro últimos dígitos de la seguridad social o los números de identificación fiscal.
– El año de nacimiento de las personas, el día y el mes están permitidos.
– Cualquier detalle relativo a la identidad de un menor, incluida la referencia a ellos por sus iniciales.
– Los cuatro últimos dígitos de cualquier número de cuenta financiera.

LegalTech y protección de datos

La privacidad y la protección de datos se han convertido en uno de los mayores retos a nivel mundial. Abogados, jueces, asistentes jurídicos y expertos en tecnología jurídica expresan su preocupación por la confidencialidad y la seguridad de los datos publicados en línea. También comparten la preocupación por la protección de los datos móviles de una persona, tal como se presentan en las pruebas judiciales. Sin embargo, algunas personas criticaron la posibilidad de crear límites a la privacidad de los datos móviles en el proceso judicial. Ed McAndrew, ex coordinador de ciberdelincuencia del Departamento de Justicia de EE.UU., expuso sus observaciones sobre los datos móviles y la privacidad. “Las mejores pruebas se encuentran ahora en los dispositivos móviles y en las aplicaciones, redes sociales y servicios en la nube que utilizamos con esos dispositivos. Cualquier investigador o litigante que ignore esas pruebas puede estar cometiendo mala praxis en muchos casos.”

Privacidad y retos jurídicos

Los tribunales se enfrentan a un reto importante al enfrentarse al futuro de la legislación y las políticas de privacidad de datos. En debates recientes sobre los expedientes judiciales y el manejo de datos y el cumplimiento de legislación como el Reglamento General de Protección de Datos(GDPR) y la Ley de Privacidad del Consumidor de California. Una preocupación que se discutió fue el cumplimiento de ambas legislaciones y el desembolso de datos por parte del tribunal. Se preguntó acerca de la precedencia o las sentencias sobre cómo tratar las solicitudes en las que un interesado insiste en que se supriman los datos en virtud de las disposiciones sobre el derecho de supresión incluidas en el artículo 17 del RGPD.

¿Cómo puede el tribunal seguir dando transparencia con la publicación de los datos del caso públicamente y el derecho de supresión en virtud de la CCPA? ¿Existen disposiciones que establezcan que la información utilizada en el proceso judicial está sujeta a retención legal? Algunas de las respuestas siguen siendo discrecionales por parte de cada tribunal, ya que existen excepciones a la normativa sobre protección de datos. Un ejemplo es que, como parte de la CCPA, el artículo 1798.105(3) “establece una excepción al derecho de supresión para cumplir obligaciones legales”.

Johnny Lee, socio de Grant Thornton en Ohio, afirmó que la tecnología es la respuesta. “Las instituciones centralizadas -desde las plataformas de medios sociales hasta los gobiernos- han demostrado que pueden no ser capaces de fomentar la privacidad de la manera que la ciudadanía mundial espera. Estoy especialmente entusiasmado con los avances tecnológicos, como blockchain, y el potencial de privacidad que auguran.”

Recomendaciones para el proceso de redacción

Si la tecnología es la respuesta, entonces los procesos de redacción y encriptación son parte de la solución. La tecnología, como el software de redacción de CaseGuard, puede asumir la carga de trabajo adicional y las preocupaciones por el cumplimiento de la normativa sobre privacidad de datos y automatizarlo para el usuario. El uso de un sistema de redacción de alta calidad puede ser mucho más preciso que dejar el cumplimiento abierto al error humano. En el caso de Paul Manafort, lo más probable es que el error se debiera a fallos cometidos por el personal.

En el caso de Paul Manafort, el error pudo deberse a que un asistente jurídico u otro empleado de la oficina resaltara la información que debía eliminarse en su aplicación de tratamiento de textos. Resaltar los datos privados con recuadros negros dentro de un documento de Word no es lo mismo que una redacción completa. En este caso, una vez resaltados los datos, el registro se procesó en un PDF. El texto parece ilegible y eliminado. Sin embargo, como los datos sólo se taparon, no se redactaron por completo, el método de copiar y pegar funciona para revelar lo que queda bajo las zonas resaltadas.

No hay forma de saberlo con certeza; sin embargo, los fallos en la redacción pueden resultar muy costosos. El tribunal considera que los asistentes jurídicos y el personal de oficina que trabajan bajo la supervisión de un abogado forman parte de la responsabilidad de éste. Independientemente de quién cometa un error dentro de la oficina, como supervisor y empleador, el abogado es responsable. Es tarea del abogado comprobar su trabajo y asegurarse de que todos los que están bajo su autoridad reciben la formación adecuada en técnicas de redacción.

Ha habido muchas agencias gubernamentales y empresas que han facilitado al público información adecuada sobre la redacción. En 2005, la Agencia de Seguridad Nacional publicó un documento titulado Redacting with Confidence: How to Safely Publish Sanitized Reports Converted from Word to PDF. Más tarde, en 2006, Adobe publicó una guía técnica titulada Redaction of Confidential Information in Electronic Documents. Todas las empresas disponen de información gratuita sobre los procedimientos de redacción, la legislación sobre privacidad y cómo cumplir la ley de protección de datos. Cometer errores repercute ahora en la fiabilidad del organismo en el manejo de datos personales.

Los fallos de redacción no sólo se producen en los expedientes judiciales, sino también a diario en empresas grandes y pequeñas, organismos públicos y organizaciones sin ánimo de lucro. La responsabilidad recae en el organismo que no comprendió la tecnología. El software de redacción de CaseGuard es una forma de garantizar el cumplimiento. Se puede buscar, encontrar y eliminar información específica con inteligencia artificial y precisión de aprendizaje automático. El software puede redactar detalles de documentos, archivos de audio y vídeo con precisión. Sin embargo, cuando se manejan escritos legales y archivos que representan la reputación de un abogado ante el tribunal, una revisión del material redactado con ojos humanos puede ayudar a prevenir cualquier fallo. Cuando la integridad de un abogado o de otra empresa está en juego, el fracaso no es una opción.