¿Cómo utilizar la funcionalidad Observador de CaseGuard Studio?

CaseGuard Studio’s Watcher feature is a tool that allows users to automatically redact image, video , audio, and PDF files , as well as emails. All you need to do is add a group of files to a folder and let the software do the rest of the work. For example, a legal professional who wants to redact confidential files in hundreds of PDF documents could add these documents to a folder, choose the Analyze & Redact Documents option from the drop-down menu, and go about the rest of their workday while CaseGuard software automatically redacts the personally identifiable information in a matter of minutes. In this article, we will discuss the steps users need to follow to use CaseGuard Studio’s Watcher feature.

The Observer Tab

To start using the Watcher functionality of CaseGuard Studio, the user must click on the Watcher tab located on the right section of the screen. They must then click on the pin icon in the top right corner of the panel to pin the panel to their workspace. The user can then click on the Add Folder to Watch button in the bottom left corner of the Watcher panel, which will direct them to the CaseGuard Watcher pop-up window. From this window, the user can name the project, as well as upload an input folder that will contain the files they wish to edit or enhance, as well as an output folder that will contain these files once they have been processed.

CaseGuard Observer Operations

Once the user has named their project and entered the file paths for their input and output folders into the CaseGuard Observer pop-up window, they can select the specific redaction or enhancement operations they want the system to perform automatically. Continuing with the example of a legal professional who wants to redact personal information from numerous PDF documents, the Analyze & Redact Documents settings allow users to automatically redact personal information from PDF documents in a variety of ways. To do so, users can click the Add button to access various PDF redaction tools within the Observer functionality.

Analyze and Write Documents

Once the user clicks the Add button, they will be taken to the Analyze and Redact Documents pop-up window. In this window, users can automatically redact personal data from PDF documents using Optical Character Recognition (OCR) and AI analysis. For example, a user who wants to remove names, phone numbers, and email addresses from multiple PDF documents can select the option to perform AI text analysis in the pop-up window. Once this option is selected, users will be prompted to choose the language their documents are written in, as well as the specific categories of personal information they want the system to remove from those documents.

By clicking on the What to Detect drop-down menu, users can choose to redact names, passport numbers, email addresses, and driver’s license information in PDF documents, as well as a multitude of other forms of personal data. They can also choose to redact any type of personal information that can be detected by the system by selecting the All option at the top of the drop-down menu. Once a user has decided which forms of personal information they wish to remove from their PDF documents using the Observer functionality, they can click the Apply button on the Analyze and Redact Documents pop-up window to begin the process.

CaseGuard Scheduled Tasks

Una vez que se ha iniciado la redacción automática de documentos PDF dentro de la funcionalidad Observador de CaseGuard Studio, los usuarios pueden realizar un seguimiento de dicho proceso de dos maneras diferentes. En primer lugar, los usuarios pueden utilizar los distintos controles del panel del Observador para comprobar el progreso de su trabajo. Gracias a la información en fracciones numéricas ofrecida por una barra de carga, los usuarios pueden visualizar los avances del proceso. Por otro lado, los usuarios pueden hacer clic en el botón Open Output Folder (Abrir Carpeta de Salida) para acceder a los archivos que el sistema haya terminado de procesar. Además de esto, hay un botón Stop Watching (Detener la Observación) que permite a los usuarios pausar el progreso del proceso automático de redacción de documentos PDF, así como un botón Delete (Eliminar) para anular el proceso por completo.

Por otro lado, los usuarios pueden comprobar el progreso del proceso automático de redacción de documentos PDF cuando utilizan la funcionalidad Observador haciendo clic en el botón Scheduled Jobs (Trabajos Programados) dentro de la barra de accesos directos. Esto llevará a los usuarios a la ventana emergente de tareas programadas de CaseGuard. Dicha ventana contiene información diversa sobre cualquier tarea de redacción o mejora que un usuario haya iniciado o completado en el software, incluidas una barra de carga, la fecha en la que se programó y completó el trabajo, el tipo específico de trabajo que se completó, entre otros muchos detalles. Los usuarios pueden acceder a sus archivos redactados una vez que el proceso de redacción automática de documentos PDF ha finalizado haciendo clic en el botón Open Project Folder (Abrir Carpeta de Proyecto) dentro de la sección derecha de la ventana emergente de tareas programadas de CaseGuard.

La funcionalidad Observador de CaseGuard Studio ha sido diseñada específicamente para ofrecer a los usuarios la posibilidad de redactar y mejorar archivos en el menor tiempo posible. Desde una agencia gubernamental de los Estados Unidos que busca responder a una solicitud de la FOIA presentada por un ciudadano local hasta un administrador de escuela que intenta ocultar los rostros de los escolares capturados por una cámara de seguridad, ningún trabajo de redacción o mejora es demasiado para el Observador. Guiados por este artículo, los usuarios podrán empezar a utilizar esta innovadora herramienta de redacción.