¿Cómo utilizar la funcionalidad Observador de CaseGuard Studio?

La funcionalidad Observador de CaseGuard Studio es una herramienta que permite a los usuarios redactar automáticamente archivos de imagen, video, audio y PDF, así como correos electrónicos. Sólo se necesita añadir un grupo de archivos a una carpeta y dejar que el software haga el resto del trabajo. Por ejemplo, un profesional del derecho que desee redactar archivos confidenciales en cientos de documentos PDF podría añadir estos documentos a una carpeta, elegir la opción Analyze & Redact Documents (Analizar y Redactar Documentos) del menú desplegable y continuar con el resto de su jornada laboral mientras el software de CaseGuard redacta automáticamente la información personal de identificación en cuestión de minutos. En este artículo nos referiremos a los pasos a seguir por los usuarios para utilizar la funcionalidad Observador de CaseGuard Studio.

La pestaña Observador

Para empezar a utilizar la funcionalidad Observador de CaseGuard Studio, el usuario debe hacer clic en la pestaña Observador ubicada en la sección derecha de la pantalla. A continuación, debe hacer clic en el ícono de la tachuela en la esquina superior derecha del panel para anclar dicho panel a su espacio de trabajo. Después el usuario puede hacer clic en el botón Add Folder to Watch (Añadir Carpeta para Observar) en la esquina inferior izquierda del panel del Observador, lo que lo dirigirá a la ventana emergente Observador de CaseGuard. Al acceder a esta ventana, se puede dar nombre al proyecto, así como cargar una carpeta de entrada que contenga los archivos que se desean redactar o mejorar, así como una carpeta de salida que contendrá estos archivos una vez que hayan sido procesados.

Operaciones del Observador de CaseGuard

Una vez que el usuario ha dado un nombre a su proyecto y ha insertado las rutas de los archivos para sus carpetas de entrada y salida en la ventana emergente del Observador de CaseGuard, se pueden seleccionar las operaciones específicas de redacción o mejora que se desea que el sistema realice automáticamente. Siguiendo con el ejemplo de un profesional del derecho que desea redactar datos personales de numerosos documentos PDF, la configuración de Analyze & Redact Documents permite a los usuarios ocultar automáticamente la información personal de los documentos PDF de diversas maneras. Para ello, los usuarios pueden hacer clic en el botón Add (Añadir) para acceder a varias herramientas de redacción de archivos PDF dentro de la funcionalidad Observador.

Analizar y Redactar Documentos

Una vez que el usuario haya hecho clic en el botón Add (Añadir), accederá a la ventana emergente Analizar y Redactar Documentos. En esta ventana los usuarios pueden redactar automáticamente los datos personales de los documentos PDF gracias al Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) y al análisis con inteligencia artificial. Por ejemplo, un usuario que desee eliminar nombres, números de teléfono y direcciones de correo electrónico de varios documentos PDF puede seleccionar la opción de realizar un análisis de texto con inteligencia artificial en la ventana emergente. Una vez seleccionada esta opción, se pedirá a los usuarios que escojan el idioma en el que están escritos sus documentos, así como las categorías específicas de información personal que quieren que el sistema elimine de dichos documentos.

Al hacer clic en el menú desplegable What to Detect (¿Qué Detectar?), los usuarios pueden elegir redactar nombres, números de pasaporte, direcciones de correo electrónico e información del permiso de conducir en los documentos PDF, así como una multitud de otras formas de datos personales. También pueden elegir redactar cualquier tipo de información personal que pueda ser detectada por el sistema, seleccionando la opción All (Todo) en la parte superior del menú desplegable. Una vez que el usuario haya decidido qué formas de información personal desea eliminar de sus documentos PDF mediante la funcionalidad Observador, puede hacer clic en el botón Apply (Aplicar) de la ventana emergente Analizar y Redactar Documentos para iniciar el proceso.

Tareas programadas de CaseGuard

Una vez que se ha iniciado la redacción automática de documentos PDF dentro de la funcionalidad Observador de CaseGuard Studio, los usuarios pueden realizar un seguimiento de dicho proceso de dos maneras diferentes. En primer lugar, los usuarios pueden utilizar los distintos controles del panel del Observador para comprobar el progreso de su trabajo. Gracias a la información en fracciones numéricas ofrecida por una barra de carga, los usuarios pueden visualizar los avances del proceso. Por otro lado, los usuarios pueden hacer clic en el botón Open Output Folder (Abrir Carpeta de Salida) para acceder a los archivos que el sistema haya terminado de procesar. Además de esto, hay un botón Stop Watching (Detener la Observación) que permite a los usuarios pausar el progreso del proceso automático de redacción de documentos PDF, así como un botón Delete (Eliminar) para anular el proceso por completo.

Por otro lado, los usuarios pueden comprobar el progreso del proceso automático de redacción de documentos PDF cuando utilizan la funcionalidad Observador haciendo clic en el botón Scheduled Jobs (Trabajos Programados) dentro de la barra de accesos directos. Esto llevará a los usuarios a la ventana emergente de tareas programadas de CaseGuard. Dicha ventana contiene información diversa sobre cualquier tarea de redacción o mejora que un usuario haya iniciado o completado en el software, incluidas una barra de carga, la fecha en la que se programó y completó el trabajo, el tipo específico de trabajo que se completó, entre otros muchos detalles. Los usuarios pueden acceder a sus archivos redactados una vez que el proceso de redacción automática de documentos PDF ha finalizado haciendo clic en el botón Open Project Folder (Abrir Carpeta de Proyecto) dentro de la sección derecha de la ventana emergente de tareas programadas de CaseGuard.

La funcionalidad Observador de CaseGuard Studio ha sido diseñada específicamente para ofrecer a los usuarios la posibilidad de redactar y mejorar archivos en el menor tiempo posible. Desde una agencia gubernamental de los Estados Unidos que busca responder a una solicitud de la FOIA presentada por un ciudadano local hasta un administrador de escuela que intenta ocultar los rostros de los escolares capturados por una cámara de seguridad, ningún trabajo de redacción o mejora es demasiado para el Observador. Guiados por este artículo, los usuarios podrán empezar a utilizar esta innovadora herramienta de redacción.