¿Cómo los profesionales del derecho ejecutan la redacción de correos electrónicos?

La redacción de correos electrónicos se define como la censura de información personal de identificación en las comunicaciones por correo electrónico. Existen muchos contextos en los que un correo electrónico puede necesitar ser redactado antes de su publicación. Por ejemplo, Kilpatrick Townsend & Stockton LLP llevó un caso en 2020 en el que había que censurar más de 27630 mensajes de chat antes de hacerlos públicos. Su equipo de revisión acabó aplicando hasta dos millones de redacciones individuales a estos archivos, en un proceso que puede describirse como nada menos que minucioso. Dado que los mensajes en línea se comparten con mayor frecuencia con el auge de las redes sociales y la comunicación digital, es imperativo que los bufetes de abogados y los sistemas judiciales cuenten con las herramientas necesarias para manejar el volumen de solicitudes que enfrentan en sus operaciones diarias.

Para profundizar en el tema, la redacción de correos electrónicos se utiliza a menudo en el sector jurídico, ya sea por los bufetes de abogados o por los propios sistemas judiciales. La redacción de correos electrónicos puede utilizarse en el ámbito de la legalidad de múltiples maneras. Por ejemplo, un informe político importante como el Informe de Robert Mueller de 2019 requirió inmensas cantidades de redacción debido a las diversas personas y agencias gubernamentales involucradas en el supuesto escándalo. El fiscal general de Estados Unidos, William Barr, realizó las redacciones del informe y las separó en cuatro categorías:

• material sensible del Gran Jurado
• material sensible
• asuntos que podrían afectar a las investigaciones en curso
• infracciones a los derechos de privacidad de terceros periféricos

Muchos de los hallazgos detallados en el informe Mueller giraban en torno a supuestos correos electrónicos predatorios intercambiados en 2016 durante la campaña de Trump vs. Clinton. Estas comunicaciones por correo electrónico incluían mensajes en los que se detallaban los indultos ofrecidos a testigos clave, así como los intentos de Donald Trump de amenazar y avasallar al consejo especial encargado de la investigación relativa a sus operaciones y actividades electorales de 2016. Como nunca antes se había hecho público un informe que incluyera tantos correos electrónicos, el informe Mueller evidenció como la redacción de correos electrónicos se está convirtiendo en una herramienta necesaria para los abogados que buscan trabajar en los casos de la manera más eficaz.

¿A qué retos se enfrentan los abogados cuando intentan redactar correos electrónicos?

Los bufetes y los abogados se enfrentan a una serie de retos cuando intentan redactar eficazmente cualquier forma de texto escrito, ya sea un mensaje de correo electrónico o un documento estándar. Cuando un abogado no redacta la información sensible de un documento, está violando una serie de disposiciones de las Reglas Modelo de Conducta Profesional de la ABA. Por ejemplo, no redactar información sensible es una violación de la Regla 1.6 sobre confidencialidad de la información, la cual establece que: “El abogado no deberá revelar información relativa a la representación de un cliente a menos que el cliente dé su consentimiento informado, la revelación esté implícitamente autorizada para llevar a cabo la representación o la divulgación está permitida por el apartado.”. Además, esto también supondría una violación de la regla 1.1 que establece que los abogados deben llevar a cabo una “gestión competente de un asunto, lo que incluye prestar la atención necesaria al mismo”.

Para empeorar las cosas, el gran número de documentos que un bufete de abogados debe manejar durante sus operaciones diarias hace que los errores sean aún más probables. Incluso con un equipo de abogados trabajando diligentemente para redactar toda la información de un documento, puede ser extremadamente difícil evitar cada error. Estos problemas se agravan cuando se trata de la redacción de correos electrónicos. Además, como muchos programas de redacción no ofrecen la posibilidad de redactar correos electrónicos, los bufetes de abogados deben utilizar herramientas de redacción que no están completamente orientadas a eliminar la información personal de los correos electrónicos.

¿Cómo se puede redactar eficazmente la información de los correos electrónicos?

CaseGuard Studio es actualmente el único software en el mercado capaz de redactar correos electrónicos. Aunque muchos consumidores pueden considerar que la redacción de archivos PDF o documentos es lo mismo que la redacción de correos electrónicos, en realidad existen algunas sutiles diferencias entre ellos. Por ejemplo, la mayoría de los documentos PDF no contienen imágenes y ninguno contiene enlaces de video, mientras que los mensajes de correo electrónico pueden contener ambas cosas. Además, los correos electrónicos se comparten con más frecuencia que cualquier otra forma de comunicación escrita, lo que hace que la redacción en masa de correos electrónicos sea un reto inmenso. CaseGuard Studio utiliza la inteligencia artificial para redactar automáticamente la información personal de los correos electrónicos, de modo que los bufetes de abogados y los sistemas judiciales puedan estar seguros en todo momento de que están actuando con la debida diligencia cuando tratan con los clientes.