Acceso a los registros gubernamentales y redacción en Nueva Jersey

La Ley de Registros Públicos Abiertos de Nueva Jersey es una normativa de protección y privacidad de los registros públicos y los datos gubernamentales promulgada en 2002. La Ley de Registros Públicos Abiertos de Nueva Jersey fue aprobada con el propósito de reemplazar la legislación anterior sobre registros públicos dentro del estado y describe los pasos a seguir por los organismos gubernamentales del estado para garantizar que sus registros sean accesibles al público. Además, establece qué registros personales e información perteneciente al Gobierno de Nueva Jersey están exentos de la divulgación pública.

¿Cómo se define un expediente gubernamental según la ley?

Según la Ley de Registros Públicos Abiertos de Nueva Jersey, un registro gubernamental se define como: “cualquier papel, libro escrito o impreso, documento, dibujo, mapa, plano, fotografía, microfilme, documento procesado de datos o de imágenes, información almacenada electrónicamente o grabación de sonido o cualquier copia de la misma que se haya hecho, mantenido o archivado en el curso de su actividad oficial por cualquier funcionario, comisión, agencia o autoridad del estado o por cualquier subdivisión política del mismo, incluidas sus juntas subordinadas o que haya sido recibida en el curso de su actividad oficial por cualquiera de dichos funcionarios, comisiones, agencias o autoridades del estado o por cualquier subdivisión política del mismo, incluidas sus juntas subordinadas”.

¿Cuáles son las obligaciones de los organismos públicos en virtud de la ley?

La Ley de Registros Públicos Abiertos de Nueva Jersey exige que los custodios oficiales que trabajan para los organismos estatales de Nueva Jersey tomen una serie de medidas para facilitar el acceso a los registros e información pública de dichos organismos por parte del público. Estas medidas incluyen, entre otras, las siguientes:

• Los custodios oficiales de los organismos estatales deben permitir que los miembros del público inspeccionen, examinen y copien los registros gubernamentales en horario de trabajo.
• Antes de conceder el acceso a un registro gubernamental, los custodios oficiales de los organismos estatales deben redactar cualquier información que revele el número de la Seguridad Social, de teléfono (si no aparece en la guía telefónica), de la tarjeta de crédito o del permiso de conducir de una persona.
• En lo que respecta a las tarifas que los ciudadanos deben pagar para acceder a los registros gubernamentales, un custodio oficial que trabaje en nombre de un organismo gubernamental dentro de Nueva Jersey tiene prohibido cobrar a un residente una tarifa superior a 0.75 dólares por cada diez páginas para reproducir un registro gubernamental.
• Al satisfacer la solicitud de registros públicos de un residente de Nueva Jersey, los custodios oficiales que trabajan en nombre de los organismos estatales están obligados a proporcionar dichos registros en el medio que el residente elija, permitiendo que el organismo mantenga los registros en este medio.
• En el caso de que un expediente gubernamental esté actualmente en uso o se encuentre almacenado, los custodios oficiales que trabajan en nombre de las agencias estatales dentro de Nueva Jersey están obligados a hacer arreglos para copiar el expediente y proporcionar esta copia al solicitante.

¿Cuándo puede un organismo estatal denegar una solicitud de registros públicos?

En lo que respecta a la denegación de una solicitud de registros públicos, las disposiciones de la Ley de Registros Públicos Abiertos de Nueva Jersey establecen que un custodio oficial que trabaje en nombre de una agencia gubernamental dentro del estado es responsable de crear, mantener y publicar una declaración que establezca los motivos por los que la agencia está autorizada a denegar una solicitud de registros, así como los derechos que tienen los ciudadanos de Nueva Jersey con respecto a la apelación de dichas denegaciones. Algunos de los registros públicos e información que están exentos de divulgación según la ley son:

• registros de investigación criminal
• secretos comerciales, así como información comercial, de propiedad y financiera
• registros relativos al privilegio abogado-cliente
• información técnica y administrativa relacionada con el hardware, el software y las redes informáticas que pondría en peligro la seguridad informática si se divulgara.
• técnicas de vigilancia y medidas de seguridad que, de ser reveladas, supondrían un riesgo para un individuo, para la propiedad personal o para softwares y datos electrónicos.
• registros relativos a las comunicaciones entre una agencia estatal y su compañía de seguros, oficina de gestión de riesgos u organización de servicios administrativos
• información que debe permanecer confidencial de acuerdo con una orden judicial
• información relativa a las quejas presentadas por o contra un individuo

Cumplimiento de la ley

Dado que las disposiciones de la Ley de Registros Públicos Abiertos de Nueva Jersey exigen que los custodios oficiales que trabajan en nombre de los organismos estatales redacten ciertas formas de información personal antes de atender una solicitud de registros públicos, el uso de softwares de redacción automática facilita el cumplimiento de la ley. Como estos programas informáticos permiten a los usuarios redactar automáticamente determinadas formas de información personal de identificación, como los números de la Seguridad Social, de los permisos de conducir y de teléfono, un custodio oficial podría utilizar dichos programas para garantizar que la información personal y la privacidad de todas las partes están protegidas en todo momento al atender las solicitudes de registros públicos.

Todos los estados de EE.UU. han aprobado algún tipo de normativa de acceso a los registros públicos desde el establecimiento de la Ley de Libertad de Información (FOIA) en 1967. En el caso de Nueva Jersey, esta legislación es la Ley de Registros Públicos Abiertos. En virtud de esta ley, los residentes de Nueva Jersey tienen derecho a acceder a una amplia gama de registros e información del Gobierno, ya que el dinero de sus impuestos financia los presupuestos y los salarios del Gobierno estatal. Por lo tanto, la ley garantiza que los ciudadanos del estado de Nueva Jersey puedan hacer que sus funcionarios electos rindan cuentas.