Acceso a datos confidenciales y registros públicos en WI

La Ley de Registros Públicos de Wisconsin (Wisconsin Open Records Law) es una ley de protección de registros públicos y datos gubernamentales que se promulgó en 1982. La ley establece los registros públicos específicos y la información gubernamental que los residentes del estado pueden inspeccionar, copiar y revisar. En este punto, la Ley de Registros Abiertos de Wisconsin también establece los requisitos que deben cumplir los organismos gubernamentales estatales y locales del estado de Wisconsin en lo que respecta a permitir a los residentes del estado acceder a sus registros públicos. Por otra parte, la ley también describe los registros y la información específicos que están exentos de las disposiciones de la ley.

¿Cómo se definen los registros públicos en la Ley de Registros Abiertos de Wisconsin?

Según la Ley de Registros Abiertos de Wisconsin, un registro se define como “cualquier material en el que se registren o conserven datos escritos, dibujados, impresos, orales, visuales o electromagnéticos o generados o almacenados electrónicamente, independientemente de su forma física o características, que haya sido creado o esté siendo conservado por una “autoridad” (definida a continuación)”. El término registro incluye, “sin limitarse a ellos, páginas manuscritas, mecanografiadas o impresas, mapas, gráficos, fotografías, películas, grabaciones, cintas, discos ópticos y cualquier otro soporte en el que se registren o conserven datos almacenados electrónicamente”.3 Un sitio web mantenido por un funcionario público sobre asuntos gubernamentales también es un registro público, y no se puede restringir el acceso al mismo.4 El registro también incluye correos electrónicos y otro tipo de correspondencia enviada a un funcionario electo”.

¿Cuáles son los requisitos que la ley impone a los depositarios de documentos?

Los depositarios de documentos del Estado de Wisconsin tienen una amplia gama de responsabilidades en lo que respecta a facilitar a los ciudadanos el acceso a los documentos públicos en virtud de los artículos de la Ley de documentos públicos de Wisconsin. Dichas responsabilidades incluyen, entre otras, las siguientes

• Los custodios de registros son responsables de implementar, mantener y publicar de forma destacada un aviso que describa la naturaleza de su organización, la identidad del custodio legal y los métodos o procedimientos a los que los ciudadanos de Wisconsin deben adherirse cuando busquen acceder a los registros públicos y a la información del custodio, entre otra información pertinente.
• Los custodios de registros deben permitir a los residentes de Wisconsin acceder a sus registros e información públicos durante el horario de oficina habitual de su organización.
• Los responsables de los registros tienen la obligación de responder a las solicitudes de acceso a los registros públicos de los ciudadanos tan pronto como sea posible y sin demora. No obstante, en determinadas circunstancias, el responsable de los documentos puede retrasar su respuesta a una solicitud de acceso a documentos públicos, por ejemplo, si desea consultar con su asesor jurídico antes de conceder el acceso a un documento concreto.
• Para acceder a los documentos públicos, los ciudadanos de Wisconsin tienen derecho a solicitarlo verbalmente, por escrito o por correo. Con este fin, se prohíbe a los custodios de registros solicitar a un ciudadano de Wisconsin que acuda físicamente a su organización o lugar de trabajo para acceder, inspeccionar o copiar un registro público.
• Se permite a los custodios de registros responder a una solicitud de acceso a grabaciones o archivos de audio proporcionando al solicitante una copia del archivo, siempre que esta copia sea tan sustancialmente audible como el archivo original, o una transcripción del archivo.
• Se prohíbe a los custodios de archivos cobrar a los solicitantes de archivos públicos tasas que superen los costes reales, necesarios y directos asociados a la reproducción, transcripción, envío por correo o expedición de dichos archivos a una persona.

¿En qué circunstancias puede denegarse una solicitud de acceso a documentos públicos?

La Ley de Registros Abiertos de Wisconsin establece una serie de registros públicos e información gubernamental a los que los miembros del público en general están exentos de acceder, reproducir o copiar. En consecuencia, algunos de los registros públicos que están exentos de difusión o divulgación en virtud de la ley incluyen:

• Impuestos de devolución de bienes personales.
• Registros que contengan información que haya sido recopilada u obtenida en relación con una denuncia, pleito, investigación o cualquier otra circunstancia que pudiera dar lugar a una acción coercitiva.
• Registros que permitan identificar a un informador confidencial.
• Registros que contengan información personal identificable, como números de tarjetas de crédito, números de cuentas corrientes y números de tarjetas de débito.
• Registros que podrían poner en peligro la vida o la seguridad de una persona si se revelaran al público en general.
• Secretos comerciales relacionados con programas informáticos.
• Registros que permiten a los solicitantes de empleo que deben mantenerse confidenciales.
• Registros relativos a las evaluaciones de los empleados.

¿Cuáles son las sanciones por infringir la ley?

En cuanto a las sanciones a las que se enfrentan los organismos estatales y gubernamentales por infringir la Ley de Registros Abiertos de Wisconsin, el fiscal general de Wisconsin tiene autoridad para imponer sanciones a las organizaciones del estado que incumplan la ley. En particular, los organismos estatales responsables de infracciones de la ley pueden ser condenados a pagar entre 100 y 1.000 dólares por daños y perjuicios a la parte perjudicada, así como las costas reales y honorarios razonables de abogado. Además, la cuantía de los daños y perjuicios que un custodio de registros puede ser condenado a pagar como consecuencia de la infracción de la ley puede ser sustancialmente superior a 1.000 dólares, en los casos en que se haya determinado que una organización ha actuado de forma deliberada y gratuita.

Aunque la legislación que permite a los residentes de Wisconsin acceder a los registros y a la información del gobierno existe desde 1917, la Ley de Registros Abiertos de Wisconsin otorga a los residentes del estado derechos de accesibilidad a los registros públicos en un contexto más moderno. Dicho esto, las disposiciones de la ley permiten al ciudadano de a pie solicitar acceso a numerosos registros públicos, ya que muchas de las decisiones que toman los gobiernos locales del estado dependen del dinero de los contribuyentes. De este modo, los residentes de Wisconsin disponen de un medio legal para exigir a su gobierno que rinda cuentas de sus acciones y gastos.