10 funciones que debe buscar en un software de gestión de activos | Parte 1

El software de gestión de activos existe desde hace tiempo, pero gran parte de él ha quedado anticuado desde su creación. Demasiados proveedores se preocupan más por la venta que por la reputación y la calidad. Su único objetivo es llegar al bolsillo de su agencia. Todo lo demás les da igual. La funcionalidad básica de un software no sólo debe esperarse, sino que también debe exigirse. Si un proveedor de software no puede ofrecer estas diez funciones, con una calidad superior y un funcionamiento sofisticado, entonces es un software que no merece su tiempo ni el dinero de su agencia.

1- Definir, recibir y realizar el seguimiento de un número ilimitado de productos

Estamos hablando de gestión de activos, y estamos hablando de un software que se supone que gestiona todo su inventario. Los inventarios de las agencias abarcan toda la gama, desde chubasqueros a alternadores, pasando por munición del 45 ACP o lanchas patrulleras fabricadas por Boston Whaler. Sin embargo, muchos de los sistemas de gestión de activos disponibles tienen límites en el número de artículos que se pueden introducir, junto con sus correspondientes almacenes. ¿No es ridículo? Aunque podríamos decir que es posible que su agencia nunca tenga la necesidad de inventariar 2.000 AR-15, tener la capacidad de hacerlo es obligatorio. Los proveedores de software no deben dictar la misión de su agencia en ningún nivel, para incluir sus propias limitaciones.

2- Definir múltiples grupos, individuos y entidades, para recibir productos

Al igual que nuestra primera función trata de ofrecer una funcionalidad completa a su agencia, este punto no es diferente. Algunos de los productos de su gestor de activos se distribuyen a personal individual. Otros se expiden a una comisaría, una subestación o un grupo. Su software de gestión de activos debe tener la capacidad de incorporar estas definiciones y sus diversos escenarios. Es posible que el equipo se entregue a una persona autorizada, pero que ésta, a su vez, tenga que entregarlo a personal de la agencia que debe tener un acceso limitado al mismo en el ejercicio de sus funciones. Su software de gestión de activos debe ser capaz de manejar estas situaciones sin problemas.

3- Devoluciones, reabastecimientos y disposiciones

Al igual que nuestra segunda función, ésta presenta muchos escenarios que deben tenerse en cuenta. Los productos se devuelven de vez en cuando. Alguien se jubila o dimite, o algo deja de funcionar, sea cual sea el caso, devolver un artículo y poder registrar con precisión cómo se devuelve (estado del producto), las circunstancias (para descifrar si se puede volver a entregar) y qué pasos hay que dar a continuación (¿alguien quiere mantenimiento?). Si tiene un software de gestión de activos que no puede hacer frente a una multitud de escenarios, entonces es el momento de actualizarlo.

4- Mantenimiento, caducidad y servicio

Su software de gestión de activos debe ser capaz de realizar un seguimiento de los programas de mantenimiento asociados con cada elemento, ya sea un programa sugerido por el fabricante que se plugin a través de todos los elementos similares (entrada masiva, más sobre esto más adelante), todo el camino hasta cada elemento individual, que por cualquier razón tiene su propio programa de mantenimiento único a seguir. Sea cual sea el artículo, si hay que seguir un calendario, el software de gestión de activos debe ser capaz de aceptar esos datos, incorporarlos al flujo de trabajo y alertar al gestor de activos y a cualquier persona que necesite recibir una notificación, incluida la persona que tiene el artículo en su posesión. Del mismo modo, si el artículo tiene un acuerdo de servicio o revisiones relacionadas con una garantía, el software de gestión de activos debe ser capaz de incorporarlo al ciclo de vida del artículo y al flujo de trabajo del sistema, y emitir alertas para los eventos asociados. El software también debe ser capaz de emitir alertas con antelación a la fecha de finalización del trabajo, para que el gestor de activos y el personal asociado tengan tiempo de realizar llamadas telefónicas si es necesario, programar citas u otras tareas similares. También debe haber alertas cuando el artículo vaya a caducar. Por un lado, su agencia puede necesitar pedir más de ese producto. En segundo lugar, su gestor de activos necesita disponer de un inventario rápido, ya que, como hemos dicho antes, otras personas suelen interrumpir su jornada. En cuanto al producto caducado, es importante saber de antemano cuándo va a caducar. Por ejemplo, si se trata de pilas AA, puede ser tan sencillo como hacer un pedido con una semana de antelación a la fecha de caducidad, y habrá repuesto existencias. Si se trata de un tipo único de pilas, quizá el plazo de entrega de los pedidos sea más largo. La posibilidad de configurar alertas individualizadas desempeña un papel importante en este caso, ya que abarca grupos de productos, fabricantes y hasta un único artículo cuantificado. Además, el software de gestión de activos debe almacenar información de contacto que indique con quién debe ponerse en contacto el gestor de activos para realizar estas tareas. Esta es una característica importante de la función general de mantenimiento. Tener los contactos responsables a mano y bajo demanda da tranquilidad al personal de activos cuando se trata de un producto que simplemente gestionan y sobre el que no tienen control directo. Aunque no se puede esperar que sean los expertos en todo lo que utiliza su agencia, deben tener un acceso fácil e identificable a los que sí lo son, especialmente cuando se rompe o caduca.

5- Seguimiento de costes

Otra función importante y básica: el seguimiento de los costes. Reconozcámoslo, cuando su agencia compra algo, una cosa que se pierde en la confusión es el coste de ese producto a lo largo del tiempo. El software debería hacer la mayor parte del trabajo por usted. Supongamos que compras 45 pistolas semiautomáticas con recámara de 9 mm por 599,99 dólares cada una. El contrato estipula que recibirá 2 años de servicio de garantía, y que después de ese periodo correrá de su cuenta cubrir los costes. Su armero ha aprendido a trabajar con ellas, pero surgen problemas que simplemente no están a su alcance. Cada vez que esas armas salen de servicio, su software de gestión de activos debería permitirle introducir los costes totales, desglosados en categorías de piezas, mano de obra y transporte. Al cabo de cinco años, se puede ver por los números exactos que estas pistolas cuestan más durante los tres años fuera de garantía, que el precio al por menor. En este escenario, es seguro asumir que este problema sería obvio para los observadores casuales, pero lo que usted tiene es una prueba concreta de los problemas de dólares y centavos que esta mala decisión de compra creó para su agencia. ¿Por qué es útil esta información? Te da poder de negociación la próxima vez que tengas que comprar pistolas nuevas, ya sea con ese vendedor (bendito seas por pasar a la segunda ronda), o con un nuevo vendedor que quiera tu negocio. Por supuesto, las cifras pueden ser embarazosas en esta situación, pero el hecho es que tendrá verdadera transparencia y sabrá exactamente qué equipos le cuestan más. Si su software de gestión de activos no puede hacer esto, va a estar luchando contra corriente durante mucho tiempo. Cambiemos de escenario y digamos que estas armas de fuego funcionaron bien, y sólo unas pocas necesitaron piezas y servicios adicionales más allá del mantenimiento recomendado. Cuando intenta comprarlas de nuevo, el vendedor le informa de que el precio ha aumentado a 649,99 dólares. Aunque las cifras sean fáciles de calcular mentalmente, disponer de un software de gestión de activos que pueda calcular las diferencias y proporcionar esa información como parte de un informe resumido resulta muy útil cuando se acude al ayuntamiento para solicitar un aumento de la financiación, o cuando se solicitan otros proveedores, ya que se pueden calibrar las diferencias entre cada uno de ellos de forma rápida y eficaz, y proporcionar la documentación formalizada a las autoridades de compras en el momento oportuno.

Conclusiones

Como puede ver, las cinco primeras funciones son herramientas excelentes para evaluar los costes, las reparaciones, el tiempo invertido, pero sobre todo son facetas clave para organizar no sólo los equipos en las estanterías, sino también el flujo de trabajo. Tenga en cuenta que se trata de funciones básicas, o al menos deberían serlo. ¿Su software de gestión de activos le proporciona estas funciones? Nos vemos la semana que viene cuando volvamos a tratar este tema y los cinco siguientes que deberían estar a su disposición a través de su software de gestión de activos.

Cuídese.

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