Software de gestión de activos | Facilidad de uso

Cualquier software que utilices tiene que facilitarte la vida. Si no lo hace, entonces su compra está creando trabajo, en lugar de reducirlo. Una de las formas en que el software facilita la vida es tomando las tareas más comunes que realiza una persona y haciéndolas rápidas y eficientes, para que la persona pueda centrarse en los problemas más importantes de su trabajo diario. Además, el software debe ser capaz de generar informes automáticamente, que puedan visualizarse y difundirse cuando se soliciten, sin necesidad de revisarlos y editarlos. El software también debe facilitar la asignación y transferencia de equipos de entrada, salida y otras funciones relacionadas con la adquisición. Un software que limite estas funciones o dificulte ciertas funciones sin un esfuerzo adicional, o incluso sin compras adicionales, lo convierte en anticuado y en una trampa para el dinero. Tampoco son cosas a las que un organismo público pueda permitirse anclarse.

Tareas comunes en la gestión de activos

Cualquier gestor de activos le dirá que las tareas comunes son asignar equipos al personal, transferir equipos especializados entre dos partes y recibir equipos del personal. Éstas son las tareas que se realizan con más frecuencia en la función de gestor de activos, y también las que pueden llevar más tiempo. El software que proporciona un sistema de gestión en este caso debe tener esto en cuenta y hacer que estas tareas afecten lo menos posible al flujo de trabajo. Porque si una agencia va a confiar en un software para la gestión de equipos, entonces el valor clave de ese software es que reduce el tiempo y el trabajo. Si ese software no supone un ahorro de costes en horas de trabajo, entonces no es fácil de usar y no está haciendo el trabajo que se supone que debe hacer. Y si no puede reducir el esfuerzo que implican estas transacciones, entonces es probable que no vaya a ayudar de ninguna otra manera que el software de gestión de activos debería.

Generación de informes

Los sistemas de gestión de software de todo tipo tienen la función básica de generar informes para analizar diversas facetas de lo que se supone que gestiona el software. Muchos sistemas de software del mercado pasan por alto el hecho de que cada entrada, cada acción, cada dato tiene un valor intrínseco en el back-end, a efectos de análisis. En lugar de eliminar esos datos de las funciones de elaboración de informes, ese software debería encontrar la forma de incorporarlos de alguna manera útil. Además, los informes elaborados deben ser útiles y generarse automáticamente. En lugar de que el gestor de activos tenga que decidir qué se incluye en un informe, gran parte de los informes que suele necesitar deberían formar parte del software, y los datos deberían incluirse en esos informes, sin necesidad de que el gestor de activos “genere”, o más apropiadamente, haga el trabajo pesado de seleccionar los datos que se incluyen en los informes.

Por supuesto, los informes personalizados que pueden ser específicos de un organismo son algo que el software no puede predecir. Pero los informes típicos, como lo que hay en stock, lo que hay que volver a pedir, lo que necesita mantenimiento, lo que habrá que comprobar para ver si cumple la garantía en los próximos 30 días (y la lista continúa), son informes que el software que gestiona los activos ya debería tener programados, y ese software debería recopilar esa información para su gestor de activos sin necesidad de seleccionar el material. Esta es otra parte importante de la función del gestor de activos que puede racionalizarse, y la carga de trabajo puede reducirse en gran medida mediante funciones de software automatizadas.

Mecanismos de alerta

Otra faceta de la gestión de activos que requiere muchas horas de trabajo es la vigilancia de los artículos que hay que pedir de nuevo, los que caducan, los que necesitan reparación y otros problemas típicos de la gestión de activos. Hay demasiadas ofertas de software que no ofrecen esta posibilidad. Y muchos de los que sí lo hacen, no profundizan en los tipos de alertas que el software de gestión de activos debería proporcionar. Centrándonos en los ejemplos básicos mencionados anteriormente, su agencia puede tener entre ocho y doce tallas diferentes de uniformes que deben estar a disposición de su personal en un momento dado. Gran parte del software de gestión de activos existente controlará sus uniformes, pero no los desglosará por tallas, no tendrá en cuenta la edad de una pieza de uniforme en particular, no proporcionará la capacidad de alertas especializadas que indiquen a su gestor de activos que inspeccione visualmente que los artículos de uniforme más antiguos todavía están dentro del rango de color aceptable, lo que se convierte en una preocupación a menudo pasada por alto en relación con los uniformes. Esta puede ser una situación en la que nos exponemos a nosotros mismos y a nuestros agentes al fracaso. Tan pronto como llegan las largas quejas sobre el aspecto descolorido y “blanqueado” de sus uniformes, se unen a las observaciones de los ciudadanos que dicen que los agentes en cuestión también fueron groseros y poco profesionales, lo cual es preocupante, ya que los agentes en cuestión acababan de ser felicitados el mes anterior por su profesionalidad. Huelga decir que el aspecto de nuestros agentes tiene un impacto duradero en todo lo que dicen o hacen, positivo o negativo. Cuando se trata de la gestión de activos, tenemos que hacer lo correcto para ellos, y eso significa que el software que usted emplea debe hacer lo correcto para usted.

Otro tipo de alerta que gran parte del software existente ni siquiera tiene en cuenta es cuando un artículo concreto tiene un historial cuestionable de servicio aceptable. Digamos que un distribuidor hace un gran discurso sobre un cortador de cinturón de seguridad, y su agencia decide que el precio es razonable, parece que hay una historia respetable producto asociado a la cortadora con otras agencias, y por lo que lo compran. El distribuidor dice que el producto tiene una vida útil respaldada por el fabricante de cinco años, o cinco usos, antes de que sea necesario o recomendable sustituirlo. Sin embargo, después de un año de tener el producto a mano, su software le alerta de que, al ritmo de sustitución que se produce entre los oficiales, reconoce que su compra sólo va a durar otro año antes de que sea necesario hacer un pedido completamente nuevo. Prácticamente todos los sistemas de software de gestión de activos del mercado no pueden hacer este tipo de conexión. ¿No sería útil para su gestor de activos, y para usted como administrador, tener este tipo de información al alcance de la mano cuando se produzca ese cara a cara con el distribuidor? La rendición de cuentas es importante, y no debería ser tu cara la que todo el mundo mira cuando se menciona el “sobrecoste” como una broma pasajera. Si un producto no está haciendo lo que se supone que debe hacer, debería disponer de esa información en cuanto se detecte, y su gestor de activos tiene mucho que hacer, los problemas espaciales son algo que algo espacial, como el software, debería solucionar por usted.

Conclusiones

Lo cierto es que el software tiene que trabajar para usted, no al revés. Claro, establecer una configuración a su nivel de comodidad, introducir las dimensiones del producto que desea capturar fuera de lo típico son cosas que como usuario tiene que poner en juego. Sin embargo, se trata de una acción que se realiza al principio de la implantación del software. Una vez hecho esto, desde el primer día y todos los días, el software debería encargarse del trabajo pesado de catalogar, revisar, informar, alertar y lograr la máxima eficiencia para el gestor de activos, de modo que pueda centrarse en los aspectos más generales de su trabajo, como hacer que la administración parezca excelente.

Cuídate.