Seguridad de los datos y acceso a los registros en SD

La Ley Sunshine de Dakota del Sur se refiere a una serie de leyes que se promulgaron con el fin de garantizar que los miembros del público tuvieran los medios para acceder a los registros públicos de los numerosos organismos gubernamentales que llevan a cabo negocios dentro del estado. Al igual que otras leyes de acceso a los registros públicos de todo el país, la Ley de Transparencia de Dakota del Sur describe los pasos y procedimientos que los ciudadanos deben seguir para acceder a los registros públicos y a la información relacionada con la Administración. Además, la ley también establece las circunstancias en las que un organismo público puede denegar a una persona el acceso a sus registros públicos, así como los registros que están totalmente exentos de divulgación.

¿Cómo define la ley los registros públicos?

La Ley Sunshine de Dakota del Sur define los registros públicos como “todos los registros y documentos, independientemente de su forma física, de o pertenecientes a este estado, cualquier condado, municipio, subdivisión política o distrito con apoyo fiscal en este estado, o cualquier agencia, rama, departamento, junta, oficina, comisión, consejo, subunidad o comité de cualquiera de los anteriores. Los datos que constituyen un registro público en su forma original siguen siéndolo cuando se conservan en cualquier otra forma”. Por otra parte, en lo que respecta al alcance y la aplicación de la ley, la Ley Sunshine de Dakota del Sur se aplica a todos los niveles de gobierno, tanto a nivel estatal como local, incluidos los organismos gubernamentales privatizados.

¿Cuáles son las obligaciones de las entidades gubernamentales en virtud de la ley?

Los deberes de las entidades gubernamentales en virtud de la Ley Sunshine de Dakota del Sur en lo que respecta a la accesibilidad de los registros públicos y la información relacionada con el gobierno incluyen, pero no se limitan a:

• Las entidades gubernamentales deben garantizar que todas las personas tengan acceso a los registros públicos y a la información que mantienen dichas entidades.
• Las entidades gubernamentales son responsables de designar a un funcionario que se encargue de facilitar el acceso a los registros públicos de dichas entidades a los miembros del público en general, durante el horario laboral normal de dichas entidades.
• Las administraciones públicas son responsables de eliminar la información confidencial que pueda contener un documento público, como la información sobre la víctima, antes de revelar el documento correspondiente al solicitante.
• Las administraciones públicas están autorizadas a cobrar a los solicitantes tasas razonables por servicios especializados relacionados con la administración de los registros públicos de dichas entidades, como la entrega al solicitante de copias de un registro público, entre otras cosas.
• Las administraciones públicas están obligadas a mantener registros de todos los casos en los que se haya denegado una solicitud de acceso a los registros públicos de dichos organismos.
• Las entidades gubernamentales tienen la obligación de responder a todas las solicitudes de acceso a sus registros públicos en un plazo de 10 días hábiles. Sin embargo, las entidades gubernamentales pueden tener derecho a una ampliación de este plazo en la práctica, dependiendo del alcance y la naturaleza de la solicitud en cuestión.

¿Qué registros públicos están exentos de divulgación en virtud de la ley?

En lo que respecta a los registros públicos que están exentos de divulgación en virtud de la ley, la Ley Sunshine de Dakota del Sur establece una amplia gama de registros públicos e información relacionada con el gobierno a la que los miembros del público no pueden acceder, inspeccionar o copiar. Por ejemplo, los ciudadanos no tienen derecho a acceder a la información personal de los futuros estudiantes que asisten a instituciones educativas dentro del estado de Dakota del Sur. Por consiguiente, otros ejemplos de registros públicos que la ley considera confidenciales son:

• Historiales médicos.
• Secretos comerciales.
• Información del solicitante.
• Privilegio abogado-cliente.
• Registros de la biblioteca.
• Información de los solicitantes.
• Exámenes profesionales.
• Información de seguridad.
• Registros de reclusos.
• Información sobre tarjetas de crédito.
• Información sobre cuentas bancarias.
• Tasaciones de compras de terrenos.
• Información a los empleados.

Cumplimiento de la ley

Dado que las secciones de la Ley Sunshine de Dakota del Sur encomiendan a las entidades gubernamentales la redacción de información confidencial de sus registros públicos, los funcionarios que trabajan para dichas agencias se enfrentan a un reto inherente. Para combatir este problema, estos funcionarios pueden recurrir al software de redacción automática. Como estos programas de software ofrecen a los usuarios la posibilidad de ocultar información personal en una amplia gama de categorías, incluida la información financiera, los números de la seguridad social y las direcciones de correo electrónico, entre otras muchas, estas soluciones de software son ideales para un funcionario del gobierno que desee proteger los datos personales. Dicho esto, los funcionarios del gobierno de Dakota del Sur pueden utilizar estos programas de software para ayudarles a cumplir la legislación, como la ley de transparencia del estado.

Mientras que los estudios y las métricas que se utilizan para medir la transparencia y la responsabilidad del gobierno estatal en los EE.UU. sin duda se verán influidos por una multitud de factores, el estado de Dakota del Sur se ha clasificado constantemente en el percentil más bajo con respecto a la capacidad de los miembros del público para acceder a los registros públicos de las entidades gubernamentales dentro del estado. Hasta este punto, aunque las disposiciones de la Ley Sunshine de Dakota del Sur proporcionan a los ciudadanos acceso a los registros de los organismos gubernamentales del estado, este acceso ha demostrado ser limitado en la práctica. Por lo tanto, los funcionarios del gobierno de Dakota del Sur tendrán que considerar las medidas que pueden tomarse para proporcionar a los ciudadanos más claridad y conocimiento de la forma en que funcionan los organismos que sirven a dichos ciudadanos.