Seguridad de datos, privacidad y acceso a registros en UT

La Ley de Acceso y Gestión de Registros Gubernamentales (GRAMA) es una ley de acceso a los registros públicos que se promulgó inicialmente en 1992. Como se indica en la ley, la GRAMA de Utah se promulgó con el propósito de garantizar que los ciudadanos del estado tuvieran los medios para acceder a la información relativa a la realización y las operaciones de los negocios públicos y los organismos gubernamentales dentro de dicho estado. En este sentido, la ley establece los registros públicos específicos a los que los ciudadanos del estado de Utah pueden acceder, inspeccionar y copiar, así como los pasos y medidas que los organismos públicos y las agencias gubernamentales deben implementar para proporcionar a dichos residentes acceso a sus registros públicos.

¿Cómo define la ley los registros públicos?

La Ley de Acceso y Gestión de Registros Gubernamentales de Utah define un registro público como “un libro, carta, documento, papel, mapa, plano, fotografía, película, tarjeta, cinta, grabación, datos electrónicos u otro material documental independientemente de su forma física o características: (i) que haya sido preparado, poseído, recibido o conservado por una entidad gubernamental o subdivisión política; y (ii) en el que toda la información del original sea reproducible mediante fotocopia u otros medios mecánicos o electrónicos”. Alternativamente, la ley define una entidad gubernamental como “cada oficina, agencia, junta, buró, comité, departamento, junta asesora o comisión de una entidad enumerada en la Subsección (11)(a) que es financiada o establecida por el gobierno para llevar a cabo los asuntos públicos”.

¿Cuáles son los derechos de los ciudadanos de Utah en virtud de la ley?

Las disposiciones de la Ley de Acceso y Gestión de Registros Gubernamentales de Utah otorgan a los ciudadanos del estado, así como a los no residentes, los siguientes derechos en lo que respecta a la accesibilidad de los registros públicos y la información gubernamental:

• El derecho a inspeccionar los registros públicos de una entidad gubernamental, de forma gratuita, así como el derecho a copiar dichos registros durante el horario normal de funcionamiento de una entidad gubernamental.
• Derecho a acceder a los registros públicos que contengan información confidencial o exenta, siempre que la entidad gubernamental que mantiene dichos registros los elimine antes de facilitarlos al solicitante.
• El derecho a recibir una respuesta sobre su solicitud de acceso a los registros públicos de una entidad gubernamental en un plazo de 10 días hábiles.
• Derecho a recibir una explicación por escrito, de conformidad con lo dispuesto en la ley, en caso de que se deniegue su solicitud de acceso a los registros públicos de una entidad gubernamental.
• Derecho a no pagar una tasa por acceder, inspeccionar o copiar un registro público que supere los costes reales en que incurre una entidad gubernamental al proporcionar acceso a sus registros públicos.
• El derecho a acceder a un repositorio público de correo electrónico en línea que se puede utilizar para inspeccionar y copiar los registros públicos de las entidades gubernamentales dentro del estado de Utah.

¿Qué registros públicos están exentos de divulgación en virtud de la ley?

En el otro extremo del espectro, la Ley de Acceso y Gestión de Registros Gubernamentales de Utah designa una amplia gama de registros públicos e información relacionada con el gobierno que se consideran exentos de divulgación a los miembros del público. Por ejemplo, las entidades gubernamentales tienen prohibido revelar información personal de sus empleados a un solicitante. A tal fin, algunas exenciones adicionales incluyen:

• Registros electorales.
• Registros de impuestos sobre la propiedad.
• Historial médico.
• Expedientes educativos.
• Registros financieros individuales.
• Información sobre desempleo.
• Registros de bibliotecas.
• Secretos comerciales.
• Información comercial.
• Registros inmobiliarios.
• Convenios colectivos.
• Expedientes de menores.
• Informes de accidentes.
• Solicitudes de donantes anónimos.

¿Cómo pueden las entidades gubernamentales cumplir la ley?

Una herramienta que las administraciones públicas del estado de Utah pueden utilizar para cumplir la GRAMA es el software de redacción automática. Para ilustrar aún más este punto, ciertos registros públicos contendrán tanto información disponible públicamente como información exenta en virtud de la ley, debido a la naturaleza intrínseca de los registros públicos. En tales casos, una entidad gubernamental de Utah podría utilizar un programa de software de redacción automática para redactar determinadas categorías de información de sus registros públicos antes de revelarlos a un solicitante, como números de teléfono, direcciones postales y números de la seguridad social, entre otros muchos. De este modo, pueden mantener el cumplimiento de la ley, protegiendo al mismo tiempo la información personal y la privacidad de las personas que puedan estar asociadas a determinados registros públicos.

Las disposiciones establecidas en la Ley de Acceso y Gestión de Registros Gubernamentales de Utah (GRAMA) proporcionan tanto a los residentes como a los no residentes del estado los medios necesarios para mantenerse informados sobre las operaciones y la conducta de las diversas entidades gubernamentales que sirven a los ciudadanos en la multitud de jurisdicciones del estado. Aunque hay determinados registros públicos que están exentos de divulgación, como ocurre con cualquier ley que conceda a los ciudadanos estadounidenses el derecho a acceder a registros e información públicos, los registros a los que los residentes de Utah pueden acceder en virtud de la ley les permiten obtener un mínimo de transparencia y responsabilidad por parte de sus funcionarios electos.