Sala de Pruebas | Política

Hemos hablado de redactar órdenes generales, un manual de procedimientos y un manual de embalaje. En este punto, nuestra operación de pruebas está bien perfilada y no nos queda trabajo por hacer, ¿verdad? ¡Casi, pero no es oro! Hay que redactar una política. Aunque cada organismo es diferente, he aquí algunas consideraciones básicas que deben recogerse en la política, en lugar de en cualquiera de los documentos descritos anteriormente.

Consideraciones políticas

Calendarios de conservación – Por un lado, los calendarios de conservación están sujetos a cambios debido a la legislación y a las normas judiciales. Esbozar las distintas etapas en la política es una buena práctica, porque facilita el cambio de los ciclos de fechas implicados. Ya sean 60 días, 90 días, 180 días, dos años, cualesquiera que sean los requisitos de conservación de bienes, pruebas o cualquier otra consideración, es necesario escribir esos elementos en la política y relacionarlos con el orden general y la función procedimental correspondientes.

Contacto con el propietario – Otra de las mejores políticas es la que establece cuántos intentos de contactar con el propietario deben realizarse antes de poder deshacerse del objeto. Normalmente, el propietario dispone de 30 días desde el momento en que se contacta con él y es consciente de que su artículo está disponible. Pero, ¿cómo podemos demostrar que nos hemos puesto en contacto con ellos? ¿O qué hacemos si los métodos de contacto establecidos han fallado? Todo esto debe estar recogido en la política, con una lista de comprobación improvisada sobre cómo intentar el contacto, con qué frecuencia y qué hacer cuando fracasan todos los intentos.

Métodos adecuados de destrucción/eliminación – Política que describe los métodos específicos de eliminación y destrucción de artículos, para incluir qué dispositivos específicos se utilizan (ejemplo: incineradores), si la propiedad se transfiere a otro personal, quién es esa persona específica, o sus designados. En este caso, su organismo puede exigir documentación específica para la transferencia de bienes, y esos documentos deben figurar en el documento normativo.

Especificaciones de almacenamiento – Hemos mencionado que ciertos tipos de pruebas y bienes tienen consideraciones especiales de almacenamiento, y éstas deben enumerarse para cada elemento correspondiente, para incluir cualquier comprobación de seguridad que deba realizarse fuera de la actividad rutinaria relacionada con la auditoría. Si la verificación de estos controles debe documentarse (y así debe ser), la forma de hacerlo también debe figurar en esta política.

Cronograma de destrucción – Este es otro buen punto que debe estar escrito en la política, que es el cronograma real para la destrucción de la propiedad. Aunque puede tener la tentación de incluir este tema en su carta de política de destrucción adecuada, es mejor separar los dos temas en políticas distintas. Los umbrales del calendario de destrucción pueden cambiar, al igual que los métodos de destrucción, pero no necesariamente al mismo tiempo. Actualizar continuamente una parte de una carta política puede causar muchos quebraderos de cabeza a todos los implicados. Establecer umbrales para la destrucción, por volumen y fecha, es mejor dejarlo para su propia política.

Inventario y programas de auditoría: ésta es sin duda una de las primeras cartas normativas que deben elaborarse, en la que se especifica la frecuencia de los inventarios internos y de las auditorías internas y externas. La frecuencia con la que se llevan a cabo, el personal implicado, cómo se registran los resultados y a quién se notifican, todo ello debe quedar recogido en esta política.

Conclusiones

Esta es una muestra básica de los tipos de cosas que deben figurar en la política, de ninguna manera se trata de una visión exhaustiva. Lo más importante, aparte de los ejemplos básicos, es el tipo de información que se transmite en la política, los procedimientos y las órdenes generales. Todos trabajan juntos, pero cubren ámbitos muy diferentes. Asegurarse de que cada uno cubre su propia área de responsabilidad, y trabajar todos juntos para informar al personal sobre sus expectativas de trabajo, es lo más importante para todos los implicados.

¡Cuídate!