Sala de pruebas | Gestión de objetos perdidos

Una molestia constante para el personal de pruebas es la creciente función de objetos perdidos de sus respectivos organismos. Como ocurre con todo lo relacionado con la propiedad, los administradores se apresuran a asignar la tarea a los servicios de pruebas. Pero, ¿existen otras formas más eficaces de gestionar los objetos perdidos?

El personal no da abasto

Hace poco apareció en YouTube un vídeo en el que una pareja intentaba localizar un iPhone que le habían robado de su vehículo mientras estaba de compras en una gran ciudad de Estados Unidos. El vídeo mostraba a la pareja siguiendo la ubicación GPS del teléfono a través de una aplicación de rastreo que habían instalado en el teléfono, y también coincidía con sus varios intentos de obtener apoyo policial para recuperar el teléfono. El vídeo en sí sirve directamente como ejemplo de lo que no se debe hacer como operador de seguridad pública, pero el problema más importante que señala es la escasez de personal con la que contaba el organismo en cuestión en aquel momento, y con la que sigue contando.

La conclusión del vídeo muestra a la despachadora negándose a alertar a ningún agente cercano, y que si la pareja seguía rastreando el teléfono, que los detuviera la policía y los citara por alteración del orden público. Por supuesto, ningún despachador puede hacer tales afirmaciones, pero el lugar de donde procede esta opinión es uno en el que la falta de personal ha sido la norma, no la excepción, y las directrices de la dirección sugerían que despachar a la policía a tales escenarios estaba casi oficialmente prohibido.

Teniendo en cuenta la falta de recursos para un robo activo, ¿qué posibilidades hay de que este departamento tenga personal suficiente para ocuparse de objetos perdidos? O mejor aún, ¿cómo es su sistema de objetos perdidos? ¿Se lo están confiando a su personal de pruebas? Si es así, creemos que están tomando una mala decisión.

Objetos perdidos como función de patrulla

Esto es algo que muchas agencias ya están haciendo, pero la discusión continúa sobre si es o no un uso eficaz de los agentes de patrulla. Algunas preguntas a considerar en su agencia ¿Con qué frecuencia se encuentran los agentes de patrulla con objetos perdidos o se les llama? ¿Representan la inmensa mayoría de los objetos recuperados? Si es así, y usted no está utilizando la patrulla como su figura central en relación con objetos perdidos y encontrados, usted no está utilizando su personal más cualificado para hacer el trabajo.

Los hechos no mienten, los agentes de patrulla son en general los que encuentran o recuperan los objetos perdidos. En segundo lugar se encuentra el personal de oficina del departamento. Estas son las personas que tienen el potencial de gestionar eficazmente los objetos perdidos.

Es posible encomendar toda la función al personal de pruebas, pero no es la mejor forma de emplear su tiempo y, de hecho, interpone barreras entre el público y los objetos perdidos que no tienen por qué existir, ya que, por lo general, los objetos perdidos no tienen valor probatorio. En las pocas ocasiones en que sí la hay, ya no se trata de objetos perdidos, sino de pruebas.

Dado que los objetos perdidos no están sujetos al procedimiento probatorio, y en realidad son más una función civil, mantener el menor número posible de manos implicadas debería ser el verdadero objetivo. Pero en lugar de pensar en los individuos como representantes de este objetivo, debería pensar en ello más bien como funciones internas de su departamento.

Dado que lo más probable es que sean los agentes de patrulla quienes recojan y documenten los objetos perdidos, deberían controlar la mayor parte de la función. Sería beneficioso mantener un registro electrónico de los objetos encontrados, donde cada objeto se registre y se vincule a una llamada de servicio, y luego tener códigos de disposición para cada objeto que puedan procesarse en una fecha posterior. Lo que ocurre es que cuando se introduce este tipo de sistema, la suposición automática es que, puesto que se trata de un sistema que refleja gran parte de las características de la sala de pruebas, deberíamos remitirnos a nuestro personal de pruebas.

Hay varias razones por las que esta idea es errónea. En primer lugar, hace que la sala de pruebas, y por tanto el personal encargado de ella, sea responsable de un número aún mayor de objetos, y como hemos señalado, los objetos perdidos no llevan asociado ningún proceso probatorio. En segundo lugar, la naturaleza de los objetos perdidos es bastante diferente a la de las pruebas. Las pruebas van a ser destruidas, reclamadas por la víctima, e incluso a veces por el sospechoso. Y en algunos casos van a ser subastadas. Todas las pruebas van a ser manejadas de alguna manera, y por lo general de manera oportuna.

Sin embargo, los objetos perdidos, aunque en algún momento tendrán algún tipo de destino, pueden crear el caos, porque la recuperación del objeto no es para ningún procedimiento penal, y por lo tanto cuando se mezclan en una sala de pruebas causa un problema que simplemente no debería ser. En tercer lugar, cuando la gente viene a reclamar sus objetos perdidos, ¿se está creando una situación en la que el personal extra tiene que sacar el objeto en cuestión, o se está escoltando a los ciudadanos directamente a la sala de pruebas? En cualquier caso, esto puede convertirse en un problema y, desde luego, no es algo que queramos tener que explicar nunca ante un tribunal en un contrainterrogatorio.

La taquilla de propiedad

La forma de resolver este problema es mantener una taquilla, o incluso dos taquillas, a las que tengan acceso todos los agentes de patrulla. En un mundo perfecto, la llamada de servicio ya se ha iniciado para ellos, por lo que todo lo que tendrían que hacer en esta circunstancia es añadir sus notas relativas al artículo, y luego registrarlo en el casillero de propiedad. Sus casilleros de propiedad deben estar numerados, y luego los estantes deben estar numerados, seguidos de las posiciones en el estante. Si vemos el armario nº 1, la estantería nº 1 (supongamos que empezamos por arriba) y la primera posición a la izquierda de la estantería, la numeración de nuestras notas de campo podría ser “Artículo registrado en el armario nº 1-1-L1”.

Con un poco de suerte, el sistema CAD que ejecuta nuestras llamadas puede producir plantillas de registro de propiedad que incluyan los detalles del artículo y los bloques de firma que el propietario establecido de la propiedad firmaría para reclamar su propiedad. El agente puede dejar la hoja con el objeto y, si está fuera de turno, otro agente puede llevárselo si el propietario llega a buscarlo.

Nuestro registro de bienes debe estar conectado a nuestro programa de pruebas, porque queremos programar auditorías simultáneamente, y todo el inventario debe estar en el mismo programa, aunque en secciones separadas. Desde otro punto de vista, considere que si su programa de pruebas no tiene una función separada y rastreable de la propiedad, tiene un sistema anticuado y ha llegado el momento de explicar a las autoridades por qué es hora de actualizarlo. Y lo que es aún más importante, si su programa de CFS no puede integrarse con su programa de propiedad y pruebas, está creando una doble tarea para sus agentes de patrulla, y eso significa más tiempo fuera de la calle. Ese es el punto clave que hay que destacar, y la relación con los problemas que lo rodean son los aspectos más destacados que tendrá que subrayar.

Alternativas

A partir de este mismo sistema podemos manipular el proceso para que nos ofrezca algunas alternativas diferentes. Por ejemplo, si tu agencia tiene Agentes de Servicios a la Comunidad, también conocidos como Agentes de Apoyo Policial, puedes ponerlos a cargo del proceso, con un oficial supervisor supervisando su proceso. Como alternativa, un oficial superior podría supervisar su trabajo. ¿Su sargento pasa mucho tiempo en un despacho? Si no dispone de CSO, ¿por qué no hacer que se encarguen de registrar los artículos y que los agentes se encarguen de registrarlos? Es una forma de aprovechar al máximo la mano de obra y de aliviar la carga que puede suponer para el personal de pruebas. Porque puede estar seguro de que su trabajo está repleto de emociones con las que nadie más quiere lidiar.

Consideraciones sobre la póliza

Dependiendo de la legislación de su estado, el periodo de tiempo aceptado para la conservación de objetos perdidos oscila entre 60 y 90, y a veces 120 días. Sea cual sea el plazo aceptado, coordine su política con el asesor jurídico de su organismo para garantizar su cumplimiento. Lo que probablemente encontrará es que los objetos perdidos y encontrados tienen un poco más de margen de maniobra en la forma en que pueden ser eliminados. No es raro ver agencias que donan ropa a granel, o incluso subastan grandes cajas llenas de objetos perdidos al azar. Si su proyecto es de menor envergadura, no sería descabellado poner en marcha un programa de donación de abrigos de invierno a personas necesitadas, especialmente niños, y que el programa se abastezca parcialmente de abrigos encontrados en su comunidad que aún estén en buen estado. Este tipo de programas se basan, por supuesto, en que los artículos cumplan los requisitos de sus respectivas leyes y políticas. Asegúrese siempre de cumplir ambas antes de proceder con donaciones y subastas de cualquier tipo.

En el caso de las subastas, suele ser mejor encargar los objetos que se subastan a una empresa privada que anuncie y venda productos en Internet. Esto reduce algunos de los ingresos percibidos que podría estar generando, pero los objetos perdidos en estos casos no deberían considerarse una empresa para ganar dinero. Y es probable que haya normas estrictas sobre lo que se puede hacer con el dinero. Puede utilizarse para compensar el coste del equipamiento del departamento, o para compras adicionales que el departamento no siempre puede hacer, pero que necesita. Incluso se puede autorizar que se destine al presupuesto de informadores. En cualquier caso, asegurarse de que los objetos están dentro de la política de subasta y de que los ingresos se gestionan adecuadamente son dos tareas adicionales que pueden producirse en cualquier operación de objetos perdidos, independientemente de quién esté al cargo.

Cuando se trata de objetos perdidos y encontrados, hay que tener en cuenta los objetos delicados, como dinero, tarjetas de débito o crédito, joyas y aparatos electrónicos de alto valor. Es preferible guardar este tipo de objetos en una caja fuerte de acceso limitado. De hecho, puede ser el momento de utilizar la sala de pruebas. La probabilidad de que estos objetos sean reclamados es la misma que la de sus homólogos de menor valor. Sin embargo, si llega el día en que son reclamados y han desaparecido, no sólo tendrá entre manos una demanda por daños y perjuicios, sino también un problema de integridad, además de cierta vergüenza pública.

Conclusiones

Los objetos perdidos no son una carga para el personal de pruebas. Confíe en que ya tienen bastante con lo que lidiar como para empezar a interrumpir su trabajo con la recogida de firmas en las renuncias y el seguimiento de los artículos. Aunque sería prudente contar con ellos como tercera parte para supervisar el registro electrónico general de los bienes que se ajusten a esta circunstancia, convertirlo en una de sus tareas principales va a conducir a ineficiencias y, por supuesto, a un bajo rendimiento laboral en su misión más crítica, que es la integridad de las pruebas. El personal de patrulla es bastante capaz de manejar objetos perdidos y encontrados, y con un poco de apoyo pueden llevar a cabo la misión de manera más eficiente que cualquier otra persona. Utiliza a tu personal de pruebas sólo en asuntos que requieran sus conocimientos exclusivos, y conseguirás hacer mucho más, más rápido y a un ritmo que todos puedan respetar.

¡Cuídate!