Sala de pruebas | Documentar el trabajo

Después de discutir cómo desarrollar una fórmula de dotación de personal para su sala de pruebas, y desarrollar qué rastrear, y cómo rastrear el trabajo de la sala de pruebas, ahora viene el momento de poner todo junto en un informe que su administración puede seguir. Es el gobierno, y nos encantan las estadísticas y los números cuando se trata de evaluar el rendimiento.

Documentación de la mano de obra

Como ya comentamos la última vez, una cosa es definir las horas de funcionamiento de la sala de pruebas. Otra muy distinta es saber cuántas horas se dedican a la operación de la propiedad. Pero disponer de ambos conjuntos de datos es importante para cualquier documentación que se elabore sobre la explotación.

También es importante tener documentación que muestre qué horas se dedicaron a qué actividades. Como hemos mencionado antes, es probable que tenga que dedicar un día a la semana a actividades de depuración/eliminación. En este caso, puede ser fácil identificar el número de horas anuales dedicadas a ese esfuerzo. Pero ¿y si hubiera seis ocasiones a lo largo del año en las que tuvieras que superar ese horario? Tener horas específicas vinculadas a las principales actividades es fundamental para controlar las horas trabajadas.

Las horas dedicadas a la admisión son otra categoría de esta contabilidad que hay que tener en cuenta. Otra categoría es la de manipulación e inspección especiales, en la que nos fijamos en el tiempo empleado en revisar, almacenar, catalogar y mantener elementos como pruebas HAZMAT, artículos a granel, artículos de gran tamaño, artículos de larga duración, artículos guardados para otros organismos, etcétera. Todos ellos representan situaciones para las que nuestro personal de pruebas debería estar preparado, pero que no deberían formar parte de sus funciones habituales, por lo que es importante documentar la necesidad cuando surja. A medida que documentemos esto año tras año, observaremos tendencias, fluctuaciones e incluso reducciones en algunos de los tipos de artículos que tratamos y en algunos de los trabajos que realizamos. Esto nos ayuda a hacernos una idea completa de cómo son nuestras operaciones de pruebas en un momento dado.

Documentación de artículos

La parte “pesada” de esto debería hacerse mediante entradas por parte de los agentes, pero lo que necesitamos para complementar esas entradas es dónde van esos artículos si hay una manipulación especial implicada, y qué ocurre con cada artículo. Por ejemplo, cuando se envían narcóticos a un laboratorio criminalístico para su análisis, ¿qué tratamiento o manipulación debe realizar el personal de pruebas para que las pruebas sean aceptables para su análisis? Cuando se sacan armas de fuego de la sala de pruebas para su análisis, pruebas de tiro y otros fines de investigación, ¿qué requisitos debe cumplir el personal de pruebas al gestionar esos traslados o tareas? En sólo dos ejemplos, podemos estar hablando de tres o cuatro documentos que hay que rellenar, dos o tres personas a las que hay que avisar, puede que haya que construir un nuevo embalaje, y la lista sigue. Para documentar la carga de trabajo es fundamental tener una idea precisa de lo que supone cada cosa.

Documentar las actividades

Ya hemos empezado a tocar este tema en la última sección, pero documentar todas las actividades también es fundamental. Ya se trate del papeleo para una transferencia al propietario o de la comprobación de artículos para el tribunal, ser capaz de documentar cada tarea que se le asigna a su personal de pruebas en la gestión de pruebas es la tercera parte de este rompecabezas de proporcionar un análisis exhaustivo de lo que entra en la sala de pruebas. Las destrucciones, los excedentes, las subastas y todas esas actividades de disposición también forman parte de esto porque cada una tiene sus propios requisitos únicos.

Es posible que piense que todo esto suena terriblemente difícil, y más trabajo del que puede manejar, cuando se combina con las necesidades de su operación de propiedad. Pero todo lo que hemos descrito aquí debería estar definido en su software de gestión de pruebas y debería compilarse en tiempo real, en un informe de su elección, que pueda resumirse y examinarse a voluntad. Si su software de gestión de pruebas no le proporciona esta ventaja, es que está anticuado y ha llegado el momento de entrar en el siglo XXI. Es cierto que puede que tenga que revisar este tipo de informes antes de enviarlos a la administración, pero los días de “recuento manual” y de tener que escribir grandes resúmenes diarios tienen que pertenecer al pasado. Las fuerzas de seguridad ya no tienen tiempo para un funcionamiento no automatizado, y su software de gestión de pruebas debería allanarle el camino hacia la facilidad de uso.

Conclusiones

Documentar la carga de trabajo de las operaciones inmobiliarias no tiene por qué ser un reto. Anotar las actividades definidas, los elementos y los tipos de trabajo que los respaldan, junto con asignar qué papeleo va a cada lugar, debería liberar gran parte del esfuerzo que solía tener que dedicar a esto. Deberá seguir siendo práctico con el informe, pero no tanto como antes. El software de gestión de pruebas debe trabajar para ti, no al revés. Documentar tu carga de trabajo debe ser una de las muchas cosas que haga por ti.

Cuídate.