Redacción de correos electrónicos, hospitales y cumplimiento de la HIPAA

Dado que muchos sectores, como el de la sanidad, están muy regulados y dependen de la tecnología, es imprescindible que los hospitales y otros centros sanitarios mantengan en todo momento registros detallados y exhaustivos de sus pacientes. Estos registros contienen información personal como datos generales del paciente, información sanitaria protegida (PHI), etc. Además, las grandes clínicas y los centros de rehabilitación tienen un gran número de correos electrónicos con dicha información, ya que los profesionales de la salud deben estar constantemente en comunicación entre sí para asegurarse de que están proporcionando a sus pacientes la mejor atención posible. Aunque existen normas morales y éticas que los profesionales de la salud deben cumplir, también existen normas reglamentarias.

La Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Médicos (HIPPA) es una normativa que regula el modo en que los proveedores de atención sanitaria gestionan la información médica protegida de sus pacientes, desde los pagos del seguro hasta las historias clínicas. Creada en 1996 y modificada en 2013, su objetivo principal es proporcionar políticas reguladoras destinadas a proteger la confidencialidad del paciente. La ley consta de 5 subsecciones o títulos y específicamente, el título II se refiere a la protección de la privacidad de los pacientes y a garantizar en todo momento la salvaguarda de la información sanitaria protegida de los pacientes. Por lo tanto, cualquier correo electrónico enviado que contenga información sensible sobre un paciente debe ser redactado antes de ser divulgado al público.

¿En qué casos en el entorno médico es necesario redactar los correos electrónicos?

Hay muchos casos en los que la información personal de un paciente puede filtrarse al público sin su consentimiento. La forma más común de que esto ocurra es a través de un simple error humano. Ya sea por el extravío de un pendrive o por compartir la información de un paciente en las redes sociales, las personas que trabajan en el sector sanitario tienen poco margen de error a la hora de gestionar los datos sensibles de otros. Por otro lado, la información sanitaria protegida de un paciente también puede ser accedida ilegalmente por hackers y ransomwares. Sólo en julio de 2020, la información sanitaria protegida de más de 763837 personas quedó expuesta a manos de los piratas informáticos. UnityPoint Health, un proveedor de atención médica con sede en Iowa, acordó pagar a los pacientes afectados por una violación de datos en su sistema 2,8 millones de dólares, en lo que se conoce como una de las mayores filtraciones de información sanitaria protegida de la historia.

En 2019 el HIPPA Journal publicó un informe sobre violaciones que detallaba un aumento del 196% en el número de registros médicos expuestos durante filtraciones de datos en comparación con 2018. Al final del año, al menos el 12,5% de la población había visto violada la privacidad de su información personal. Además, esta filtración de datos fue el mayor repunte registrado en Estados Unidos desde 2015, ya que en el 2019 se utilizó indebidamente más información médica que en todos los años transcurridos entre el 2009 y el 2014. En medio de esto, Reuters Healthcare y Pharmaceuticals han informado que los hackers consideran que la información sanitaria protegida de un paciente vale diez veces más que la información de su tarjeta de crédito o su número de la Seguridad Social en el mercado negro. Además, un reciente informe de ciberseguridad de KPMG señaló que el 56% de los ejecutivos del sector sanitario consideran que las violaciones de la HIPAA y, a su vez, de la privacidad son su principal preocupación en materia de seguridad a la hora de gestionar sus respectivas operaciones.

¿Cómo puedo implementar la redacción de correos electrónicos en mi consultorio médico?

Aunque los profesionales de la salud pueden seguir utilizando programas como Adobe para redactar manualmente los temas sensibles de los archivos, existen softwares de redacción automática que completan esta tarea en mucho menos tiempo. Además, dado que los profesionales sanitarios tienen más información personal sobre un paciente que prácticamente cualquier otro servicio o institución, es de suma importancia que puedan redactar dicha información de forma eficaz cuando sea necesario.

Los softwares de redacción automática utilizan la tecnología de inteligencia artificial más avanzada para invisibilizar automáticamente la información sensible en cuestión de minutos. Esto permite a los profesionales de la salud cumplir con la HIPAA en todo momento y, a su vez, proporciona a los posibles pacientes la tranquilidad de que pueden confiar en la forma en que sus datos personales se almacenan, recogen y difunden.

Vea a continuación un ejemplo de redacción automática de archivos PDF que puede aplicarse a miles de archivos con miles de páginas en unos pocos clics.