Redacción de correos electrónicos en escuelas e instituciones educativas
Dado que la comunicación por correo electrónico se utiliza en las escuelas e instituciones educativas más que nunca debido a la pandemia del COVID-19, es imperativo que estas organizaciones cuenten con las herramientas necesarias para redactar eficazmente la información personal y sensible del público. Además, como es obvio que en estos establecimientos hay menores de edad, la necesidad de salvaguardar eficazmente su privacidad es aún mayor. Aunque este proceso todavía puede realizarse manualmente a través de programas como Adobe, ahora existen programas de redacción automática que realizan el mismo trabajo en cuestión de minutos. Además, los programas de redacción de correo electrónico están ahora disponibles comercialmente para los consumidores como nunca antes.
Educación y la redacción de correos electrónicos
Por poner un ejemplo de invasión de la privacidad de los estudiantes en medio de la pandemia de COVID-19, el Sistema de Escuelas Públicas del Condado de Chesterfield (CCPS) en Virginia divulgó inadvertidamente la información de todos los estudiantes y miembros del profesorado que habían dado positivo en las pruebas del virus. Grace Olsen, residente local de Chesterfield y madre de un estudiante del CCPS, solicitó información sobre el número de estudiantes que habían tenido que estar en cuarentena como consecuencia del virus. El CCPS respondió a la petición de Olsen y le envió un correo electrónico con todos los nombres de los estudiantes redactados. Sin embargo, cuando Olsen intentó transferir los datos del correo electrónico a un Excel para gestionar mejor la información, descubrió los datos personales de más de 1000 estudiantes y profesores del CCPS.
Mientras que una madre que solicita información sobre el estado de cuarentena de los niños en la escuela local de su hijo puede no parecer potencialmente perjudicial, las acciones del CCPS violaron varias normas. En primer lugar, al divulgar la información personal de los niños, debido a una redacción ineficaz, se violó la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia (FERPA). La FERPA es una ley federal orientada a proteger la privacidad de los registros educativos de los estudiantes. En virtud de la FERPA, sólo los padres tienen derecho a acceder a los registros educativos de sus respectivos hijos. Además, estos derechos se extienden a los propios estudiantes una vez que alcanzan la edad de 18 años.
Por otro lado, las acciones del CCPS también violaron la Ley de Libertad de Información (FOIA). La FOIA es una ley federal que garantiza que los ciudadanos y los miembros de los medios de comunicación tengan “fácil acceso a los registros custodiados por los funcionarios públicos y libre entrada a las reuniones de los organismos públicos en las que se traten los asuntos del pueblo”. Sin embargo, existe una lista de registros que no se pueden hacer públicos en virtud de la FOIA, entre los que se encuentran los registros educativos y la información personal de identificación. Además, muchos estados han adoptado su propia versión de la FOIA, incluido el estado de Virginia.
Lo que parecía ser un sistema escolar que respondía a la petición de un padre preocupado se convirtió rápidamente en una situación con implicaciones legales, morales y financieras de larga duración. Como Grace Olsen optó por destruir los correos electrónicos que le habían enviado y denunció el incidente al abogado del CCPS, se pudo evitar una mayor tragedia. Sin embargo, si hubiera ocurrido un uso inadecuado de estos correos electrónicos, podría haberse puesto en riesgo la vida de los estudiantes y miembros del personal. Más allá de cualquier objeción moral, el CCPS se enfrentará a posibles multas como resultado de su mal manejo de la información personal.
Ejemplo de Redacción Masiva de Correos Electrónicos
El uso de la Inteligencia Artificial para la redacción le permitirá analizar y redactar toda la información privada y sensible de miles de correos electrónicos en minutos, lo que le ahorrará mucho tiempo, dinero y esfuerzo. Vea el siguiente video para conocer cómo funciona.
El caso de Grace Olsen y el Sistema de Escuelas Públicas del Condado de Chesterfield ilustra la necesidad de un software de redacción de correo electrónico eficiente. Aunque el distrito escolar creía haber redactado por completo la información sensible de la correspondencia que enviaron, Olsen todavía pudo acceder a la información de los estudiantes, por su cuenta. Además, Olsen pudo hacer esto sin querer y con un esfuerzo mínimo, lo que deja lugar a la imaginación sobre lo que podría hacer alguien con intenciones retorcidas o nefastas. Como la mayoría de las opciones de programas de redacción no ofrecen servicios de redacción de correo electrónico, es imperativo que las escuelas opten por una solución que pueda manejar todas y cada una de las solicitudes que les llegan. Sin un software de redacción adecuado, las identidades de los niños y los miembros del personal nunca estarán completamente protegidas en medio de nuestra era digital.
