Redacción de archivos PDF con CaseGuard Studio. Nuevas funcionalidades

Desde los requisitos legales que debe seguir un abogado en el transcurso de un caso judicial hasta una solicitud de la FOIA (Ley de Libertad de la Información) que se presenta a una agencia gubernamental, la redacción de archivos PDF tiene múltiples aplicaciones en el mundo empresarial. Es por eso que CaseGuard Studio ofrece a sus usuarios múltiples funcionalidades orientadas a simplificar al máximo el proceso de redacción de archivos PDF. Las funcionalidades de redacción manual, Búsqueda & Redacción/redacción de patrones y análisis con inteligencia artificial ofrecen a los usuarios las herramientas necesarias para garantizar la redacción eficaz de cualquier información personal contenida en un documento PDF.

Redacción manual de archivos PDF

Como ocurre con cualquier otro programa de redacción de documentos PDF, la forma básica en que los usuarios de CaseGuard Studio pueden redactar datos personales de archivos PDF o documentos en línea es a través de la funcionalidad manual. Como su nombre indica, la funcionalidad de redacción manual permite a los usuarios dibujar recuadros de redacción sobre información personal, ya sean nombres, direcciones postales, información de identificación del contribuyente, números de la Seguridad Social, fechas de nacimiento, entre otros. Estas casillas de redacción manual también pueden codificarse por colores, lo que permite a los usuarios conocer, con un simple vistazo, qué información personal ha sido redactada dentro de una sección concreta de determinado documento.

Además, el software cuenta con una funcionalidad de redacción de páginas que permite a los usuarios redactar manualmente páginas de un documento PDF con sólo pulsar un botón. Por ejemplo, un usuario puede saber con antelación que es necesario redactar páginas enteras de un documento. En tales circunstancias, se puede utilizar la funcionalidad de redacción de páginas para redactar la información personal de identificación contenida en esa porción del texto, en una fracción del tiempo que tomaría hacerlo manualmente. Además, tanto la funcionalidad de redacción manual como la de redacción de páginas permiten a los usuarios asignar un motivo a la redacción, en caso de que el trabajo deba ser presentado ante un tribunal.

Funcionalidad de búsqueda y redacción de patrones

Por otro lado, la funcionalidad Búsqueda & Redacción de CaseGuard Studio ofrece a los usuarios la posibilidad de redactar automáticamente la información personal contenida en un documento PDF sin tener que dibujar manualmente cuadros de redacción. Más concretamente, la funcionalidad Búsqueda & Redacción permite a los usuarios escribir palabras o frases específicas en una barra de búsqueda y, a continuación, hacer clic en el botón Redactar Todo para redactar todas las apariciones de dicha información en el documento. Esta herramienta es especialmente útil cuando se trata de redactar nombres dentro de un archivo PDF, ya que este tipo de información puede pasar desapercibida cuando se utilizan otras funcionalidades de redacción automática.

Por otra parte, la funcionalidad de redacción de patrones de CaseGuard Studio ofrece a los usuarios la posibilidad de redactar información personal de acuerdo con categorías o patrones específicos, como códigos postales de Estados Unidos, direcciones de correo electrónico y números de teléfono, entre otros. Al utilizar esta funcionalidad, los usuarios pueden seleccionar entre las diversas categorías de información de una lista desplegable y hacer clic en los botones Buscar Siguiente y Buscar Anterior para ver todas las apariciones de la categoría de información escogida. Por último, pueden hacer clic en Redactar Todo para finalizar el proceso.

Análisis con inteligencia artificial

Una tercera herramienta que los usuarios de CaseGuard Studio pueden utilizar al redactar información personal de un documento PDF es el análisis con inteligencia artificial. Esta funcionalidad permite a los usuarios escoger ciertas palabras clave o formas de información personal de una lista desplegable con el fin de localizar automáticamente dichos datos en un documento PDF. Como se muestra en la captura de pantalla anterior, la funcionalidad de análisis con inteligencia artificial puede utilizarse para redactar fechas y horas, números de pasaporte, groserías, información de tarjetas de crédito, etc. Después de seleccionar la información que se desea redactar, el usuario puede hacer clic en el botón Analizar para iniciar el proceso.

Cuando el software haya finalizado la redacción, toda la información detectada empezará a aparecer en el panel de análisis situado en la esquina derecha de la pantalla. Además de la lista desplegable presente al principio del proceso, la pestaña de análisis también contiene una barra de búsqueda que permite a los usuarios buscar información específica contenida en el documento PDF que se está redactando. Cuando el usuario quede satisfecho con las detecciones realizadas, puede hacer clic en el botón Redactar Todos los Resultados de la Búsqueda para finalizar el proceso, como se muestra en la captura de pantalla anterior.

Lejos de limitarse a colocar recuadros negros sobre un documento que contiene información personal o confidencial, las funcionalidades de redacción de archivos PDF de CaseGuard Studio ofrecen a los usuarios una serie de herramientas adaptables a sus necesidades específicas de redacción. Mientras que la herramienta de redacción manual es ideal para los profesionales que tienen necesidades de redacción más generales o básicas, la herramienta de análisis con inteligencia artificial beneficia a quienes deben redactar información de cientos de páginas. Independientemente del método de redacción elegido, con CaseGuard Studio los usuarios cuentan con la garantía de redactar cualquier información de cualquier documento en cualquier momento.