Recopilación de datos en la sala de evidencia

La recopilación de datos en la sala de evidencia, que antes era una tarea difícil, se ha convertido en algo cotidiano. Al considerar la carga de trabajo se evalúan factores como el conocimiento de los artículos introducidos en el sistema, los almacenados y los desechados, pero en una sala de evidencia ocurre mucho más que lo que entra, se queda y se va. Vamos a referirnos a otras formas de evaluar el rendimiento de su sala de evidencia y de su personal.

Categorías de evidencia

Para tener una idea totalmente precisa de las tendencias y de la carga de trabajo de una sala de evidencia es importante que, a efectos estadísticos y de elaboración de informes, clasifiquemos las pruebas en nuestro sistema de gestión de evidencia. La mejor manera de hacerlo es simplemente categorizar los artículos por lo que son. Por ejemplo, la categoría de armas de fuego es muy amplia y se puede desglosar. Hay pistolas, revólveres, escopetas y rifles, por no hablar de las armas de fuego de grado militar que tienen su propia categoría. Además, están las pistolas de aire comprimido, las pistolas de bengalas y otros dispositivos especiales que se clasifican como armas de fuego. Cuanto más se puedan subdividir las categorías de este modo, más se podrán aprovechar los informes de artículos. Si puede definir las tendencias, localizando los tipos de artículos que son comunes en su agencia o que se están volviendo comunes, este tipo de información va a ayudarle con la planificación, el establecimiento de presupuestos, la gestión de recursos y la contratación.

El desglose de las municiones también es importante, porque sabemos que los delincuentes no siempre están al tanto de cosas como el calibre y acaban poniendo munición de 9 mm en revólveres Magnum 357. Registrar la munición en su sala de evidencia puede ser crucial para identificar tendencias. Por ejemplo, pongamos que su sala de evidencia tenga una gran cantidad de pistolas de diferentes calibres, sin que ningún calibre destaque. Sin embargo, usted descubre que hay un calibre predominante de munición que está recibiendo: 40 Smith & Wesson. Entonces se entera de que en una jurisdicción situada a 50 millas al este, la casa de un jubilado fue robada mientras estaba fuera del estado y que sus cajas fuertes de armas fueron sustraídas o forzadas y que una caja fuerte contenía munición Smith & Wesson del calibre 40 para abastecer a múltiples pistolas con recámara para ello. De esta forma, gracias al seguimiento de categorías que proporciona su sistema de gestión de evidencia, usted ha podido atar cabos para encontrar la conexión entre varios delitos.

Este tipo de desglose por categorías y subcategorías debería aplicarse no sólo a las armas de fuego, sino también a los aparatos electrónicos, los narcóticos, los bienes con serie y cualquier otra cosa que entre en su sala de evidencia. Cuanto más se pueda hacer para clasificar los artículos, más fácil será la recopilación y rastreo de datos.

Seguimiento de los datos de la evidencia

Nos referiremos a continuación a qué tipo de datos debemos rastrear. Empecemos por la última etapa del ciclo de vida de las pruebas: las disposiciones finales.

Ya hemos mencionado en artículos anteriores las disposiciones finales relativas a las pruebas: devolución al propietario, orden de destrucción, propiedad no retornable, propiedad para subasta y propiedad para uso de la agencia. Todas estas son nomenclaturas básicas, su agencia puede utilizar otros términos. También hemos hablado de la necesidad de obtener órdenes de destrucción de un juez como conclusión de cualquier acción judicial que implique pruebas. Otra forma de abordar la cuestión de los artículos que sabemos que siempre van a ser marcados para su destrucción es trabajar con el fiscal en el establecimiento de una política permanente con el tribunal, en particular cuando se trata de narcóticos y parafernalia. Incluso si un caso que involucra narcóticos es desestimado, este tipo de evidencia nunca será devuelta al propietario o tendrá cualquier otra disposición asignada a ella, que no sea la destrucción. Algunas agencias tienen políticas en las que los narcóticos y la parafernalia se pueden utilizar como ayudas de entrenamiento para los perros policía, que es lo más común, o como parte de la formación en el aula de los nuevos reclutas. Si se van a utilizar las pruebas de esa manera, se deben actualizar los registros para reflejar que se han “destruido” como evidencia y han pasado a ser material de entrenamiento. Esencialmente, usted debe ejecutar internamente un proceso de dos pasos. Su sistema de gestión de evidencia debería facilitarle este proceso. Asimismo, debe colocar las antes mencionadas ayudas para el entrenamiento en una caja fuerte para drogas en la sala de evidencia o en la intendencia, si cuenta con una sala segura.

Es de suma utilidad conocer el tiempo promedio que se tarda en procesar las disposiciones finales de las pruebas. Por ejemplo, supongamos que un ciudadano presenta una queja porque ha tardado demasiado en recibir de vuelta sus bienes y hace referencia en su reclamación al tiempo utilizado en todo el proceso, desde el almacenamiento inicial, pasando por el juicio y hasta el veredicto y orden de devolución firmada por el juez. Nuestro sistema de gestión de evidencia debe reflejar el día en que registramos que un artículo está listo para su disposición, así como la cantidad de tiempo que se tardó en procesar el artículo internamente, incluido cuánto se tardó en contactar al propietario y una vez que el propietario confirmó su interés en el artículo, cuánto tiempo le tomó a este venir a recoger su artículo. Si los datos muestran que el proceso duró 30 días y nuestra política es completar el proceso en ese tiempo, entonces hemos confirmado que cumplimos con lo establecido. Asimismo, debemos analizar cada una de las etapas del proceso y si el propietario tardó en presentarse 15 de los 30 días que tomó el proceso, entonces sabemos cuál fue la mayor parte del problema. De este modo podemos, sin tener que contactar con nuestro personal de evidencia, marcar la queja como infundada.

Otro elemento para el seguimiento de los datos de las pruebas es disponer de un mapa geocodificado de la procedencia de las mismas. La idea de la cartografía de los delitos no es nueva, pero esta versión no se utiliza mucho. Aunque la cartografía de los delitos es muy útil, lo que no siempre muestra son los lugares donde se encontraron las pruebas. A veces un delito tiene lugar en un sitio, pero su agencia puede estar llevando a cabo órdenes de registro en docenas de lugares en relación con ese único delito. El seguimiento de dónde se recogieron las pruebas puede ser útil, especialmente en aquellos casos en los que un lugar tiene vínculos con múltiples delitos. Este es el caso de los conocidos “vertederos”, lugares donde los delincuentes arrojan habitualmente pruebas que los vinculan a los delitos. Teniendo conocimiento de la ubicación de estas áreas, se puede reforzar su patrullaje, ya que la presencia rutinaria de la policía en dichas zonas podría desalentar esta práctica delincuencial. Asimismo, los datos del mapa geocodificado pueden demostrar una conexión entre múltiples partes en relación con múltiples delitos y esto puede ser útil para probar cargos de conspiración y crimen organizado.

Al considerar el seguimiento de los datos durante el período de almacenamiento, una cosa que puede ser útil es analizar la cantidad de tiempo que algo permanece en la sala de evidencia antes de que se solicite de nuevo. Algunos elementos van a ser solicitados por los investigadores al día siguiente. Otros pueden permanecer durante meses antes de que los fiscales los soliciten. La cuestión es que se puede tener una idea de qué artículos pasan por qué manos, qué tiempo promedio tardan los artículos en ser solicitados y cuánto tardan los artículos en volver a la sala de evidencia. Reconocer estas tendencias puede ayudar a predecir el flujo de trabajo promedio en los períodos de tiempo anual, trimestral, mensual, semanal e incluso diario. Esto le ayudará a evaluar cuánto personal se necesita para la gestión de la evidencia.

Notificaciones

Otra forma de evaluar la gestión de la evidencia en su organismo es ver quién solicita notificaciones y qué tipo de notificaciones solicita. Esto puede confirmar la carga de trabajo y en qué está trabajando el personal en ese momento, pero también puede ser un indicador de lo que el personal puede estar comprobando fuera de sus tareas típicas. Puede ser que se les haya pedido ayuda en un caso o que tengan algún interés legítimo debido a una preocupación periférica relacionada con una llamada en la que están trabajando. También puede ser un indicador de que alguien está haciendo algo que no debería. Esto puede ayudarle a detener lo mal hecho antes de que se produzca un grave descrédito de su agencia.

Conclusiones

Esta es una pequeña muestra de los tipos de datos que su sistema de gestión de evidencia debería proporcionar. Hay muchos más datos que debería ser capaz de obtener de su sistema y que le permitirán conocer en qué está trabajando su personal de evidencia, cuánto han avanzado en el proceso y qué información han reunido con el fin de hallar solución a antiguos y acuciantes problemas de delincuencia. Esto puede ayudarle a encontrar problemas imposibles de localizar con otras formas de análisis, al tiempo que le permite prever futuros delitos en la comunidad.

Cuídese mucho.