¿Qué puede hacer un redacción software todo en uno?

Una docena de correos electrónicos, 27 mensajes de texto y uno o dos mensajes de voz. Todo en cinco minutos. ¿Se parece esto a su vida? Trabajar en la era de la información significa estar constantemente bombardeado de distracciones. ¿Cuántas veces ha empezado un proyecto para verse interrumpido por un torrente de notificaciones? Probablemente con bastante frecuencia. Puede que incluso hayas recibido una notificación mientras leías esto.

¿Hasta qué punto son malas estas distracciones? Según la Dra. Gloria Mark, profesora de la Universidad de California en Irvine, se tarda cerca de 24 minutos en volver a la tarea después de una distracción. 24 minutos. Eso es casi media hora. ¿Abrir otro documento mientras respondes a un correo electrónico? ¿Mirar una notificación de Twitter mientras terminas un informe sobre un asunto que no tiene nada que ver? ¿Tratando de trabajar en proyectos separados a través de múltiples aplicaciones? Te está costando.

Cada vez que vuelves a la tarea que tienes entre manos, no la retomas donde la dejaste. Vuelves a empezar lo que estabas haciendo justo antes de distraerte. Puede que eso esté bien si estás trabajando en una tarea relativamente sencilla. Pero cuando se trata de una tarea minuciosa, como redactar información personal identificable en vídeos, archivos de audio, imágenes o PDF, la cosa cambia. Si pierdes la concentración, te resultará mucho más difícil volver a centrarte, lo que te expone a cometer errores, perder tiempo y frustrarte.

Para ser eficaces, la mayoría de las organizaciones tienen que recurrir a bases de datos llenas de información personal sobre clientes, empleadores y otras personas con las que hacen negocios o a las que prestan servicios. Así es como se mantienen al tanto de la correspondencia, las transacciones, las solicitudes de registros y otras actividades empresariales. Sin esta información, no pueden dirigir una organización de alto rendimiento, y mucho menos una que hace aguas por todas partes. Sin embargo, gestionar los datos no es tan sencillo como proteger con contraseña un archivo de Excel o bloquear el acceso a las grabaciones de vídeo. Requiere una supervisión constante, la aplicación de controles humanos y de los sistemas de información, y la comprensión del entorno de riesgo en el que se opera.

¿Qué pueden hacer las organizaciones responsables de mantener, publicar y redactar información para trabajar de forma más productiva y evitar la publicación o exposición indebidas de información? En el artículo de Evidence de hoy, veremos cómo el uso de un sistema de redacción todo en uno puede ayudar a las organizaciones a trabajar de forma inteligente, evitar demandas y prevenir daños a la reputación.

El panorama informativo actual

En Estados Unidos, el 96% de los adultos posee un teléfono móvil. De ese grupo, el 81% tiene un smartphone. La ciudad de Chicago cuenta con 35.000 cámaras de vídeovigilancia, mientras que Londres tiene cerca de 628.000. ¿No es de extrañar que los datos de vídeo formen ya parte de la vida cotidiana? Las cámaras se utilizan para fines que van desde la vigilancia esencial de la seguridad hasta el seguimiento de las interacciones entre el público y los agentes de la ley. Debido a la naturaleza de la vigilancia basada en cámaras, es habitual que la información recogida en el vídeo contenga datos personales de las personas. Puede incluir

• Caras
• Marcas identificativas
• Pantallas de móviles o monitores
• Matrículas de vehículos

De hecho, hay muchos elementos que pueden considerarse información de identificación personal (IIP) en función del modo en que una empresa utiliza la tecnología de vigilancia. Por eso escribimos un artículo entero en el que hablábamos de los tipos de PII, información sanitaria personal e información sensible que existen.

Contar con un sistema de redacción de vídeo de calidad puede aliviar los problemas de privacidad asociados a la recopilación de datos de vídeo. La herramienta de redacción de vídeo de CaseGuard utiliza aprendizaje automático, IA y controles de automatización que facilitan la redacción de cualquier información de identificación personal de las secuencias de vídeo. En este vídeo, puede ver cómo el software de CaseGuard elimina cientos de caras en un vídeo al instante.

Es muy práctico. Las funciones de CaseGuard permiten la redacción y detección automática de rostros, matrículas, pantallas de ordenador, MDT y MDC. Si se resalta cualquier objeto del vídeo, se podrá realizar un seguimiento y una redacción automáticos. Para las organizaciones que tienen que difundir o almacenar grabaciones, esta función supone un importante ahorro de tiempo. CaseGuard también le permite registrar una cadena completa de historial en el vídeo, así como cualquier informe de trabajo de redacción. Nuestros clientes de las fuerzas de seguridad, que tienen que explicar una cadena de pruebas al presentar datos ante los tribunales, así como las empresas con las que hemos trabajado que necesitan un historial de versiones para poder controlar los cambios a lo largo del tiempo, han descubierto que esta herramienta es extremadamente útil.

Una vez visionado un vídeo, puede exigirse a las empresas que almacenen los datos durante un periodo determinado. Si se redacta el vídeo antes de almacenarlo, sólo se almacenará la información necesaria sin guardar los datos privados de la persona. Esto reduce significativamente el riesgo para el individuo y la empresa. Incluso en el caso de que se produzca una violación de datos, la información almacenada no contiene datos de identificación personal (IPI), y la empresa no infringe la legislación sobre privacidad.

Redacción de audio

Por motivos legales y de garantía de calidad, muchas organizaciones guardan grabaciones de audio. Si hablas por teléfono con el servicio de atención al cliente, haces compras por teléfono o informas de un incidente, lo más probable es que te estén grabando con fines de formación, cumplimiento o control de calidad. Dependiendo de la organización, estos registros pueden mantenerse durante un largo periodo de tiempo.

CaseGuard facilita el silenciamiento, la eliminación de pitidos y la transformación de datos de audio, independientemente de si están almacenados en un vídeo o en otro formato multimedia. Si necesita fusionar archivos de audio o vídeo, puede hacerlo, con un registro completo de cualquier historial de redacción o modificación, para que pueda ver lo que se ha almacenado, extraído, modificado y eliminado. CaseGuard aprovecha la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para facilitar a las empresas la búsqueda de datos específicos y su eliminación automática. ¿Desea encontrar una cadena de números que se ajusten a un formato específico, como el formato de los números de la seguridad social o de las tarjetas de crédito? Puede hacerlo. CaseGuard puede examinar rápidamente el audio y eliminar esa información con sólo unos clics, dejando intacta la información restante. Localizar la PII dentro de los archivos de audio y luego silenciarla o eliminarla nunca ha sido tan automático o fácil. Del mismo modo, CaseGuard hace que sea indoloro volver a muestrear o cambiar el sonido o el tono de la voz de un individuo para ocultar su identidad.

Redacción de documentos

La redacción de documentos es excepcionalmente común en los sectores policial, financiero, sanitario, jurídico, de seguridad y educativo. Las organizaciones y terceros almacenan historiales médicos, números de ruta, números de la seguridad social, secretos comerciales y mucho más.

Para facilitar la redacción de documentos, CaseGuard le permite buscar palabras, párrafos, secciones o páginas específicas al instante. Lo mejor de todo es que tiene múltiples formas de explorar y redactar documentos. Con CaseGuard, puede localizar cualquier palabra, frase, párrafo o página y redactarla rápidamente. Los patrones, como códigos postales, números de la seguridad social, números de teléfono, números de tarjetas de crédito e incluso correos electrónicos, pueden introducirse como identificadores y buscarse dentro de los documentos, y eliminarse al instante. ¿Su documento es una nota manuscrita o tiene un tipo de letra extraño? Eso no es un impedimento. El sistema de redacción de CaseGuard está diseñado para adaptarse a sus necesidades. Maneja una variedad de documentos, incluyendo documentos con Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) y documentos sin OCR. Esto significa que su material puede ser procesado y redactado de alguna manera, independientemente de si hay texto mecanografiado, manuscrito o impreso.

Redacción de imágenes

Al igual que el vídeo, una organización puede tener una variedad de imágenes o fotos que incluyan información privada de una persona. Es posible que estas imágenes deban almacenarse durante un periodo de tiempo considerable. Antes de almacenarlas, también es necesario comprobar si contienen información personal que requiera ser redactada.

CaseGuard cuenta con funciones originales que ahorran tiempo y dinero al permitir a las empresas cargar rápidamente miles de imágenes y redactar automáticamente rostros y otra información. Vea CaseGuard en acción en el siguiente vídeo, donde verá cómo CaseGuard puede capturar automáticamente matrículas desde diversos ángulos y redactar a partir de miles de fotos con un solo clic.

Tenerlo todo: ¿Puede satisfacer todas sus necesidades de redacción con un solo sistema?

No podemos prometérselo todo, pero podemos garantizarle que CaseGuard reducirá el tiempo que dedica a redactar documentos, vídeos, imágenes y audio. Evite tener que ir y venir entre seis programas de software distintos. Con CaseGuard, no tiene que someterse a múltiples procesos de formación ni memorizar cada proceso de exportación diferente para todas sus aplicaciones. Puede gestionar todas sus necesidades de redacción en un solo lugar. Ahorrará tiempo en la formación de los empleados, reducirá el cambio de tareas y conseguirá hacer más cosas antes.