Propuesta de ley de AZ de solicitudes de registros públicos

Un poco de historia

A la mayoría de nosotros nos llama la atención la fecha del 14 de febrero, y si no ha averiguado por qué, es porque es el aniversario de la condición de Estado de Arizona. Hace más de 100 años, Arizona se convirtió en el 48º estado admitido en Estados Unidos. Puesto que el gobierno es tan antiguo como la historia de la humanidad, quizá no debería sorprendernos que la Ley de Registros Públicos de Arizona sea más antigua que su propia condición de estado. La ley vio la luz en 1901, más de diez años antes de que Arizona se convirtiera en estado. Esta nueva ley fue tallada y preparada basándose en las necesidades y requisitos del antiguo gobierno pero, por supuesto, como ocurre con la mayoría de las leyes, con el tiempo se ajusta para satisfacer las necesidades de sus actuales ciudadanos y gobierno.

Medios de comunicación y Derecho

Uno de los mayores impulsores del cambio en la legislación y la normativa son los medios de comunicación. La capacidad de informar simultáneamente a las masas puede dar al público y a sus ciudadanos una ventaja a la hora de influir en los resultados de cualquier ley y normativa oficial. Los periódicos, al ser uno de los medios de comunicación más antiguos, tienen experiencia en revolucionar movimientos memorables o diminutos. En 1992, Phoenix Newspapers Inc desafió la integridad de la Oficina del Sheriff del Condado de Maricopa solicitando acceso a lo que se creía que eran registros públicos; los registros relativos al asesinato de un reportero de investigación Don Bolles.

Dado que la divulgación de esta información no habría interferido con la investigación del asesinato en curso, se concluyó que era un derecho constitucional tener acceso a las actividades policiales implicadas durante ese tiempo, por lo que el tribunal se puso de parte de Phoenix Newspapers Inc. La sentencia final del tribunal dio la razón al periódico, pero también reforzó el papel de los registros públicos como herramienta vital para la sociedad, al tiempo que se hizo eco del propósito inicial de la ley: la transparencia gubernamental.

La Ley de Registros Públicos de Arizona

El objetivo principal de la Ley de Registros Públicos de Arizona es permitir a sus ciudadanos exigir responsabilidades a su propio gobierno permitiendo el acceso a sus registros. A medida que el gobierno se vuelve más diverso y complejo, sus leyes seguramente lo reflejarán. En 2021, durante la Quincuagésima Quinta Legislatura, se presentó el proyecto de ley 2429 de la Cámara de Representantes. Fue una ley necesaria y anticipada que se concentró en especificar y aclarar lo que se define como “registro público”, la necesidad de redactar adecuadamente la información correcta y enumerar la consecuencia si no se proporciona de manera oportuna para disuadir a las agencias gubernamentales de ignorar las solicitudes.

La Ley 2429 estableció un plazo, de aproximadamente 3 semanas o 15 días hábiles, para que los organismos respondieran a una solicitud de registros públicos. También solidificó la necesidad de una explicación de por qué una solicitud puede ser denegada y permitió al solicitante apelar solicitando una recomendación no vinculante del defensor de los ciudadanos de Arizona (Arizona-ombudsman-citizens aide).

Ahora bien, eso no significa que la ley intente ponerse ciegamente del lado de sus ciudadanos, ya que, según el proyecto de ley 2429 de la Cámara de Representantes, algunas solicitudes pueden ser denegadas por pasar de puntillas por la línea invisible de los “derechos de acceso a la información” y la “violación de información confidencial o perjudicial”. Entre los motivos de denegación figuran también que el acceso a dicha información suponga una invasión de la intimidad, pueda perjudicar la posición competitiva de las personas o esté exenta en virtud de la legislación federal. Si la solicitud cumple una o varias de estas condiciones, puede denegarse legalmente.

Como se mencionó anteriormente, el proyecto de ley 2429 de la Cámara de Representantes nos informó sobre las consecuencias que pueden existir si estos organismos no son capaces de responder adecuadamente a las solicitudes de registros públicos dentro de esos 15 días hábiles. Los organismos públicos que no cumplan tendrán que pagar una multa civil no superior a 5.000 dólares diarios por cada día que el organismo no responda después de los 15 días hábiles previstos. También podrán ser considerados responsables de los daños y perjuicios que hayan podido causar por su negligencia.

Lo que está sucediendo ahora

La postura sobre lo que proponía el proyecto de ley 2429 de la Cámara parece estar dividida y finalmente no se aprobó cuando se introdujo durante la sesión de 2021 de la Legislatura del Estado de Arizona. Actualmente, las expectativas de las agencias públicas cuando se trata de solicitudes de registros públicos son un poco flojas en comparación con lo que el proyecto de ley 2429 tenía que ofrecer. Actualmente, se espera que los organismos respondan a las solicitudes de registros públicos con prontitud, pero esta expectativa no está envuelta en repercusiones desalentadoras.

Como solicitante en Arizona, se le anima a ser lo más detallado posible y vigilante en el seguimiento de sus solicitudes porque los procedimientos diferirán de una agencia a otra. Si el solicitante cree que se le ha denegado injustamente o simplemente no está recibiendo una respuesta adecuada a sus solicitudes, puede emprender acciones legales. Como puede ver, el peso de la responsabilidad recae sobre el individuo.

Si esta información le suena inquietantemente familiar y está accesible en su banco de memoria a corto plazo, es porque el proyecto de ley 2808 de la Cámara de Representantes, presentado recientemente en la sesión legislativa inicial de Arizona de 2023, pretende conseguir lo mismo. Después de que el proyecto de ley complete su minucioso proceso legislativo de introducción y sus numerosas acciones, se sabrá finalmente si ha sido aprobado. Sin embargo, puede ser conveniente que los organismos de Arizona responsables de la distribución de estos registros públicos sepan lo que esto puede significar para ellos en caso de que se apruebe.

Los cambios significativos propuestos en el proyecto de ley afectan drásticamente el acceso del público a los registros gubernamentales. Esto puede significar tener que actualizar los procedimientos para reflejar y cumplir adecuadamente la ley revisada. También puede ser necesario formar al personal sobre cómo gestionar los registros públicos con arreglo a la nueva ley y, tal vez, revisar la organización de los registros públicos. Rechazar las solicitudes de registros públicos también requerirá un poco más de trabajo por parte de las agencias, ya que tendrán que proporcionar explicaciones detalladas de por qué fueron negados.
Por último, con videos, audio, imágenes, correos electrónicos y documentos, todos siendo medios potenciales que llevarán estos registros públicos, es esencial tenerlos debidamente y rápidamente redactados para tenerlos listos para su divulgación pública.

Los organismos de Arizona, incluidos sus respetados departamentos de sheriff y policía, sus innovadores aeropuertos y sus escuelas y hospitales de calidad, tendrán mucho que considerar si se aprueba el proyecto de ley. No sólo habrá que agilizar el proceso de entrega de estos registros, ya que existe un requisito de plazo en esta propuesta de ley, sino que las tasas que se aplicarán si no se hace de forma eficiente seguramente supondrán un contratiempo. Pero enviar los registros públicos tal como están, una vez determinado que de hecho es apropiado divulgarlos, no es tan fácil, hay muchas limpiezas que tendrán que hacerse antes de compartirlos con el solicitante.

Como ya se ha dicho, hay razones por las que se pueden denegar las solicitudes de registros públicos, pero los registros que se aprueban pueden necesitar que se eliminen ciertas partes, o que se redacten. No hay duda de que la redacción puede ser una tarea tediosa, por lo que este proyecto de ley debería poner de relieve la necesidad urgente de un software de redacción fiable.

Cómo cumplir la nueva ley propuesta

Sería eficaz que los organismos de Arizona obtuvieran las herramientas adecuadas y un software de redacción que pudiera realizar eficazmente no sólo redacciones de documentos, sino también redacciones de vídeo, redacciones de audio y redacciones de imágenes. Este software también debería permitir a sus usuarios redactar eficazmente cientos o miles de archivos a la vez; mejor aún, imagínese que los registros de exención se generen automáticamente con las razones de su trabajo de redacción implementadas en el software. Esto reducirá el tiempo de redacción, ayudando directamente en el proceso de proporcionar los activos solicitados antes del plazo legalmente establecido.

La buena noticia es que, si se aprueba este proyecto de ley, hay muchas herramientas de redacción que pueden realizar estas tareas y más, todo para facilitar su experiencia de redacción. La mejor noticia es que hay organismos en Arizona que ya están utilizando el software, lo que les pone por delante.

Estadísticas de redacción: El hombre frente a la máquina

Hablemos de la prueba de los 5 minutos. Les dimos 5 minutos para redactar manualmente la mayor cantidad posible de IIP (Información de Identificación Personal) de un documento de 100 páginas. En promedio, las personas pueden redactar sólo 52 IIP en 5 minutos; por supuesto, esto es con algunos errores, y ninguno pasó de 35 páginas.

Utilizando un software de redacción como la función de redacción automática de documentos de CaseGuard AI, no solo se redactaron todas las palabras sensibles de las 100 páginas en cuestión de segundos, sino que también se redactaron las IIP que la gente había dejado sin redactar accidentalmente. En cuanto a sus capacidades de redacción automática de vídeo, es capaz de redactar, por ejemplo, caras desde muchos ángulos, distancias e incluso sus reflejos en cualquier cristal. Esto es impresionante. Para ir un paso más allá, tiene la capacidad de redactar audio en múltiples idiomas y dialectos, detectando toda la IIP o sus listas y solicitudes específicamente elaboradas.

Si usted está pensando que esto suena como un gran software a utilizar si el proyecto de ley se convierte en ley, está en lo correcto, pero también estaría en lo correcto al pensar que su agencia debe obtener este software independientemente del resultado del proyecto de ley. Muchas agencias en Arizona específicamente han expresado su gratitud hacia CaseGuard, un software de redacción todo-en-uno que les permite llevar a cabo sus necesidades de redacción a una excelente velocidad y precisión.

Tanto las Reglas de Procedimiento Penal de Arizona como las Reglas de Procedimiento Civil de Arizona proporcionan directrices sobre lo que debe eliminarse de los expedientes judiciales. La redacción es crucial, no sólo en Arizona, sino en todo el mundo. Para ayudar a proteger correctamente su privacidad, lo mejor es utilizar un software de redacción de confianza que pueda proporcionar precisión, eficiencia y flexibilidad. No puede equivocarse con un software de redacción todo en uno que priorice esos valores y más.