Productos perecederos | ¿Conoce sus fechas de caducidad?

A veces, los intendentes no lo tienen nada fácil. Se ven obligados a gestionar equipos que a veces se compran demasiado tarde o demasiado pronto para autorizar su expedición. Tienen que lidiar con envíos tardíos, proveedores retrasados, departamentos de compras exigentes y una puerta giratoria de equipos que entran y salen de su oficina. Claro, es manejable. Pero no con comodidad. Y luego persiste el golpe de gracia del gestor de activos: los productos perecederos. Por si no fuera suficiente con hacer malabarismos con el sentido del tiempo y la organización de los demás, tenemos que lanzar artículos con fechas de caducidad a nuestros intendentes, y esperar que gestionen estos artículos, con todo lo demás, de forma eficiente. Es decir, sin desperdiciar ningún artículo. ¿Qué se puede hacer para gestionar estos pequeños detalles, de modo que no arruinen la evaluación del rendimiento de un intendente, ni su presupuesto?

El software juega un papel importante

Hemos sido constantes en este punto, y seguimos siéndolo: si su software no es capaz de hacer un seguimiento de los detalles de su operación, grandes y pequeños, entonces no merece la pena. El software más barato puede resultar atractivo, pero le garantizamos que no tiene en cuenta todos los tipos de información de los que hemos hablado anteriormente. Y desde luego no tiene en cuenta las fechas de caducidad. Además, ni siquiera el software más caro garantiza que ofrezca la visión más sofisticada de los activos de su agencia. Es importante preguntarse qué puede hacer el software. Cuando se trata de fechas de caducidad, no cabe duda de que al elegir un software de gestión de activos, éste debe tener en cuenta las fechas de caducidad. Esta característica permite una funcionalidad variada dentro del software de gestión de activos que proporciona capacidades de gestión de espectro completo no sólo a su intendente y sus compañeros, sino también a los administradores, que buscan sacar el máximo provecho de lo poco que se les ofrece en cada ciclo presupuestario.

Datos de fecha de caducidad y usos múltiples

El primer uso, el más obvio y, por supuesto, el básico, de los datos de fecha de caducidad es obvio. Para que un intendente pueda expedir los artículos perecederos en un tiempo razonable para garantizar un uso maximizado del producto. Estamos hablando de pilas, spray de pimienta, chalecos antibalas, municiones de todo tipo, además otra categoría de artículos que se ajustan a esta necesidad de registro son los dispositivos orientados al mantenimiento, como equipos de Radar/LIDAR, máquinas BAC, armas de fuego, radios y otros equipos que necesitan un mantenimiento y/o calibración rutinarios.

Sin embargo, aunque esto sirve para la misión actual, debemos recordar que las compras son cíclicas por naturaleza, no están estandarizadas. Es cierto que su organismo puede necesitar cambiar las pistolas cada cinco años, pero lo más probable es que haya un flujo y reflujo en el uso de una variedad de otros productos que tienen fechas de caducidad o de “fin de plazo” relacionadas con ellos. Es posible que un año se gasten 17.000 pilas CR123, pero al año siguiente sólo 8.900, y al siguiente 12.375. La cuestión es que el software de gestión de activos debe ser capaz de gestionar el uso de las pilas CR123. La cuestión es que el software de gestión de activos debe hacer un seguimiento del uso de los artículos con fechas de caducidad, independientemente del tipo de fecha, y ofrecer sugerencias sobre la mejor estrategia de pedidos para las necesidades de su organismo.

Su software de gestión de activos también debe ser capaz de proporcionar un análisis comparativo de todos los bienes, pero especialmente de los perecederos. Mediante la introducción de fechas de caducidad y el análisis de la expedición de dichos artículos, el software debe ser capaz de elaborar informes que proporcionen información sobre las mejores cantidades para realizar pedidos de productos perecederos, con el fin de garantizar que no se desperdicia nada en las estanterías. Mientras que su agencia puede presupuestar 500 granadas flashbang, puede tener sentido después de analizar su flujo de trabajo, que la emisión de cinco órdenes de compra de 100 granadas flashbang a la vez, repartidas en el transcurso de tres años, tiene más sentido que pedir 500 de una vez, porque la probabilidad de que diez caduquen antes de su próximo pedido se revela a través del análisis. Pregúntele a cualquier vendedor, pedir 500 en cualquier formato sigue siendo pedir 500, y aunque evita el pedido “grande”, no debería afectar a la rebaja de precios que pueda recibir. Pero, lo que es más importante, garantiza que no está malgastando un buen dinero para “conseguir una oferta mejor”, y que está cumpliendo el compromiso de responsabilidad total que tienen los dirigentes municipales y que los ciudadanos admiran más que el envío gratuito.

Otro ejemplo sigue siendo la “venta” de un producto que está llegando a su “umbral” de caducidad. Digamos que usted tiene un producto que expira en diciembre de 2019, y siendo octubre de 2017, usted sabe que no todo va a ser utilizado por su departamento en esa cantidad de tiempo. Si se trata de un artículo común, como las pilas, puede tener valor para otro departamento municipal de su zona, incluso si presta servicio en la misma jurisdicción que usted. Digamos que el Departamento de Aguas necesita pilas AA, igual que usted. Puede permitirse desprenderse de 500 ahora mismo, porque tiene una reserva a la que no va a dar salida, y quiere vender su exceso cuanto antes. Los vendes a este departamento a precio de coste, y la diferencia se transfiere del ciclo presupuestario del año que viene. Es cierto que, en una situación intradepartamental como ésta, desde fuera parece que se está robando a Pedro para pagar a Pablo, pero lo que ocurre en realidad es que se está resolviendo un problema de activos para un departamento y se está apuntalando el presupuesto para el siguiente ciclo. En este ejemplo, estamos hablando de cifras pequeñas. Pero, si su organismo tiene existencias que gestionar, ¿se imagina repetir este escenario tantas veces como sea necesario para corregir su almacenamiento de activos? Ser capaz de mejorar las perspectivas de su presupuesto en varios o decenas de miles de dólares, siguiendo un patrón de eficiencia identificado por su software, hace que sepa que su presupuesto puede permitirse el flujo y reflujo de una base imponible, al tiempo que garantiza que su personal está equipado y listo para lo que se encuentre.

Conclusiones

El software debe trabajar para usted, todo el tiempo. Si no hace estas cosas, y más, es que simplemente estorba. Los presupuestos municipales ya no pueden permitirse un funcionamiento ineficaz, y usted tampoco. Para cumplir la misión actual, se requiere eficiencia en todos los aspectos de su funcionamiento interno. Esto significa aventurarse en nuevas formas de pensar que no se han tenido en cuenta anteriormente en la seguridad pública. Y eso significa utilizar software que sitúe a su organismo muy por delante, tanto en dinero como en sentido.

Vaya sobre seguro.